Wybrana kategoria

Ekspert HR: Komunikacja w procesach HR w dobie pandemii

2021-01-22

Praca.pl: Zacznijmy od kwestii istotności komunikacji w procesach HR. Czy coś zmieniło się w tym obszarze z ogólnego punktu widzenia?


G.M.: Myślę, że niewiele się zmieniło. Kandydaci niezmiennie oczekują, że będą na bieżąco informowani (ważne! z inicjatywy pracodawcy) o swoich postępach w rekrutacji. Że każda odpowiedź, nawet odmowna pojawi się w terminie, w jakim została zadeklarowana. Że poznają przyczyny, które zaważyły na podjęciu przez firmę decyzji. Dziś ma to o tyle znaczenie, że duża grupa kandydatów poszukuje pracy pilnie, ponieważ straciła ją nagle. I czasem każdy dzień zwłoki w informacji robi dużą różnicę kandydatowi, który jest skłonny jako pierwszą przyjąć ofertę pracy, która pojawiła się wcześniej od innej, przy czym niekoniecznie jest ona dla niego lepsza.


Od ubiegłego roku mamy uruchomioną rekrutację spontaniczną, czyli miejsce, gdzie można zaaplikować do Play, jeśli na stronie kariery nie ma obecnie pasującej oferty pracy. Obiecujemy w niej, że zadzwonimy do każdego, kto zaaplikuje i dotrzymujemy słowa, co niejednokrotnie budzi wręcz zdziwienie (pozytywne!) kandydatów. Czyli wynika z tego, że komunikacja to również spełnianie obietnic.


Praca.pl: Które elementy przekazu do kandydata może Pani wskazać jako te podlegające zmianom?

 

G.M.: Jasna i klarowna komunikacja ma ogromne znaczenie, zwłaszcza że żyjemy w nadmiarze informacji. W mojej ocenie dłuższe treści stają się mniej czytelne dla odbiorców, w przekazach wzrasta więc udział obrazu i dźwięku. Film, rysunek, podcast, webinar – wszystkie formy, które dają wybór odbiorcy, z jakiego narzędzia chciałby skorzystać, są dobre i myślę, że dalej będą się rozwijać.


Praca.pl: Proszę opowiedzieć, jakie kanały komunikacji z kandydatami wykorzystuje Play w swoich działaniach.


G.M.: Sieć jest głównym kanałem naszej komunikacji z kandydatami. Szukanie pracy w social mediach jest dziś zupełnie standardowe, dlatego również tam komunikujemy nasze potrzeby rekrutacyjne, informujemy o tym, jak wygląda praca w Play. Sama często rozmawiam z kandydatami przez komunikatory czy funkcje czatu – dla nich to wygodniejsza opcja dowiedzenia się tego, co istotne. Widzimy też, że kandydaci doceniają fakt, że dane kontaktowe do rekruterów Play są dostępne na stronie www i nie jest to tylko adres mailowy, ale też numer telefonu, pod który można zadzwonić z pytaniami.


Praca.pl: Jakie główne trendy może Pani wskazać po stronie pracodawców? Co jest kluczowe w bieżących działaniach?

 

G.M.: Trendy są stałe: komunikować się precyzyjnie, coraz krócej i trafiać do grupy docelowej. Czasem jest to telefon, czasem SMS, wiadomość na komunikatorze lub czacie. Pojawiły się telefoniczne dyżury rekrutacyjne czy boty, którym można zadać pytania. Widzę i cieszą mnie dowody z branży, że dobra komunikacja z kandydatem ma coraz większą wagę w planowanych działaniach. Przy czym nie chodzi tylko o jednostronny kontakt w relacji kandydat-firma; ważne, by kandydat wiedział, kto opiekuje się jego procesem rekrutacji, z kim się kontaktować i w jakim terminie powinien oczekiwać kontaktu, co, jeśli zmieni zdanie lub ma wątpliwości, czego może się spodziewać na rozmowie, kto go poprowadzi przez kolejne etapy rozmów itp.


Praca.pl: Co warto podkreślić odnośnie kandydatów. Jakie są ich oczekiwania?


G.M.: Odkąd przeprowadzamy ankietę satysfakcji po zakończonym procesie rekrutacji, dostajemy regularnie informacje zwrotne od kandydatów. Niektóre są bardzo miłe, a inne powodują, że widzimy swoje błędy w procesie i dzięki temu możemy szukać przyczyn i poprawiać jakość doświadczeń kandydatów. Kandydaci oczekują informacji szybko, w terminie, z inicjatywy pracodawcy. Potrzebują uważności w kontakcie z nimi, osobistego traktowania i argumentowania przyczyn odrzucenia ich kandydatury.


Korzystamy z narzędzia, w którym zarządzamy aplikacjami kandydatów i które pozwala nam wysyłać do nich wiadomości. Zależało nam, żeby móc podziękować każdemu kandydatowi ze wskazaniem przyczyn, choć oczywiście nie zawsze spełnią potrzebę każdego kandydata.


Praca.pl: Jak wygląda sytuacja z obecnością kandydatów w przestrzeni online? Czy zachodzą istotne różnice między pokoleniami?


G.M.: Myślę, że bycie online jest dla każdego. Inna jest oczywiście częstotliwość używania sieci, kanały komunikacyjne i powody, dla których kandydaci są w niej obecni. Zupełnie inaczej komunikujemy się z osobami, które są non stop zalogowane do sieci, a zupełnie inaczej mówimy do kandydatów, którzy zaglądają do sieci tylko od czasu do czasu. Pokolenia mają czasem nawet różne godziny aktywności. Kluczem jest pamiętać, że ta różnorodność to też siła: są kandydaci, dla których skrzynka mailowa jest przeżytkiem i w ogóle jej nie używają, a są tacy, którzy traktują maila jak główne źródło komunikacji z pracodawcą. Inni wolą wykonać szybki telefon lub przesłać wiadomość na komunikatorze lub na czacie.


Praca.pl: Czy po którejś za stron kandydat/pracodawca występują blokady komunikacyjne? Jeśli tak to jakie, czym są spowodowane?


G.M.: Czasami powody blokad są prozaiczne: ktoś pomylił nr telefonu, ktoś wpisał adres mailowy, którego nie używa od wielu lat, ktoś wysłał wiadomość nie do tej osoby.


Kontakt bywa też jednostronny lub na pewnym etapie zostaje zerwany (po stronie pracodawcy lub kandydata). Jeśli kandydat nie odbiera telefonu kilka razy, po wysłaniu do niego SMS z prośbą o kontakt nie oddzwania ani nie odpisuje, pracodawca raczej nie podejmie kolejnych prób kontaktu, zakładając, że ten nie jest już zainteresowany ofertą. A kandydat, który nie może się skontaktować z osobą odpowiedzialną za rekrutację, raczej nie bierze pod uwagę tej firmy, bo kto chciałby pracować w miejscu, gdzie nie jest się ważnym już na etapie rekrutacji?


Przyczyny są też inne: zdarza nam się, że kandydaci, do których wysłaliśmy mailowo informację o wyniku rekrutacji (co robimy po etapie selekcji CV lub w sytuacji, kiedy nie udaje nam się dodzwonić), informują nas, że nie dostali takiej wiadomości. Przy próbie wyjaśnienia sytuacji okazuje się, że wiadomość trafiła do spamu. Może się tak zdarzyć. Dlatego wszędzie tam, gdzie jest to możliwe, udzielamy takiej informacji telefonicznie, zwłaszcza kiedy został zainicjowany kontakt z rekruterem.


Praca.pl: Proszę o krótką rekomendację dla grona HR, rekruterów – na co warto zwrócić uwagę, położyć szczególny nacisk w obszarze komunikacji z kandydatem?

 

G.M.: Odkryć rekruterów – pokazać twarz, imię, nazwisko, formę skontaktowania się – i powiedzieć wprost, czego można się spodziewać, aplikując do danej firmy. Kiedy w czasie lockdownu informowaliśmy kandydatów, że sytuacja jest nieoczekiwana i w związku z tym mogą się pojawić opóźnienia w pracach i kontakcie po naszej stronie, wielu z nich to zrozumiało i bardzo doceniło.


Praca.pl: Czy może podzielić się Pani z nami przykładem z własnego doświadczenia, pokazującym temat komunikacji w kontekście poszukiwania nowych rozwiązań?

 

G.M.: Odkąd rekrutujemy zdalnie, widzimy, że rozmowy online są dużym ułatwieniem dla kandydatów. Nie trzeba tracić czasu na dojazd do firmy, organizować sobie większej części dnia pod jedno spotkanie. Ale zauważyliśmy, że rozmowa online z obcymi osobami, która odbywa się wirtualnie, jest pełna stresu i obciąża kandydatów dodatkowo. Pojawiają się pytania: gdzie patrzeć? W kamerę czy na obraz rozmówcy? A kto jest moim przyszłym szefem: on czy ona? Bazując na tym, że łatwiej się patrzy na kogoś, kogo się zna, zapraszamy kandydatów na spotkania online, wysyłając im wiadomość SMS z zaszytym krótkim wideo powitalnym od rekrutera. W filmie występuje ten konkretny rekruter, który potem poprowadzi spotkanie, a możliwość zobaczenia kogoś wcześniej/ poznania go jest dużym ułatwieniem dla kandydatów przed wirtualnym spotkaniem. Część z nich przyznaje, że nigdy nie miała tak miłego potwierdzenia terminu spotkania. Łatwiej jest im też później wykonać telefon do kogoś, kogo się już widziało.


Praca.pl: Podsumujmy naszą rozmowę – proszę o jedno, dwa zadania na koniec, które niech będą hasłem przewodnim działań komunikacyjnych.

 

G.M.: Rozmawiajmy, bądźmy w kontakcie, mówmy wprost, wychodźmy z inicjatywą w kontakcie z kandydatami. Wszyscy jesteśmy tego warci.

 

Praca.pl: Dziękuję bardzo za rozmowę!

 

Przeczytaj także: