GPS w samochodzie służbowym – jak to wygląda w świetle prawa?

GPS w samochodzie służbowym i kontrolowanie pracowników podczas korzystania z takiego auta wzbudza wiele kontrowersji. Najwięcej pytań i wątpliwości rodzi aspekt prawny takiej formy monitorowania podwładnych. Pojawia się zatem pytanie – czy GPS w samochodzie służbowym jest legalny? Czy pracodawca ma prawo monitorować auta służbowe i czy powinien poinformować o tym fakcie pracownika? Aż w końcu – czy pracownik musi wyrazić zgodę na kontrolę za pomocą systemu GPS?

GPS w samochodzie służbowym – czy pracodawca ma prawo monitorować auto służbowe?

Samochód służbowy staje się coraz popularniejszym benefitem dla pracownika. Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się także na zakup samochodu na firmę. Z jednej strony samochód ten jest narzędziem pracy, a z drugiej – przywilejem dla podwładnego. Niekiedy jednak w pakiecie z autem służbowym dostajemy stałą kontrolę i monitoring. Mowa tutaj o nadajniku GPS, który w niektórych firmach stał się już standardowym wyposażeniem floty samochodowej. W tym momencie pojawia się jednak pytanie – czy pracodawca ma prawo zamontować nadajnik GPS w samochodzie służbowym? Czy taka forma „inwigilacji” jest zgodna z prawem?

Odpowiedź na to pytanie znajduje się w Kodeksie pracy. To właśnie w tym akcie znajdziemy zapis mówiący o tym, że:„Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem”. Co to oznacza w praktyce?

Jedną z oczywistych cech nawiązania stosunku pracy jest poniekąd podporządkowanie się pracodawcy i wypełnianie swoich obowiązków zgodnie z jego zaleceniami. Ten ma więc prawo wymagać od swojego pracownika realizacji poleceń w określonym miejscu i czasie. Pozostawienie do dyspozycji osoby zatrudnionej samochodu służbowego i zamontowanie w nim systemu GPS wydaje się więc formą sprawdzenia i kontroli wypełnienia powierzonych pracownikowi obowiązków. System GPS w samochodzie służbowym jest więc całkowicie legalną metodą monitorowania wykorzystania floty samochodowej i służy między innymi sprawdzeniu, czy pracownik wykonuje należycie swoją pracę, stosując się przy tym do wytycznych dotyczących chociażby miejsca i czasu sprawowania obowiązków służbowych. Warto jednak zauważyć, że legalność takiego rozwiązania będzie uzależniona od przestrzegania kilku podstawowych zasad.

Odrębną sytuację stanowią jednak przypadki, w których samochód służbowy jest wykorzystywany także w celach prywatnych. Wówczas kontrola pracownika i monitorowanie go za pomocą systemu GPS dopuszczalna jest jedynie w godzinach pracy. Gromadzenie danych pozyskanych za pomocą wspomnianego systemu w wolnym czasie pracownika i podczas czynności niezwiązanych z obowiązkami służbowymi oznaczałoby naruszenie prawa do ochrony jego prywatności.

GPS w samochodzie służbowym – czy trzeba informować pracownika o jego umieszczeniu?

Wiemy już, że GPS w samochodzie służbowym to – z zachowaniem pewnych zasad – legalne rozwiązanie. Pozostaje zatem pytanie, czy pracownik powinien wiedzieć o zastosowanych systemach monitorowania pojazdu? Czy pracodawca ma obowiązek poinformowania go o systemie GPS czy chociażby kamerze w aucie firmowym?

Odpowiedź na te pytania znajdziemy w Kodeksie pracy, a przepisy prawne nie pozostawiają przestrzeni na żadne wątpliwości. Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika, któremu oddaje w użytkowanie samochód firmowy, że w pojeździe zamontowano systemy monitorujące. Co więcej – musi on dostarczyć pracownikowi na piśmie informacji dotyczących między innymi sposobu, a także zakresu monitorowania pojazdu. Ten może obejmować chociażby takie dane jak:

• styl jazdy pracownika,
• miejsca przerw w podróży służbowej,
• monitoring pokonywanej trasy,
• miejsca przebywania,
• punkty tankowania,
• monitoring paliwa.

Ponadto pracodawca jest zobligowany wskazać pracownikowi bezpośredni cel monitorowania pojazdu. W tym przypadku może to być chociażby zwiększenie bezpieczeństwa zarówno samego pracownika, jak i pojazdu, zapewnienie sprawnej organizacji czasu pracy czy optymalizacja kosztów związanych z utrzymaniem floty pojazdów.

W świetle przepisów pracodawca jest zobowiązany poinformować pracownika o systemie GPS zamontowanym w jego samochodzie służbowym nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem wspomnianego systemu. W przypadku nowych pracowników – powinni zostać oni uprzedzeni o systemie monitorowania jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Dodatkowym elementem informacyjnym powinna być także nalepka z symbolem graficznym monitorowania przyklejona w widocznym miejscu w samochodzie.

GPS – czy pracownik musi wyrazić zgodę na jego umieszczenie w samochodzie służbowym?

Obowiązek poinformowania pracownika o zamontowaniu w samochodzie służbowym systemu GPS, to jedno. Zgoda osoby zatrudnionej na zastosowanie takiego rozwiązania, to już zupełnie co innego. Czy pracownik musi wyrazić zgodę na monitorowanie pojazdu? Czy może sprzeciwić się decyzji pracodawcy?

W świetle prawa zdanie pracownika nie ma tutaj znaczenia. Podwładny nie musi wyrazić zgody na zamontowanie systemu GPS w samochodzie służbowym pod warunkiem, że korzysta on z auta jedynie w celach służbowych. Warto jednak rozgraniczyć sytuację, kiedy samochód służbowy wykorzystywany jest także po godzinach pracy, w celach prywatnych. Wówczas monitorowanie pojazdu bez zgody pracownika byłoby naruszeniem jego prawa do prywatności, które zapisane zostało w Ustawie o ochronie danych osobowych z 1997 roku, a tym samym byłoby podstawą do oskarżenia przełożonego.

GPS w samochodzie służbowym a RODO

Zgodnie z powyższym założenie systemu GPS w samochodzie służbowym jest legalne pod warunkiem przestrzegania przepisów Kodeksu pracy oraz zapisów Ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z tym ostatnim aktem pracodawca musi także w odpowiedni sposób przechowywać owe dane. W tym miejscu mogą pojawić się wątpliwości dotyczące tego, czy gromadzenie danych o pracowniku za pomocą systemu GPS jest gromadzeniem danych osobowych w rozumieniu Ustawy. Jako odpowiedź bardzo często przywołuje się tutaj wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 19 maja 2011 roku, według którego:

„Informacją dotyczącą osoby jest zarówno informacja odnosząca się do niej wprost, jak i taka, która odnosi się bezpośrednio do przedmiotów czy urządzeń, ale poprzez możliwość powiązania tych przedmiotów czy urządzeń z określoną osobą pośrednio stanowi informację także o niej samej”.

Za pomocą danych geolokalizacyjnych zebranych przez GPS możliwe jest zidentyfikowanie konkretnej osoby, więc w świetle powyższego informacje te są danymi osobowymi, które należy chronić.

Warto również mieć na uwadze, że pracodawca ma obowiązek przestrzegania unijnych przepisów RODO określających ramy prawne przetwarzania danych osobowych. Zatem co warto wiedzieć w kwestii zagadnienia: „GPS w samochodzie służbowym a RODO”? Przepisy RODO zabraniają przedsiębiorcom przetwarzania danych osobowych osób fizycznych bez uzyskania ich zgody. Osoby te powinny być poinformowane o sposobie i celu przetwarzania takich danych, jak:

• imię i nazwisko,
• PESEL,
• dane teleadresowe,
• numer dowodu osobistego,
• inne cechy pozwalające na identyfikację osoby.

Fakt, że dane geolokalizacyjne pozwalają na identyfikację pracownika, nie pozostawia żadnych wątpliwości. W praktyce oznacza to, że informacje zebrane przez GPS w samochodzie służbowym podlegają więc powyższym przepisom.

GPS w samochodzie służbowym – zalety

Z punktu widzenia przedsiębiorcy GPS w samochodzie służbowym niesie za sobą same korzyści. W oczach pracownika, korzyści te choć są dostrzegalne, mogą wiązać się także z poczuciem nieustającej kontroli czy nawet inwigilacji. Niemniej system GPS zamontowany w aucie firmowym to przede wszystkim narzędzie zwiększające bezpieczeństwo samego pracownika, jak i pojazdu. Tego typu monitoring samochodu pozwala na sprawniejszą organizację czasu pracy, a przede wszystkim optymalizację kosztów związanych z utrzymaniem całej floty. Kontrola pokonywanych przez pracownika tras czy jego indywidualnego stylu jazdy umożliwia poprawę wielu parametrów, które ostatecznie przełożą się na redukcję codziennych kosztów. Ponadto, dzięki wysoko rozwiniętej technologii pracodawca ma możliwość zbierania danych zarówno o aktualnej, jak i historycznej pozycji pojazdu, co może okazać się nieocenione chociażby w przypadku kradzieży auta. W obliczu tego, nie do podważenia jest argument, że GPS w samochodzie służbowym pozwala na ewidencjonowanie czasu i poprawę jakości pracy podwładnych.