Wigilia firmowa, prezenty świąteczne – jak wliczyć je do kosztów uzyskania przychodu?

Prezenty gwiazdkowe i firmowa wigilia to okazje, aby zbudować pozytywny wizerunek firmy zarówno w oczach klientów, jak i pracowników. Organizując świąteczne spotkanie i rozdając upominki dla pracowników i klientów, trzeba jednak mieć świadomość, że każda darowizna może wywoływać skutki podatkowe. Czy prezent na święta Bożego Narodzenia podlega opodatkowaniu? Jak zaksięgować świąteczne wydatki firmy? Sprawdź, kiedy wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu.

Wigilia firmowa i prezenty świąteczne dla pracowników – czy możemy to zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Boże Narodzenie to dobry czas na organizację spotkania – dla pracowników i kontrahentów – które może integrować pracowników, poprawiając przy tym relacje na linii pracownik-pracodawca, a jednocześnie dać możliwość na zawodowe podsumowanie kończącego się roku. Co ważne, wydatki poniesione w związku z firmowym spotkaniem wigilijnym dla pracowników nie są uwzględnione w katalogu wydatków bezwzględnie wyłączonych z możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu (KUP). Oznacza to, że w określonych okolicznościach skarbówka pozwala traktować wydatki świąteczne jako koszt podatkowy (Ustawa o PIT art. 23 ust. 1).

Według przepisów zarówno prezenty (na przykład kosze upominkowe), jak i choinka w biurze, mogą być łączone, jeśli wydatki spełniają określone w ustawie warunki. Polskie prawo i dotychczasowe orzecznictwo wskazują, że do kosztów uzyskania przychodów zaliczane są wszelkiego rodzaju racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z uzyskanym przychodem, których celem jest jego osiągnięcie lub zachowanie. Wigilia jest kosztem podatkowym, gdy przyczynia się do zwiększenia wydajności pracowników (wpływając przy tym na przychody firmy) i ich integracji oraz lepszej atmosfery w pracy. Aby udokumentować taki cel spotkania, można sporządzić plan czy raport przedstawiający zarys spotkania, co potwierdzi ponoszenie kosztów w celu osiągania lub zabezpieczania źródła przychodów. Co ważne, to po stronie pracodawcy leży obowiązek udowodnienia, że wigilia miała cel motywacyjno-integracyjny.

Z kolei prezent na Boże Narodzenie będzie zaliczany do kosztów podatkowych, jeżeli świadczenie ma charakter motywacyjny i istnieje związek przyczynowo–skutkowy między poniesionym wydatkiem a przychodem firmy. Pracodawca może uwzględniać w kosztach odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. W związku z tym upominki czy dodatek świąteczny finansowane z ZFŚS nie są zaliczane do kosztów prowadzenia działalności.

Wigilia dla klientów a koszt uzyskania przychodu

W określonych sytuacjach spotkanie wigilijne dla pracowników można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. W przypadku kolacji wigilijnej dla kontrahentów organ podatkowy nie pozwala na odliczenie KUP – zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 Ustawy o PIT wydatki poniesione w związku z reprezentacją nie stanowią kosztu firmy. Poczęstunek a koszt uzyskania przychodu – czy wydatki na żywność można traktować jako koszty? Niestety nie jest to możliwe, wykluczenia dotyczące odliczania podatku dotyczą w szczególności wydatków poniesionych na zakup żywności, napojów bez- i alkoholowych oraz usług gastronomicznych.

Działalność gospodarcza nierzadko wiąże się z wydatkami dotyczącymi spotkań biznesowych, a interpretacja ogólna Ministerstwa Finansów z listopada 2017 roku zmieniła nieco ogólny pogląd na koszty reprezentacji. Wydatki na poczęstunek mogą stanowić koszty podatkowe, jeśli rozmowy prowadzone w trakcie spotkania dotyczą zakresu wykonywanej przez firmę działalności, a nie przedstawicielstwa podatnika. Warto przy tym wiedzieć, że co do zasady wigilia firmowa dla kontrahentów nie może być traktowana jako koszt uzyskania przychodów (interpretacja ogólna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 sierpnia 2021 roku – nr sygnatury: 0111-KDIB2-1.4010.203.2021.1.AP).

Prezenty świąteczne dla kontrahentów a koszt uzyskania przychodu

Tak jak w przypadku prezentów dla pracowników, prezenty świąteczne dla kontrahentów firmy podlegają opodatkowaniu z możliwością odliczenia kosztów uzyskania przychodu w zależności od wartości upominków. Wino, bomboniera czy zestaw herbat mogą zostać uznane za koszty reprezentacji, jednak produkty firmowe, na przykład logowane kubki, długopisy i notesy stanowią formę reklamy, przyczyniając się do uzyskania przychodu. Podarunki będą zaliczane do kosztów, gdy będą miały związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, wydatek będzie racjonalny i prawidłowo udokumentowany (rachunek, faktura) oraz nie będzie znajdował się na liście kosztów zabronionych takich jak koszty reprezentacji.

Podatek VAT nie dotyczy drobnych upominków czy kartek świątecznych, jeśli jednak nabycie podarunków pozwoliło na odliczenie podatku naliczonego, prezenty na święta podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT.

Zakres obowiązku podatkowego określono w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 68a). Urząd skarbowy nie wymaga opodatkowywania wartości nieodpłatnych świadczeń związanych z promocją i reklamą, gdy ich jednorazowa wartość nie przekracza 200 złotych. W innym przypadku konieczne jest wypełnienie deklaracji PIT-8C ze wskazaniem danych obdarowanego i wartości prezentu. Zwolnienie od podatku nie dotyczy świadczeń dokonywanych na rzecz osób pozostających w stosunku cywilnoprawnym ze świadczeniodawcą.

Wigilia firmowa i prezenty świąteczne – jak zaksięgować?

Świąteczne prezenty to nie tylko miły gest i forma motywacji pracowników, ale również prosty sposób na reklamę świadczonych usług, na przykład poprzez rozdawanie kontrahentom upominków z logo firmy. W zależności od środków finansowych przeznaczonych na ten cel bożonarodzeniowym dodatkiem może być bon upominkowy, kosz słodyczy, zestaw miodów, świece zapachowe czy pierniki.

Firma prowadząca księgę przychodów i rozchodów powinna zaksięgować świąteczne wydatki w kolumnie 13 (pozostałe wydatki). Trzeba przy tym pamiętać, że pomysł na prezenty świąteczne i spotkanie dla pracowników powinien łączyć się z ustawowymi celami uprawniającymi do odliczeń podatkowych – integracją i motywacją. Firma prowadząca pełną księgowość może ujmować tego typu koszty podatkowe na koncie powiązanym z kosztami pracowniczymi (inne świadczenia na rzecz pracowników).

Wigilia firmowa a podatek VAT

Wigilia dla pracowników pozwala przedsiębiorcy na odliczenie naliczonego podatku VAT. Prawo to dotyczy części poniesionych kosztów związanych z czynnościami opodatkowanymi. Należy jednak pamiętać, że przepisy podatkowe wskazują na pewne wykluczenie w tym zakresie – VAT od usług gastronomicznych i noclegowych nie podlega odliczeniu (art. 88 ust. 1 pkt 4 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług).

W praktyce oznacza to, że VAT związany z wyszczególnioną pozycją „usługa gastronomiczna” nie może zostać odliczony. Wydatki określone na fakturze ogólnie jako „usługa organizacji spotkania” umożliwiają odliczenie całego podatku.

Czytaj także: Płace w Polsce wkrótce będą jawne. „Nie jesteśmy na to gotowi” – ocenia ekspert rynku pracy