List motywacyjny – schemat i struktura

List motywacyjny może przesądzić o naszej przyszłej karierze – nawet jeśli w ogłoszeniu o pracę nie ma o nim wzmianki, a bardzo zależy nam na pracy w danym miejscu, warto go wysłać. Zadaniem listu motywacyjnego jest przekonanie pracodawcy, że jesteśmy idealnym kandydatem na dane stanowisko. Choć teoretycznie wiadomo, co warto w nim napisać, znany jest schemat i struktura listu motywacyjnego, dla wielu dokument ten wciąż pozostaje zagadką. Jak napisać dobry list motywacyjny i jakich błędów unikać? 

List motywacyjny – co to?

List motywacyjny – określenie, z którym spotkał się chyba każdy z nas. Niewielki odsetek kandydatów do pracy podjęło jednak wyzwanie sporządzenia takiego listu. List jest coraz rzadziej wymagany w procesie rekrutacyjnym, jednak odpowiednio przygotowany, może okazać się przepustką do znalezienia pracy. To dzięki niemu kandydat ma szansę zdobyć przewagę nad konkurentami i zostać zaproszony na spotkanie z rekruterem. Jest to jeden z najważniejszych dokumentów aplikacyjnych, który ma za zadanie zwrócenie uwagi pracodawcy na naszą kandydaturę.

List motywacyjny to dokument, który jest uzupełnieniem CV czy résumé (które może być wymagane w amerykańskich firmach),  lecz nie może być jego powieleniem. Ideę listu motywacyjnego dobrze określa angielskie „cover letter”, które oznacza pismo przewodnie, list towarzyszący. W skrócie – to dodatek do życiorysu zawodowego, zawierający treści uzupełniające, a przede wszystkim przedstawiające w atrakcyjny sposób posiadane przez nas umiejętności. To właśnie w tym dokumencie powinny znaleźć się informacje, które potwierdzą fakt spełnienia wymagań pracodawcy zawartych w ogłoszeniu.

List motywacyjny do pracy, podobnie jak list motywacyjny na staż i praktyki, który ma spełnić swoją rolę, wymaga odpowiedniego formatowania treści oraz zachowania wymaganej struktury dokumentu.

List motywacyjny – elementy budowy

Wiemy już, że profesjonalny list motywacyjny – to zaraz obok CV – jeden z najważniejszych dokumentów aplikacyjnych. Jego napisanie często przysparza jednak problemów. Zastanawiamy się, co powinien zawierać list motywacyjny oraz jaką powinien mieć strukturę. Te same wątpliwości pojawiają się również w momencie, gdy do napisania mamy list motywacyjny po angielsku, czyli cover letter. 

Schemat listu motywacyjnego:

• data i miejsce sporządzenia,

• dane osobowe i kontaktowe kandydata (imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail / adres korespondencyjny), 

• nagłówek z danymi adresata listu (nazwa firmy, stanowisko lub nazwisko osoby prowadzącej rekrutację), 

• zwrot grzecznościowy,

• wstęp (wyjaśnienie celu listu oraz informacja, o jakie stanowisko się ubiegamy),

• rozwinięcie (wyjaśnienie, co możemy zaoferować pracodawcy i dlaczego jesteśmy najlepszym kandydatem na dane stanowisko),

• zakończenie (wyrażenie gotowości do spotkania się podczas rozmowy kwalifikacyjnej),

• zwrot grzecznościowy,

• podpis. 

Czytaj także: Temperatura w miejscu pracy a BHP

Struktura listu motywacyjnego – co napisać w treści?

Gotowy list motywacyjny powinien składać się z około 4-5 głównych paragrafów.

• Pierwszy paragraf listu motywacyjnego

Celem pierwszego paragrafu jest wstępne określenie, dlaczego piszemy list i na jakie stanowisko aplikujemy. 

• Drugi i trzeci paragraf listu motywacyjnego

Drugi i ewentualnie kolejne paragrafy (zależnie od potrzeb) stanowią najważniejszą część listu – powinien zawierać informacje o naszych umiejętnościach, kwalifikacjach oraz osiągnięciach, które wyjaśniają, co możemy zaoferować naszemu potencjalnemu pracodawcy. 

Jest to odpowiednie miejsce na odniesienie się do konkretnych wymagań, które zostały wymienione w ogłoszeniu o pracę. Ważne jest, by w tym paragrafie podkreślić również naszą motywację do pracy oraz dać do zrozumienia, że nie wynika ona jedynie z osobistych pobudek, takich jak np. chęć rozwoju, ale że dzięki naszej wiedzy i doświadczeniu możemy przyczynić się do lepszych rezultatów firmy. 

• Czwarty paragraf listu motywacyjnego

W kolejnym paragrafie skupmy się na naszych cechach osobowych oraz zainteresowaniach. Nie wypisujmy jednak obszernej listy naszych zalet, a wymieńmy tylko te, które mogą mieć znaczenie podczas pracy w danej firmie i będą pożądane na konkretnym stanowisku. 

Odnosząc się w liście motywacyjnym do wymagań pracodawcy uwzględnionych w ogłoszeniu o pracę i dopasowując do nich opis naszych kompetencji, mamy szansę przekonać rekrutera i udowodnić, że jesteśmy odpowiednią osobą na dane stanowisko. 

Do kogo adresować list motywacyjny?

List motywacyjny najlepiej zaadresować do konkretnej osoby. Warto zadać sobie odrobinę trudu, by dowiedzieć się, kim jest osoba odpowiedzialna za rekrutację. Dla odbiorcy listu będzie to oznaczało, że wykazaliśmy się ponadprzeciętnym zainteresowaniem i zaangażowaniem, a to z kolei świadczy pośrednio o naszej motywacji. Odbiorcą może być kierownik działu, w jakim chcemy pracować czy chociażby dyrektor HR. 

Nie zawsze jednak precyzyjne określenie rekrutera będzie możliwe. W takiej sytuacji należy użyć bezosobowych zwrotów i posłużyć się standardowymi tytułami, takimi jak chociażby: Szanowni Państwo. 

Jak zakończyć list motywacyjny?

Istotnym elementem budowy listu motywacyjnego jest ostatni akapit. Zakończenie listu motywacyjnego powinno być krótkie, ale i treściwe. W zakończeniu dokumentu warto podkreślić swoją gotowość do spotkania w ramach dalszego etapu rekrutacji. Jest to również doskonałe miejsce, by wspomnieć o preferowanym sposobie kontaktu.

Skorzystaj z naszego Kreatora CV online!

List motywacyjny – jakich błędów nie popełniać? 

List motywacyjny – niegdyś obowiązkowy element aplikacji o pracę – dziś jest raczej rzadko wymagany. Warto jednak opanować sztukę pisania listu motywacyjnego, bo ten może wyróżnić nas na rynku pracy i okazać się przepustką do kariery. Nie będzie nią jednak, jeśli powielimy w nim powszechne błędy. 

Jakich błędów nie popełniać w liście motywacyjnym i na co warto zwrócić szczególną uwagę? Oto najczęstsze wpadki kandydatów:

• wykorzystanie uniwersalnego wzoru listu motywacyjnego, który nie jest dopasowany do charakteru i stanowiska pracy, 

• stosowanie oczywistych sformułowań, które będą typowym „laniem wody” – np. uargumentowanie listu stwierdzeniem „piszę do Państwa, ponieważ szukam pracy”, 

• powielanie informacji zawartych w CV,

• brak odniesienia do wymagań stawianych przez pracodawcę, 

• błędy ortograficzne i literówki,

• brak adresata lub błędne adresowanie,

• niezachowywanie struktury listu motywacyjnego – nagłówków, podziału na akapity,

• brak podpisu, 

• zbyt długi list zawierający ogólne informacje, które nie dają pracodawcy możliwości poznania konkretnych mocnych stron kandydata, 

• pisanie o powodach odejścia z poprzedniego miejsca pracy i wyrażanie złej opinii o poprzednim pracodawcy. 

• List do pracy – po polsku, po angielsku?

Na szczególną uwagę zasługuje również kwestia języka i dopasowania go do ogłoszenia. Nie chodzi tutaj jedynie o ortografię i stylistykę, ale także język, w którym napisany będzie list. Zasada jest prosta – jeśli oferta pracy jest w języku angielskim, to list motywacyjny powinien być również napisany po angielsku. Jednocześnie warto pamiętać o tym, że w przypadku ogłoszenia w języku polskim, nie należy aplikować dokumentami sporządzonymi w języku obcym, tylko po to, by pochwalić się ich znajomością. 

List motywacyjny – jak długi powinien być?

Zadaniem naszym i naszego listu motywacyjnego jest przyciągnięcie uwagi rekrutera i przekonanie go, że jesteśmy najlepszym kandydatem na dane stanowisko. Nie przekonamy go objętością listu. Dokument ten musi być napisany zwięźle i konkretnie. Należy skupić się w nim na największych atutach, konkretnych umiejętnościach, które są odpowiedzią na wymagania pracodawcy. Przyjmuje się, że dobry będzie krótki list motywacyjny, który nie zajmuje więcej niż jedną stronę A4 pisany znormalizowaną czcionką 12pt.

Czy list motywacyjny podpisujemy własnoręcznie?

Odręczne podpisanie listu jest w dobrym tonie. Zawsze, gdy wysyłamy list motywacyjny tradycyjną pocztą czy dostarczamy go osobiście do placówki firmy, należy zadbać o to, by zawierał on podpis odręczny. Ten nie zawsze jednak będzie możliwy. Składając aplikację za pomocą poczty e-mail, możemy skorzystać z tradycyjnego sposobu – wydruku dokumentu, podpisania go, a następnie zeskanowania.

List motywacyjny bez ogłoszenia – czy warto wysyłać?

Marzy Ci się praca w konkretnej firmie, a ta nie prowadzi aktualnie rekrutacji – czy w takiej sytuacji warto wysłać CV oraz list motywacyjny bez ogłoszenia? Zawsze warto próbować swoich sił. Taki list motywacyjny spełnia funkcję podania o pracę.

W sytuacji, gdy wysyłamy list motywacyjny bez ogłoszenia, mamy jednak nieco trudniejsze zadanie. Nie możemy w nim ustosunkować się do treści ogłoszenia czy konkretnych wymagań pracodawcy. Wówczas należy wykazać się dobrą znajomością działań firmy, by odpowiednio zaprezentować swoją kandydaturę. Nie masz wówczas możliwości zastosowania formułek w stylu: „W odpowiedzi na ogłoszenie na stanowisko XYZ ...”, ale zamiast tego zastanów się, jak możesz zareklamować siebie. Opisz swoje umiejętności, które będą niezbędne do pracy w danej firmie. Jeśli masz jakiekolwiek pomysły na to, w jaki sposób możesz przyczynić się do jej rozwoju – wskaż je. Możesz również wspomnieć, dlaczego właśnie ten pracodawca jest dla Ciebie atrakcyjny. Przykładowo, wspomnij, że jest liderem w branży, a Ty sam/sama identyfikujesz się z kierunkiem rozwoju, który obrała firma. 

List motywacyjny – wzór

Czytaj także: Kłamanie w CV – co grozi za kłamstwo w CV?