W procesie rekrutacji, a później po zawarciu umowy z najlepszym kandydatem, pracodawcy dostarczane są różnego rodzaju dokumenty. Pracodawca ma obowiązek przechowywać je tak, aby dane osobowe nie dostały się w niepożądane ręce. Jak zatem wygląda archiwizowanie personalnych teczek pracowników?
Akta osobowe - co to jest?
Personalne dane pracowników przechowuje się w formie zwanej aktami pracownika. Prowadzenie teczek osobowych wszystkich podwładnych jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Za nieprzestrzeganie tego zapisu może grozić grzywna. Każdy pracownik powinien mieć swoją odrębną teczkę.
Akta pracownika - zawartość
Akta pracowników można podzielić na trzy części A, B oraz C. Każda z części zawiera inne dokumenty.
Teczka A zawiera dokumenty związane z ubieganiem się o pracę. Są to między innymi:
• kwestionariusz osobowy, który zawiera podstawowe dane osobowe, kontakt, informacje o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym, odbytych kursach oraz posiadanych umiejętnościach,
• świadectwa ukończenia szkół oraz uczelni,
• orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.
Kolejna część to część B dotycząca nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia danego pracownika. Powinna ona zawierać następujące elementy:
• umowę o pracę,
• zaświadczenie o przebytych szkoleniach BHP,
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia (może to być np. firmowy telefon, komputer, samochód),
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji,
• orzeczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych,
• kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika (jeżeli uprzednio był zarejestrowany jako bezrobotny),
• oświadczenia o wypowiedzeniu pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie.
Ostatnią częścią akt osobowych jest teczka C, która zawiera dokumenty dotyczące zerwania stosunku pracy, czyli:
• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy,
• kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
Akta osobowe – rozporządzenie
Rozporządzenie, które dotyczy akt pracowników A, B i C, to art. 125A par. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Obecnie każdy pracodawca musi przechowywać teczki pracowników przez okres 10 lat. Należy je zabezpieczyć przed uszkodzeniem oraz zniszczeniem. Mają one potem być podstawą dla ZUS do wyliczenia emerytury bądź renty. Co zrobić z aktami pracownika w przypadku likwidacji danego zakładu pracy? W takich sytuacjach przechowanie dokumentacji można zlecić profesjonalnej firmie archiwizacyjnej.
Teczka osobowa – wzór
Wszystkie dane dotyczące aktów osobowych pracownika można znaleźć w wyżej wymienionym rozporządzeniu. Pracodawca powinien pamiętać, że w aktach osobowych pracownika znajdują się dane osobowe, które należy chronić. Najlepiej teczki osobowe A, B oraz C poszczególnych pracowników przechowywać w porządku alfabetycznym, co może później ułatwić wyszukanie danej osoby.
