Doskonalenie działalności firmy, wprowadzenie innowacji technologicznych czy chociażby sprostanie przepisom i uzyskanie wymaganych certyfikatów do działalności regulowanej może wymagać przeprowadzenia audytu. Analiza procesów zachodzących w organizacji sprzyja zwiększaniu przewagi konkurencyjnej, a niekiedy jest wymagana przepisami prawa. Sprawdź, czym jest audyt, kto go przeprowadza, jaki może być cel i zakres audytu.
Spis treści
Co to jest audyt – rodzaje audytów
Audyt w firmie to rozbudowany proces polegający na analizie i ocenie poszczególnych obszarów funkcjonowania organizacji – ich wydajności i zgodności z obowiązującymi przepisami, standardami rynkowymi, zaleceniami ekspertów, dobrymi praktykami w branży itp., zależnie od przedmiotu audytu. Przykładowo, praca w audycie finansowym skupia się na sprawdzaniu zgodności z prawem procedur księgowych czy sprawozdań finansowych. Audyt może być przeprowadzany w celu weryfikacji efektywności wdrażanych zmian bądź określenia obszarów, które należy zoptymalizować.
Najczęściej przeprowadzany audyt firmy to:
-
audyt finansowy;
-
audyt operacyjny;
-
audyt prawny;
-
audyt IT;
- audyt SEO;
-
audyt personalny.
Audyty ze względu na ich przedmiot można podzielić także na:
-
audyt systemu;
-
audyt procesu;
-
audyt wyrobu;
-
audyt dokumentacji;
-
audyt procedury.
Audyt w firmie – po co się wykonuje?
Audyty wykonywane w firmach to obiektywna analiza działalności organizacji – porównanie celu podejmowanych działań z jego faktyczną realizacją oraz identyfikacja nieprawidłowości / zagrożeń i rekomendacja zmian do wdrożenia. Audyt firmy pozwala ustalić, czy wybrane środki są skuteczne, a z których lepiej zrezygnować na rzecz innych.
Czytaj także: Work life-integration: cyfrowy nomada czy okupant biur – kim jesteś? Raport Praca.pl i Experience Institute
Audyt w firmie – jak wygląda?
Firmowy audyt może mieć charakter wewnętrzny lub zewnętrzny. Audyt wewnętrzny skupia się na różnych aspektach działalności przedsiębiorstwa – od zarządzania ryzykiem do efektywności operacyjnej – i jest przeprowadzany przez wykwalifikowanego pracownika. Z kolei zewnętrzny audytor firmowy to niezależny przedstawiciel akredytowanej jednostki certyfikującej lub instytucji państwowej. Odpowiada on za kontrolę funkcjonujących w organizacji procesów pod kątem zgodności z prawem czy przyjętymi normami.
Audyty odbywają się w siedzibie bądź na terenie firmy, gdzie audytor (np. w przypadku audytu finansowego może to być biegły rewident) ma dostęp do wymaganej dokumentacji. Jednak możliwy jest również audyt zdalny, podczas którego audytor dokonuje zdalnej analizy dokumentacji.
Audyt w firmie – korzyści
Prawidłowo przeprowadzony audyt firmy to nie tylko środek kontroli działalności przedsiębiorstwa, ale także skuteczny sposób na optymalizację procesów biznesowych. Korzyści z audytu to m.in.:
-
kompleksowe porównanie przyjętych celów z efektami prowadzonych działań;
-
możliwość rozwoju organizacji w sposób tworzący wartość dodaną;
-
wskazanie słabych i mocnych stron firmy;
-
określenie czynników ryzyka i opracowanie środków zapobiegawczych,
- optymalizacja systemu zarządzania zasobami ludzkimi i materialnymi.
Czym się kończy audyt?
Przeprowadzony audyt zamyka spotkanie z przedstawicielami przedsiębiorstwa np. kierownictwem. W jego trakcie przedstawiane są wyniki audytu. Niezależna ocena organizacji, jaką jest audyt w firmie, powinna zostać zakończona raportem zawierającym zgodności i niezgodności względem badanego obszaru, na przykład przestrzegania przepisów prawa, finansów czy danych obszarów działalności. W dokumencie należy uwzględnić też wytyczne odnośnie rekomendowanych procesów i standardów.
Audyt w firmie – przykład
Audyt może dotyczyć dowolnego obszaru organizacji – od stosowanych procedur księgowych po jakość systemów informatycznych. Jedną z kwestii, którymi może zająć się audytor firmowy, jest audyt operacyjny. Celem audytu tego typu jest ocena efektywności procesów operacyjnych, a jego forma uzależniona jest od specyfiki działalności danej organizacji. Nadrzędnym celem jest wykrycie obszarów pozwalających na ulepszenie procesów, optymalizację kosztów czy zwiększenie wydajności pracy w przedsiębiorstwie.
Czytaj także: Kreatywność a AI. Czy pracownicy branż kreatywnych mogą wkrótce stracić pracę?
Audyt w firmie – najczęściej zadawane pytania:
-
Ile trwa audyt?
Standardowy czas trwania audytu wynosi od kilku dni do kilku tygodni, ale może ulec wydłużeniu. Czas ten zależy między innymi od wielkości przedsiębiorstwa, ilości badanych procesów i ich stopnia skomplikowania.
-
Kto zleca audyt?
Audyt może zostać zlecony przez samego przedsiębiorcę, który chce sprawdzić skuteczność wdrażanych rozwiązań czy określić obszary wymagające optymalizacji. Zlecany jest też przez kontrahentów lub jednostki certyfikujące. Audyt firmy może również być obowiązkiem ustawowym (na przykład dla spółek akcyjnych).
-
Kto przeprowadza audyt?
Audyt może być elementem systematycznej kontroli wewnętrznej. Ponadto wiele przedsiębiorstw, w celu uzyskania jak najbardziej bezstronnej perspektywy, zleca audyty zewnętrzne firmom, które specjalizują się w usługach audytorskich.
