Przestrzeń biurowa to nie tylko pokoje i pomieszczenia typu open space, w których ustawione są biurka z komputerami, ale również sale konferencyjne wykorzystywane do spotkań wewnętrznych i z udziałem osób spoza firmy czy organizowania prezentacji i szkoleń. Ponieważ nie wszystkie przedsiębiorstwa dysponują odpowiednimi warunkami lokalowymi, coraz popularniejszy staje się wynajem sal w centrum konferencyjnym, ośrodku szkoleniowym lub np. w hotelach świadczących te usługi.
Jak założyć ośrodek szkoleniowy?
Najczęściej przedsiębiorstwa, które wynajmują sale konferencyjne, łączą dwie powyższe funkcje, tzn. ośrodka szkoleniowego i centrum konferencyjnego, ponieważ w obu tych przypadkach niezbędna jest przestrzeń o podobnym wyposażeniu.
Jak powinna wyglądać sala konferencyjna? Przede wszystkim musi: • być znacznej wielkości, tak, by bez przeszkód zmieściło się w niej kilkadziesiąt osób,
• mieć odpowiednie wyposażenie: krzesła, stół lub stoliki, szafki (np. na wodę, przybory biurowe), flipcharty, tablice,
• dysponować sprzętem elektronicznym i innym, takim jak ekrany, rzutniki, telefony, komputery, wskaźniki, mikrofony, głośniki,
• mieć zapewnione dobre połączenie internetowe oraz oprogramowanie umożliwiające przeprowadzanie telekonferencji,
• być wyciszona lub znajdować się z dala od źródeł hałasu, mieć odpowiednią temperaturę, dostateczne oświetlenie, zapewnioną cyrkulację powietrza.
Centrum konferencyjno-szkoleniowe musi ponadto zapewniać pomieszczenia higieniczno-sanitarne, takie jak toalety czy szatnie. Dobrym pomysłem jest wydzielenie przestrzeni do odpoczynku z kanapami i stołami, które może być wykorzystywane np. do organizacji imprez integracyjnych lub poczęstunku podczas przerw na konferencji.
Centrum szkoleniowe to duża inwestycja, wymagająca dysponowaniem odpowiednim lokalem i znacznych nakładów finansowych na start. Przed rozpoczęciem działalności – prócz rejestracji firmy i rozpoczęcia prac związanych z przystosowaniem pomieszczeń, zatrudnieniem personelu czy nawiązaniem współpracy z firmami zewnętrznymi – niezbędny jest rzetelny biznesplan, oceniający ryzyko przedsięwzięcia.
Centrum szkoleniowe – najlepsza lokalizacja
Podczas zakładania centrum szkoleniowo-konferencyjnego bardzo ważna jest lokalizacja. Największe szanse sukcesu mają oczywiście firmy, które znajdują się w pobliżu dużych ośrodków biznesowych. Z drugiej strony wzięcie mają też ośrodki poza miastem, w otoczeniu natury lub blisko atrakcji turystycznych.
Bardzo istotna jest najbliższa infrastruktura ośrodka – duży parking lub zapewnione miejsca parkingowe, a także podjazd przystosowany dla wózków inwalidzkich.
Wynajem sal szkoleniowych i konferencyjnych: ile można zarobić?
Zarobki są uzależnione od liczby i rodzajów oferowanych usług, ale także prestiżu oraz lokalizacji firmy. Warto również pamiętać o dobrej reklamie, zarówno w internecie w postaci strony internetowej i profilu w mediach społecznościowych, jak i np. skierowanej do konkretnych centrów biznesowych. To branża, w której bardzo istotne jest budowanie wizerunku firmy opartego na profesjonalizmie, solidności i najwyższej jakości usług.
Organizacja imprez to złożone przedsięwzięcie, wymagające zaangażowania wielu różnych podmiotów – klienta, firmy cateringowej, firmy obsługującej konferencję i innych. Przedsiębiorstwo oferujące wynajem sal może, ale nie musi, zajmować się również obsługą imprez – wiele zależy od tego, czy dysponuje odpowiednio wyszkolonym personelem, czy chce brać na siebie dodatkową odpowiedzialność. Niemniej im szerszy wachlarz usług, tym możliwe wyższe zarobki.
Usługi mogą obejmować np.
• wynajem sal,
• obsługiwanie konferencji, wydarzeń, imprez,
• catering,
• serwis kawowy,
• tłumaczenia symultaniczne,
• transfer lotniskowy.
Ceny za wynajem większej sali konferencyjnej zaczynają się od około 60 zł za godzinę/ 300 zł za dzień, ale mogą być nawet kilkukrotnie wyższe. Małą salę szkoleniową/rekrutacyjną można wynająć już za około 20-30 zł za godzinę.
