Paliwo, zagraniczna wycieczka, kolacja na mieście, a może okulary? W koszty firmy można wrzucić tylko niektóre wydatki przedsiębiorcy. Jakie? I o czym pamiętać, by nie zaksięgować faktur bezpodstawnie?
Koszty firmy a podatek dochodowy
Prawną definicję kosztów znajdziemy w Ustawie z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 22., są to wydatki, które przedsiębiorca ponosi w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła tychże. Nie jest to jednak jedyna wytyczna odnośnie tego, co można wrzucić w koszty firmy, istnieją bowiem wyjątki. Ich zbiór zawiera art. 23. ustawy.
Przedsiębiorcom, którzy z fiskusem rozliczają się skalą podatkową albo podatkiem liniowym, opłaca się generować koszty dla firmy. Dlaczego? Zasada jest prosta – im wyższe koszty prowadzenia firmy jednoosobowej, tym niższy dochód, czyli podstawa, od której płaci się podatek.
Koszty stałe firmy
Każda firma ponosi pewne stałe koszty swojej działalności. Są one niezmienne i w dużym stopniu niezależne od tego, ile w danym okresie uda się zrealizować zleceń, czy wyprodukować towarów. Niektóre wydatki trzeba ponieść tak czy inaczej i nie ulegają one zmniejszeniu nawet, jeśli przedsiębiorstwo chwilowo nie generuje przychodów. Podział wydatków na koszty stałe i zmienne, ułatwia planowanie pracy i podejmowanie strategicznych decyzji. Za stałe można uznać np. opłaty za media, wynajem pomieszczeń, amortyzacji, raty leasingowe czy wynagrodzenie pracownika.
Co można wliczyć w koszty firmy
Czy blogerka modowa może zaksięgować fakturę za lunch na mieście, zjedzony z fotografem? I czy fryzjer ma prawo zaliczyć tablet jako firmowy wydatek? Jak zostało wspomniane na początku, to co można wrzucić w koszty firmy jednoosobowej, musi być ściśle związane z działalnością przedsiębiorstwa. W przypadku kontroli urzędu skarbowego to na właścicielu firmy ciąży obowiązek uzasadnienia, dlaczego dany wydatek został wliczony w koszty.
Poniżej lista popularnych wydatków kwalifikowanych jako koszty uzyskania przychodu:
- wynajem lokalu,
- abonament za telefon komórkowy, internet,
- usługi księgowe,
- artykuły i sprzęt biurowy,
- zakup komputera, oprogramowania,
- elementy wystroju biura (nawet jeśli działalność jest prowadzona w miejscu zamieszkania przedsiębiorcy, w koszty można wliczyć ozdoby, rośliny doniczkowe itp.),
- wydatki na szkolenia, książki związane z działalnością firmy, kursy online,
- opłaty za przejazdy taksówką, bilety komunikacji miejskiej, opłaty parkingowe.
Co nie wlicza się w koszty utrzymania firmy jednoosobowej? Na liście wydatków, które nie wpływają na wysokość podatku dochodowego znajdują się m.in. koszty reprezentacji, mające za cel budowanie wizerunku i kształtowanie pozytywnych relacji, a nie samo uzyskanie przychodu czy zabezpieczenie jego źródła. W związku z tym nie można wliczyć np. zakupu garnituru czy butów na rozmowy biznesowe. Odzież może stanowić koszt, pod warunkiem, że jest odzieżą ochronną albo reklamową (np. ma naszyte logo firmy). Jeśli chodzi o okulary osoby prowadzącej jednoosobową działalność, nawet jeśli są niezbędne do pracy, nie traktuje się ich jako firmowy wydatek, ponieważ przede wszystkim służą utrzymaniu zdrowia, a nie uzyskiwaniu przychodów.
Nie wlicza się też kosztów egzekucyjnych związanych z niewykonaniem zobowiązań, kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów.
