Ważny projekt zakończył się fiaskiem? Zespół nie zrealizował założeń w terminie, nikt do końca nie wie, w którym momencie praca przestała iść, jak powinna i lawinowo wszystko zaczęło się psuć? Czy zawinił trudny pracownik, złe zarządzanie, niewystarczające materiały… W wychwyceniu źródła problemu pomoże diagram Ishikawy. To warte wdrożenia w zarządzaniu projektami narzędzie umożliwia przyczynowo-skutkową analizę danego zagadnienia. Na czym dokładnie polega diagram? Jakie są jego przykładowe zastosowania?
Diagram Ishikawy – co to jest?
Diagram wziął swoją nazwę od nazwiska swojego autora, Kaoru Ishikawy, japońskiego teoretyka zarządzania oraz profesora na Uniwersytecie Tajwańskim. Metoda nazywana też bywa diagramem rybiej ości i jest wykorzystywana w koncepcji lean managementu.
Prosty w przygotowaniu wykres prezentuje w formie graficznej skutek oraz jego przyczyny – podzielone na kategorie i uporządkowane, aby łatwiej było wyciągać z nich wnioski. Diagram przyczynowo-skutkowy ma różne rodzaje. W zależności od potrzeb dodaje się nie tylko główne przyczyny w poszczególnych kategoriach, ale też przyczyny szczegółowe.
Diagram Ishikawy – do czego służy?
Chcesz przeanalizować problem z zastosowaniem diagramu Ishikawy? Jak zrobić taki wykres?
W zależności od tego, co ma być przedmiotem analizy przyczynowo-skutkowej, w diagramie Ishikawy można przyjąć:
- układ przedmiotowy – służący do analizy przyczyn problemów pod kątem technicznym, np. wadliwych materiałów,
- układ technologiczny – pokazuje przyczyny złej jakości produktów końcowych analizowane pod kątem procesów technologicznych,
- układ czynników towarzyszących – najbardziej uniwersalny, może być wykorzystywany np. do rozpatrywania problemów w strategii przedsiębiorstwa.
W układzie czynników uczestniczących wykorzystuje się standardowo 6 kategorii przyczyn. Są to:
- człowiek (manpower),
- maszyny (machinery),
- materiały (materials),
- metody (methods),
- kierownictwo/zarządzanie (management),
- otoczenie (environment).
Pracę na wykresie przyczynowo-skutkowym należy rozpocząć od określenia skutku – błędu, którego przyczyny chce się zbadać. Ważne, aby w przygotowanie wykresu zaangażowany był cały zespół odpowiedzialny za dany projekt. Następnie w każdej kategorii przyczyn wybiera się te stanowiące problem do rozwiązania. Należy robić to kolejno, do następnej kategorii przechodzi się dopiero po dokładnym przeanalizowaniu poprzedniej.
Diagram Ishikawy – przykłady
Diagram Ishikawy ma szerokie zastosowania. Korzystając z niego, można całościowo spojrzeć na przyczyny porażki, znaleźć wszystkie możliwe problemy i zauważyć związki między poszczególnymi czynnikami.
Załóżmy, że analizujemy problem przekroczenia terminu na realizację projektu. Przyczyn takiego stanu rzeczy może być wiele. Przykładowo w kategorii człowiek – być może firma wdraża nowych pracowników, którzy nie są jeszcze w pełni samodzielni, co wydłuża czas realizacji ich zadań. Inną przyczyną fiaska może być fakt, że kluczowe dla projektu osoby były na zwolnieniu lekarskim. Prawdopodobne jest także, że opóźnienie wynikało z problemów w obszarze maszyn – zepsuty komputer, problemy z drukarką itd. również mogą opóźnić pracę. Warto sobie zadawać też dodatkowe pytanie – dlaczego dany problem wystąpił – być może ktoś nie dopilnował terminów serwisowania sprzętu, wygasła licencja itd. Kolejny potencjalny problem to źle wybrana metoda działań, niewystarczający research. W kategorii managementu także mogły wystąpić przeszkody – częsta zmiana planów, brak feedbacku, który wyeliminowałby błędy wcześniej. Prawdopodobny jest scenariusz, zgodnie z którym przekroczenie terminu było wynikiem decyzji klienta – brakiem kontaktu, zmianą ważnych założeń projektu.
Umieszczenie wszystkich problemów na diagramie pozwoli po pierwsze globalnie ocenić przyczyny niepowodzenia, po drugie odkryć, z czego wynikały problemy. Taka wiedza jest bardzo cenna w zarządzaniu projektami i daje szansę w przyszłości nie powielać błędnych schematów.
