Wybrana kategoria

E-spotkania w firmie: jak je zorganizować?

2020-11-04

Praca zdalna z domu wymaga wprowadzenia nowych rozwiązań dotyczących efektywnej organizacji czasu pracy, komunikacji między zatrudnionymi oraz kadrą zarządzającą, rozliczania z wykonywanych zadań czy spotkań w obrębie zespołów bądź z kontrahentami. Trudności może przysparzać w szczególności sprawne przeprowadzenie e-spotkania. O czym trzeba pamiętać, by było ono co najmniej tak samo owocne jak to odbywające się w sposób stacjonarny?

 

Przygotuj sprzęt

 

Bardzo ważne, żeby nie zostawiać kwestii sprzętu i oprogramowania na ostatnią chwilę, ale zawczasu przeprowadzić ich test. W przeciwnym wypadku trzeba się liczyć z opóźnieniem rozpoczęcia wideokonferencji. Trudności techniczne zawsze mogą się zdarzyć, niemniej przez niektórych kontrahentów – np. ważnych klientów biznesowych – nieprzygotowanie się na tym podstawowym poziomie może być odebrane jako dowód niedbalstwa i skutkować brakiem pełnego zaufania do firmy organizującej meeting.

 

Zapytaj o jakość obrazu i słyszalność!

 

Nawet jeśli przeprowadziliśmy wcześniej połączenie testowe, także w trakcie rzeczywistego e-spotkania warto zapytać uczestników, czy jakość obrazu i dźwięku są wystarczająco dobre.

 

Stwórz agendę

 

Agenda spotkania to nic innego jak jego plan. Określa się w niej porządek obrad, kolejność podejmowania wątków, niekiedy – jak w przypadku konferencji – dokładny czas dyskusji na z góry ustalony temat. Taka agenda może być bardzo przydatna również w czasie spotkań pracowniczych, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

 

Jeśli mamy do czynienia z pracą w domu, plan spotkania warto rozesłać uczestnikom wcześniej – to da uczestnikom czas na przygotowanie się do omawiania kolejnych kwestii. Agendę można wykonać w edytorze tekstowym, arkuszu kalkulacyjnym czy innym programie. Ważne, by kolejne punkty spotkania sensownie z siebie wynikały lub do siebie nawiązywały – skakanie po tematach może doprowadzić do tego, że umknie nam istotny aspekt jakiejś sprawy.

 

Bądź punktualny!

 

Spóźnianie się spotkanie, także e-spotkanie, bez naprawdę ważnego powodu, to wyraz lekceważenia w stosunku do osób, które są zmuszone na nas czekać. Może być to szczególnie źle widziane w czasie pracy home office, kiedy zakorkowane miasto raczej nie może stanowić wymówki.

 

Twórz notatki

 

Sporządzanie notatek, zapisywanie uwag i nasuwających się pytań w czasie wypowiedzi innych uczestników jest szczególnie istotne w przypadku spotkania online. W czasie wideorozmowy może być bowiem trudno o długotrwałą koncentrację na dłuższe i rozwijającej kilka różnych wątków wypowiedzi. Notowanie wniosków i pytań przyspieszy dojście do sedna spotkania – opracowania strategii, rozwiązania problemu etc.

 

Poproś o feedback

 

Feedback po każdym spotkaniu powinien wejść do firmowej rutyny. Informacja zwrotna ważna jest zarówno w przypadku spotkania w obrębie firmy – pozwoli udoskonalić procedury – jak i tych z partnerami biznesowymi – pomoże budować długotrwałe więzi. Prośbę o feedback można wysłać mailowo, zaprosić uczestników do wypełnienia specjalnie przygotowanego formularza, czasami, jak w przypadku małych zespołów, wystarczy krótka rozmowa np. telefoniczna.

 

Istotne, by z zebranych informacji wyciągnąć odpowiednie wnioski idobre pomysły podsuwane przez uczestników e-spotkania  starać się wprowadzić w życie.

 

Praca zdalna w Polsce to w obliczu pandemii coraz powszechniejsze rozwiązanie. Nic dziwnego – wielu pracodawców przekonało się, że podwładny pracujący zdalnie jest co najmniej tak samo, jeśli nie bardziej efektywny, wykonując zadania w trybie home office, co w biurze. Z drugiej strony dla pracownika oznacza wygodę, oszczędność czasu i pieniędzy.


Osoba wykonująca obowiązki służbowe z domu powinna przy tym pamiętać o właściwym odpoczynku po pracy zdalnej, najlepiej z dala od komputera. Oderwanie się od monitora w czasie wolnym jest niezwykle istotne – pomoże odpocząć nie tylko ciału, ale także zapewni komfort psychiczny. W innym wypadku pracownik może mieć poczucie, że “pracuje bez przerwy”, a to prosta droga do przemęczenia i wypalenia zawodowego.

 

 

Przeczytaj także: