Ewidencja czasu pracy pracownika
Ewidencjonowanie godzin pracy zatrudnianych osób jest obowiązkiem przedsiębiorcy, wynikającym z zasad Kodeksu pracy. Art. 149. § 1. brzmi: „Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie”.
Dokument jest zatem podstawą do rozliczeń z pracownikami. Firma powinna prowadzić osobną kartę dla każdej z zatrudnionych osób. Są jednak pewne wyjątki. Zgodnie z § 2. art 149.: „W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.” W każdym innym przypadku, jeśli firma zatrudnia choćby jedną osobę na umowę o pracę, jest zobowiązana prowadzić akta pracownicze, a wśród nich musi się znaleźć karta: ewidencja czasu pracy.
Ewidencja czasu pracy – jak wypełniać
Nie istnieje jeden uniwersalny sposób, w jaki powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy. Wzór, czy szablon pracodawca może wybrać, biorąc pod uwagę specyfikę zadań w jego zakładzie. Ważne, aby karta ewidencji została założona osobno dla każdego pracownika. Elementy, które obligatoryjnie trzeba uwzględniać, wyliczone zostały w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Są to informacje o:
– „liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
– liczbie godzin nadliczbowych,
– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego”.
Poza powyższą kartą akta dotyczące ewidencjonowania powinny zawierać szereg innych związanych z czasem pracy dokumentów, np. wnioski urlopowe, ustalenia indywidualnego rozkładu pracy czy innego systemu pracy czy zgody na pracę w godzinach nadliczbowych rodziców dzieci do lat 4, a także zgody kobiet w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i wprowadzenie systemu przerywanego czasu pracy.
Ewidencja czasu pracy – jak długo przechowywać
Elektroniczna ewidencja czasu pracy jest tak samo poprawna jak tworzona i przechowywana w sposób tradycyjny – na papierze. Ważne, aby dokumentacja zawierała wszystkie powyższe elementy i była prowadzona regularnie.
A jak długo ewidencja czasu pracy musi być przechowywana? Od 2019 roku akta pracownicze należy archiwizować przez okres 10 lat. Zgodnie z art. 94. Kodeksu pracy przedsiębiorca powinien przechowywać dokumentację: „w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej”.
