Najczęściej jako dowód sprzedaży wystawia się fakturę bądź drukuje na kasie fiskalnej paragon. Służą one m.in. udokumentowaniu przychodu w Księdze Przychodów i Rozchodów i są rozliczane. Część przedsiębiorców jest jednak zwolniona z konieczności posiadania kasy fiskalnej. Mimo tego, na przedsiębiorcy ciąży obowiązek wykazania przychodu ze sprzedaży na rzecz osób prywatnych. Służy do tego ewidencja sprzedaży bezrachunkowej. Co warto o niej wiedzieć? Jak się ją prowadzi?
Co to jest ewidencja sprzedaży bezrachunkowej?
Warto zacząć od tego, kiedy może się odbywać sprzedaż bezrachunkowa. Mówimy o niej, jeśli sprzedawca nie jest zobowiązany do księgowania przychodów za pomocą kasy fiskalnej, a nabywca to osoba prywatna, która nie domaga się faktury. Ewidencję bezrachunkowej sprzedaży towarów lub usług mogą prowadzić zarówno czynni podatnicy VAT, jak i nievatowcy. Od tej kwestii zależy jednak sposób dokumentowania sprzedaży.
Ze sprzedaży bezrachunkowej można korzystać (o ile spełnia się ustawowe wymagania, co do zwolnienia z kasy fiskalnej) przykładowo w przypadku sprzedaży wysyłkowej czy sezonowego handlu na targowisku.
Jak prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej?
Wszystko zależy od tego, czy przedsiębiorca jest podatnikiem VAT:
- ewidencja sprzedaży bezrachunkowej bez VAT i bez kasy fiskalnej – w tym przypadku przedsiębiorca ma dwie możliwości. Po pierwsze, codziennie, na koniec dnia (przed rozpoczęciem sprzedaży kolejnego dnia), może wystawiać dowód wewnętrzny i księgować go w KPiR. Ten sposób bywa jednak nieco uciążliwy dla osób, którym księgowość prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe. Drugą opcją jest prowadzenie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej i księgowanie jej na koniec każdego miesiąca w KPiR (najpóźniej do 20. dnia kolejnego miesiąca).
- ewidencja sprzedaży bezrachunkowej dla vatowca – kiedy sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT, ale nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej, a nabywca nie żąda faktury, transakcje zapisuje się w rejestrze sprzedaży VAT, a następnie dane umieszcza w KPiR.
Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej – jak wypełnić?
Szczegóły dotyczące zasad ewidencji sprzedaży nieudokumentowanej – jak wypełnić dokumenty, jak je zaksięgować itd. znaleźć można w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Ewidencja przychodów powinna zawierać numer porządkowy bądź okres (miesiąc), datę uzyskania przychodu oraz jego kwotę. Dane klienta nie są wymagane. Ewidencję należy zbroszurować i ponumerować jej karty.
