Harmonogram projektu - jak go stworzyć?
Każdy projekt przebiega według określonych etapów. Rozpoczyna się przyjęciem zlecenia, a kończy oddaniem gotowego produktu, usługi lub rozwiązania.
Im bardziej skomplikowane jest założenie, im większa liczba elementów składowych, tym łatwiej jest zagubić się w terminach i obowiązkach. M.in. właśnie dlatego tworzy się harmonogram projektu.
Niedopilnowanie któregoś etapu może grozić konsekwencjami finansowymi i wizerunkowymi, należy więc odpowiednio dużo uwagi poświęcić temu narzędziu.
Definicja harmonogramu według Internetowego Słownika Języka Polskiego PWN brzmi: „opis kolejności i czasu trwania kolejnych etapów jakiegoś przedsięwzięcia”.
Każdą sytuację - projekt służbowy, obowiązki firmowe itp. - należy rozpatrywać indywidualnie, ponieważ mogą determinować ją zupełnie różne zdarzenia. Jednak istnieje pewien uniwersalny zbiór czynności, które należy wykonać, by dobrze poprowadzić całe zadanie.
• Jednym z ważniejszych elementów budowania harmonogramu realizacji przedsięwzięcia jest wypunktowanie wszystkich czynników, które powinny zaistnieć, by zakończyć je sukcesem.
• Kolejnym krokiem jest określenie relacji między wyznaczonymi punktami - ich następstwa i współzależności.
• Istotne jest wyznaczenie czasu trwania poszczególnych etapów.
• Planując poszczególne kroki, trzeba mieć świadomość tego, w jakim czasie i w jakich terminach dostępne będą zasoby pozwalające wykonać odpowiednie zadanie.
Aby harmonogram był jasny, czytelny - najłatwiej będzie przedstawić go graficznie. Warto też dobrze przemyśleć nomenklaturę. Hasła i opisy muszą być dla wszystkich zrozumiałe i definiować te same pojęcia.
Zarządzanie projektami - harmonogram projektu
Mimo że tak naprawdę plan działania można stworzyć intuicyjnie, to jednak w dziedzinie zarządzania projektami istnieją odpowiednio opisane i zdefiniowane techniki, które powinny to ułatwić.
Jedną z popularniejszych metod tworzenia harmonogramu jest wykres Gantta. Dzięki niemu można graficznie przedstawić wykonywane kroki (nawet te dziejące się równolegle) z zaznaczeniem np. takich elementów jak zadania krytyczne, kamienie milowe.
Warto wspomnieć tutaj jeszcze o innych narzędziach, które pomagają uporządkować i zoptymalizować dany projekt. Są to m.in. ścieżka krytyczna (najdłuższy ciąg zdarzeń w projekcie, ułożony w takiej kolejności, że wykonanie jednego zadania jest niezbędne do przejścia na następny etap) czy metoda PERT.
Dobranie właściwej techniki należy do osób specjalizujących się w tworzeniu i kontroli projektów. Jest to bardzo odpowiedzialne zadanie, które może albo zoptymalizować cały proces, albo go skomplikować. Kierownik musi mieć duże możliwości decyzyjne, by odpowiednio reagować na dynamiczne zmiany w projekcie, ale też powinien odpowiednio poruszać się wewnątrz zespołu - motywować uczestników, sprawdzać postępy, weryfikować ewentualne błędy.
Harmonogram projektu - Excel
W związku z tym, że harmonogram projektu jest bardzo ważnym ogniwem, pozwalającym na właściwe wykonywanie zadań, powstało bardzo wiele aplikacji i programów, które mają wspomagać proces zarządzania czasem.
Jednak nadal w bardzo wielu instytucjach tworzy się harmonogram w Excelu. Popularność tego arkusza kalkulacyjnego, dostępne gotowe szablony, a także liczne instrukcje video zamieszczone w Internecie sprawiają, że jest on dobrym rozwiązaniem nawet dla osób, które dopiero zagłębiają się w tę tematykę.
To, jakie rodzaje harmonogramów będziemy stosować, z jakich wzorów korzystać i jakich używać programów, jest determinowane przez umiejętności osoby zarządzającej projektem, ale także przez stopień skomplikowania zadania.
