Inwentaryzacja – definicja, na czym polega, metody, etapy, cele, funkcje, zasady, ustawa

Inwentaryzacja to hasło doskonale znane wszystkim przedsiębiorcom prowadzącym księgi handlowe. Jest nazywana także spisem z natury i utożsamiana z remanentem. Kojarzy się z procesem mozolnym i czasochłonnym. Na czym polega inwentaryzacja, jakie są jej cele i funkcje? Czemu służy sporządzanie spisu z natury? Sprawdźmy!

Inwentaryzacja – co to? Jaki ma cel?

Każdy przedsiębiorca wie, że przeprowadzenie inwentaryzacji jest jego obowiązkiem. Powinna ona mieć miejsce ostatniego dnia każdego roku obrotowego. Z definicji inwentaryzacja jest zespołem czynności, które mają na celu ustalenie realnego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych przedsiębiorstwa, a także jego zobowiązań. Inwentaryzacja jest swego rodzaju kontrolą wewnętrzną, w wyniku której przedsiębiorca może wyjaśnić różnice pomiędzy stanem rzeczywistym, a tym wynikającym z ewidencji księgowej.

Wszelkie informacje dotyczące terminów, a także częstotliwości przeprowadzania spisu z natury, zostały określone w Ustawie o rachunkowości.

Inwentaryzacja polega na sporządzeniu spisu faktycznego obejmującego zapasy przedsiębiorstwa oraz porównaniu go ze stanem zaksięgowanym. Dzięki temu możliwe jest zastosowanie w przyszłości procesów, które pozwolą poprawić zarządzanie, a w efekcie doprowadzić do wzrostu zysków. Rozliczenie inwentaryzacji powinno być wykonane przed sporządzeniem sprawozdania finansowego w celu rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych.

W fachowej literaturze znajdziemy szereg informacji mówiących o tym, jak sprawnie przeprowadzić inwentaryzację. Wśród zasad gwarantujących sukces spisu z natury możemy wskazać między innymi zasadę terminowości i częstotliwości, która polega na przeprowadzeniu procesu zgodnie z terminami ujętymi w planie. Przyjęło się, że jedną z zasad przeprowadzania inwentaryzacji jest ta mówiąca o „zamkniętych drzwiach”. Co to oznacza? Nic innego jak wykonywanie czynności inwentaryzacyjnych w czasie, kiedy firma pozostaje nieczynna.

Ważny jest także dokładny pomiar i identyfikacja wartości pieniężnych i handlowych, a także określenie kolejności prac. W procesie ewidencji znaczenie ma także zasada kompletności i kompleksowości, czyli uwzględnienie wszystkich składników majątkowych będących na stanie.

Zasadą wzbudzającą nieco kontrowersji jest ta mówiąca o inwentaryzacji z zaskoczenia. Stosowana bywa ona w przypadku, gdy osoba zarządzająca ma na przykład ograniczone zaufanie do personelu danej jednostki. Wówczas może zlecić spis w najmniej oczekiwanym momencie. Na koniec warto wspomnieć o zalecanej zasadzie mówiącej o komisyjności oraz fachowości. Oznacza to, że spis z natury powinien być wykonywany przez co najmniej dwie odpowiednio wykwalifikowane osoby.

Metody inwentaryzacji

W różnych źródłach znajdziemy szereg informacji dotyczących sposobów inwentaryzacji. Wśród metod możemy wyróżnić trzy naczelne:

• spis z natury,
• uzgadnianie sald,
• weryfikacja ksiąg z dokumentami.

Co najważniejsze, sposoby dokonywania inwentaryzacji nie są regulowane przez Ustawę o rachunkowości. Zatem może ona zostać przeprowadzona według metod indywidualnie wybranych przez przedsiębiorstwo.

• potwierdzenie sald

Ta forma inwentaryzacji opiera się na uzgodnieniu sald, które obejmują stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych, wszelkie pożyczki i kredyty, a także należności i zobowiązania.

• weryfikacja

Kolejna metoda inwentaryzacji dotyczy weryfikacji stanu ewidencyjnego, czyli porównania stanów księgowych w księgach rachunkowych z danymi w innych dokumentach, rejestrach i kartotekach.

• pośrednia uproszczona

Metodę tę stosuje się, gdy niemożliwe jest przeprowadzenie spisu z natury. Składniki majątkowe spisywane są w przybliżeniu zgodnie z przyjętą procedurą np. szacowanie, próbę reprezentatywną, ocenę specjalistów itp.

• spis z natury

Choć wymieniany tu jako ostatni, spis z natury jest w istocie podstawową metodą przeprowadzenia inwentaryzacji, dlatego przyjrzyjmy się mu bliżej. Inwentaryzacja prowadzona według jego zasad służy ustaleniu stanu faktycznego składników majątkowych przedsiębiorstwa. Spis z natury polega na fizycznym policzeniu aktywów i naniesieniu danych na odpowiedni arkusz. Następnym krokiem jest porównanie składników z danymi zapisanymi w księgach rachunkowych.

Spisem z natury określa się także dokument pozwalający ocenić rzeczywisty stan ilościowy i wartość składników majątku firmy. Spis przygotowują z końcem roku przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgę przychodów i rozchodów. Spis jest zawsze ostatnim punktem KPiR w każdym roku podatkowym.

Jest też obowiązkowy, jeśli firma rozlicza się ryczałtem ewidencjonowanym. Przydaje się ponadto np. kiedy zmienia się wspólnik albo w momencie zamknięcia działalności gospodarczej. Choć wydaje się, że inwentaryzacja, spis z natury dotyczą tylko firm produkcyjnych czy sklepów, także przedsiębiorstwa usługowe mają obowiązek przygotować ten dokument.

Co musi zostać spisane? Spis z natury polega na sprawdzeniu, czy stan majątkowy firmy jest zgodny ze stanem ewidencji księgowej. A zatem poza towarami handlowymi na liście powinno się też umieścić półwyroby potrzebne w produkcji, wszystkie podstawowe i pomocnicze materiały, rzeczy, których produkcja jest w toku, a nawet odpady i braki.

Druk inwentaryzacji nie uwzględnia natomiast wyposażenia zakładu ani środków trwałych firmy (poza spisem przygotowywanym na zamknięcie działalności gospodarczej). Nie podlicza się też wartości niematerialnych i prawnych, czyli np. licencji.

Nawet jeśli w dniu inwentaryzacji firma nie dysponuje majątkiem, który można by podliczyć, należy uzupełnić arkusz. Łączna wartość wynosić będzie zero i taki zerowy spis z natury musi znaleźć się na końcu księgi przychodów i rozchodów w danym roku.

Zanim w firmie przeprowadzi się inwentaryzację, należy wyznaczyć jej czas, zakres oraz powołać komisję odpowiedzialną za dokonanie spisu. Członkowie komisji nie powinni znać stanu ewidencji księgowej. Nie mogą się nim bowiem sugerować, ustalając rzeczywistą ilość. Jeśli chodzi o spis z natury, druk powinien być sporządzony starannie i w sposób trwały. Nie należy wypełniać go zatem ołówkiem.

Arkusz spisu z natury nie jest szczególnie skomplikowany. Na wielu stronach internetowych z poradami księgowymi można znaleźć tabelę do pobrania, jednak nie ma żadnych przeszkód, aby taki szablon sporządzić samodzielnie.

Jakie elementy są w spisie obowiązkowe? Przede wszystkim należy podać nazwę firmy, datę inwentaryzacji i numer porządkowy spisu. Poszczególne wyliczone składniki majątku powinny być ponumerowane. Kolejne wiersze dokumentu muszą zawierać:

• nazwę składnika majątku,
• jednostkę miary (ile czegoś powinno być),
• ilość ustaloną w czasie spisu (ile czegoś jest),
• cenę w złotych i groszach,
• wartość składnika majątku (cena x ilość ustalona w spisie),
• łączną wartość spisu z natury.

Na koniec należy wpisać: „Spis zakończono na pozycji nr …” oraz podać imiona i nazwiska osób dokonujących spisu z natury. Zgodność obliczeń ze stanem faktycznym potwierdza podpis właściciela firmy.

Rodzaje inwentaryzacji

Inwentaryzację można podzielić według różnych kryteriów, np. częstotliwość, zakres, okoliczności jej przeprowadzenia. Przedsiębiorca decyduje o tym, jaka forma kontroli majątku będzie dla niego najbardziej funkcjonalna.

• inwentaryzacja ciągła

Ze względu na częstotliwość przeprowadzania wyróżnia się między innymi inwentaryzację ciągłą. Jej istotą jest weryfikacja stanu majątku w sposób sukcesywny tak, aby w wyznaczonym czasie został on ustalony dla wszystkich składników podlegających ewidencji. Inwentaryzacja ciągła zazwyczaj przeprowadzana jest w większych magazynach, gdzie składniki majątkowe rozliczane są ilościowo lub wartościowo. Bywa, że spis o charakterze ciągłym może trwać nawet cały rok.

• inwentaryzacja roczna

Drugi rodzaje inwentaryzacji to inwentaryzacja roczna. Przeprowadzana jest ona celem ustalenia dochodu do opodatkowania lub po to, by urzeczywistnić wynik finansowy firmy. Co jednak najważniejsze – umożliwia przygotowanie zamknięcia ksiąg rachunkowych. Jak mówi Ustawa o rachunkowości, inwentaryzacja roczna powinna mieć miejsce ostatniego dnia każdego roku obrotowego, jednak nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem tego roku i nie później niż do 15. dnia roku następnego.

• inwentaryzacja doraźna

Rozliczenie inwentury można podzielić także według kryterium powtarzalności. Tutaj z kolei wyodrębnia się m.in. inwentaryzację doraźną i cykliczną. Ta pierwsza, jak sama nazwa wskazuje, przeprowadzana jest doraźnie, w miarę potrzeb danej jednostki. Sytuacją, która może wymóc przeprowadzenie spisu inwentarza, będzie na przykład zmiana osoby odpowiadającej materialnie w przedsiębiorstwie, czy też postawienie firmy w stan upadłości.

• inwentaryzacja cykliczna

Inwentaryzacja cykliczna to jeden z rodzajów inwentaryzacji systematycznej. Jego cechą charakterystyczną jest stała częstotliwość powtarzania. Co to oznacza w praktyce? Zazwyczaj odbywa się w odstępach czasowych, które są z góry ustalone. Może mieć miejsca na przykład co kwartał, co dwa lata lub w innych, określonych odstępach czasu.

• inwentaryzacja nadzwyczajna

Spośród zasad i rodzajów inwentaryzacji możemy wyróżnić także inwentaryzację nadzwyczajną. Z tą do czynienia mamy wówczas, gdy wystąpią szczególne okoliczności uzasadniające jej przeprowadzenie. Konkretniej? Spis o charakterze nadzwyczajnym odbędzie się na żądanie czy wniosek organów zewnętrznych, a także w sytuacjach kryzysowych (np. kradzież z włamaniem), czy w przypadku wystąpienia klęsk żywiołowych (np. pożar, powódź). W powyższych okolicznościach spis może obejmować całość majątku lub jedynie jego część.

• inwentaryzacja częściowa

Klasyczna inwentaryzacja, czyli inwentaryzacja pełna, polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich aktywów i pasywów objętych spisem. Zdarzają się jednak sytuacje, w których nie zachodzi konieczność objęcia procesem całości majątku – dokładnie tak jak w wyżej omawianym przypadku. Optymalnym wyjściem w takiej sytuacji będzie właśnie inwentaryzacja częściowa obejmująca tylko niektóre składniki majątkowe przedsiębiorstwa. Może ona dotyczyć jedynie tych, które powierzone są osobie materialnie odpowiedzialnej, czy takich, które znajdują się na przykład w wybranych pomieszczeniach.

• inwentaryzacja kontrolna

Jak wiadomo, spis z natury jest podstawowym składnikiem kontrolnym przedsiębiorstwa. Jednym z wyodrębnionych rodzajów inwentaryzacji jest właśnie inwentaryzacja kontrolna - wykonywana w celach weryfikacyjnych. Zlecona może zostać zarówno przez organy zewnętrzne firmy, ale także osoby zarządzające przedsiębiorstwem. Do czynienia z nią możemy mieć na przykład w sytuacji, gdy kierownictwo firmy postanowi skontrolować i zweryfikować pracę poszczególnych organów.

Inwentaryzacja – kto musi ją zrobić?

Inwentaryzacja – według wspomnianej wyżej Ustawy o rachunkowości – jest obowiązkiem każdego przedsiębiorstwa, które prowadzi księgi rachunkowe. W dokumencie nie znajdziemy jednak żadnych wskazówek dotyczących zasad czy technik jej przeprowadzania. Z uwagi na to każda jednostka powinna wypracować je we własnym zakresie, a wybrany sposób przeprowadzenia ewidencji musi uwzględniać wielkość, rodzaj oraz specyfikę posiadanych zasobów.

Kary za brak inwentaryzacji

W przypadku niedopełnienia obowiązku inwentaryzacji przedsiębiorca musi liczyć się z konsekwencjami ze strony fiskusa. Zgodnie z art. 61. Kodeksu karnego skarbowego:

Art. 61. [Uchybienia w prowadzeniu księgi]
§ 1. Kto nierzetelnie prowadzi księgę, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.
§ 2. W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego określonego w § 1 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
§ 3. Karze określonej w § 2 podlega także ten, kto wadliwie prowadzi księgę.

Najczęstsze błędy w inwentaryzacji

Wybór metody sporządzenia spisu leży w gestii każdego przedsiębiorstwa i niestety często możemy spotkać się z pewnymi nieprawidłowościami związanymi z jej przeprowadzeniem. W jaki sposób ich uniknąć? Najlepiej zdecydować się na powszechnie wykorzystywane procedury organizacji czynności inwentaryzacyjnych i wykorzystać w tym celu reguły utrwalone przez ogólną praktykę, a opierające się na fachowej wiedzy. Warto wiedzieć, że inwentaryzacja może być przeprowadzana ręcznie lub też za pomocą narzędzi informatycznych. W tym celu można wykorzystać m.in. drukarkę etykiet, czytnik kodów kreskowych czy chociażby kolektory danych.

Do najczęstszych błędów popełnianych w czasie przeglądu stanu magazynowego należą:

• nieprzekazanie instrukcji inwentaryzacji pracownikom,
• nieprawidłowe dokumentowanie stanu magazynowego, wynikające ze zbyt ogólnych czy niejasnych wytycznych,
• ukrywanie nadwyżek lub niedoborów towarów,
• kompensowanie różnic inwentaryzacyjnych zbliżonymi artykułami,
• nieprzestrzeganie ustalonych terminów inwentaryzacji,
• pomijanie artykułów, które nie mają kodu kreskowego,
• nieumiejętna wycena składników,
• błędna weryfikacja przydatności składników,
• uwzględnianie w spisie artykułów niepotrzebnych, które miały zostać usunięte i nie powinny się znaleźć w dokumentacji jako nadwyżki,
• nieobecność osób odpowiadających materialnie za spisywane mienie.

Jak uniknąć błędów w inwentaryzacji?

Należy pamiętać, by instrukcja była dostępna dla wszystkich przeprowadzających inwentaryzację osób. Pracownicy muszą być odpowiednio przeszkoleni.

Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki. Wyznacza on osoby, które będą jej dokonywać, jednak jeśli chce przenieść na kogoś odpowiedzialność za poprawność inwentaryzacji, powinno to zostać udokumentowane na piśmie i z zachowaniem wszystkich ograniczeń prawnych. Zgodnie z art. 4. ust. 5 Ustawy o rachunkowości kierownik nie może na przykład przenieść odpowiedzialności na kogoś innego za przeprowadzenie inwentaryzacji dokonywanej w formie spisu z natury.

Istotne jest to, że dopuszczalne są różne metody inwentaryzacji, gdyż wspomniana ustawa nie reguluje samego sposobu jej przeprowadzania. Niemniej rozdział 3. tego aktu dostarcza ważnych informacji na temat ram prawnych przeglądu inwentarza firmy, dlatego każdy przedsiębiorca powinien się z nim zapoznać. Warto również zaznajomić się z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (art. 27-29 traktują o zasadach spisu z natury).