Porozmawiać czy wysłać e-mail – każdy z nas na pewno niejednokrotnie stanął przed takim dylematem. Czym warto się kierować, aby zminimalizować bariery komunikacyjne? Kiedy lepiej sprawdza się poczta elektroniczna, a kiedy konwersacja twarzą w twarz?
Kiedy przekazać informację drogą mailową?
E-maile to zdecydowanie bardziej formalny sposób, stąd też związana z nimi netykieta poczty elektronicznej. Lepszy w przypadku długich komunikatów, w których jasna interpretacja treści jest ważniejsza niż możliwość jej szybkiego omówienia.
Ten kanał sprawdza się też w kontakcie z wieloma odbiorcami. Wysłanie maila na temat planowanej imprezy integracyjnej z prośbą o potwierdzenie obecności jest o wiele szybszą i wygodniejszą opcją niż informowanie każdego pracownika z osobna albo fatygowanie wszystkich na zebranie o wyznaczonej godzinie.
E-mail w wielu przypadkach pozwala obu stronom zaoszczędzić czas. Jeśli sytuacja nie wymaga natychmiastowej reakcji odbiorcy, może on odpowiedzieć w najdogodniejszym dla siebie momencie pracy, nie przerywając innych zadań.
W jakich sytuacjach przekazywać informację poprzez rozmowę?
W przypadku drobnych spraw to najszybszy sposób komunikacji. Rozmowa w pracy pozwala także na przekazanie tego, co mieści się poza słowami – emocji, spontanicznych reakcji. Właśnie dlatego dobrze sprawdza się w sytuacjach uznawanych za trudne, np. negocjacji wynagrodzenia, gdy przełożony musi skrytykować podwładnego, czy wręczyć mu wypowiedzenie umowy.
Warto jednak pamiętać, że to, co przekazujemy ustnie, jest ulotne, może zostać przez drugą stronę odebrane nieco inaczejniż zgodnie z naszą intencją i w konsekwencji prowadzić do nieporozumień. Rozmówca może zapomnieć o rozmowie, zapamiętać tylko część informacji, zniekształcić przekaz.
Z tego względu wiadomości elektroniczne są też często stosowane jako przypieczętowanie tego, co zostało ustalone w komunikacji werbalnej. Ważne decyzje zawsze lepiej na wszelki wypadek „mieć na mailu”. Dlatego w wielu firmach codzienną praktyką jest podsumowanie ustaleń z ważnych spotkań w wiadomości wysyłanej na koniec do wszystkich uczestników.
Podsumowując, efektywna komunikacja w pracy w dużym stopniu zależy od tego, czy pracownicy wybierają odpowiednie kanały. Załatwianie wszystkich spraw mailowo nie jest dobrym rozwiązaniem, podobnie jak wyłączenie tego narzędzia i formy pisemnej w zupełności.
