Kontrola szafek pracowniczych – kiedy, na jakich zasadach

Szafki pracownicze stanowią własność pracodawcy, co jednak nie oznacza, że może on dowolnie kontrolować ich zawartość. Bezpodstawne kontrole są niedopełnieniem obowiązków pracodawcy i naruszeniem praw pracownika. Granica między tym, co legalne i nie, nie dla wszystkich jest oczywista. Czy pracodawca może kontrolować szafkę pracownika bez uprzedzenia? Kiedy przeszukanie szafek pracowników jest zgodne z prawem? Czy przedsiębiorca szanuje godność i inne dobra zatrudnionych, kiedy przeprowadza kontrole szafek bez zgody pracowników?

Kiedy trzeba zapewnić pracownikom szafki pracownicze?

Szafki na ubrania pracownicze to jeden z elementów, który ma zapewniać pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Jeśli jest to niezbędne, pracodawca jest zobowiązany do wyposażenia kadry w środki ochrony indywidualnej, odzież roboczą i obuwie. Jednocześnie pracownik powinien otrzymać dostęp do szatni i szafki na ubrania.

Wymagania, jakie powinna spełniać zakładowa szatnia, są opisane w Załączniku nr 3 do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 roku w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z przepisami – w zależności od warunków i specyfiki pracy – szatnia pracownicza to:

• szatnia odzieży własnej;

• szatnia wieszakowa;

• szatnia odzieży roboczej / ochronnej;

• szatnia podstawowa (połączona szatnia odzieży własnej i odzieży roboczej);

• szatnia przepustowa (dla pracowników mających styczność z substancjami trującymi, drażniącymi, promieniotwórczymi itp.).

Szafki pracownicze powinny zostać zapewnione w każdej firmie, w której pracownicy mają obowiązek przebierania się w strój służbowy bądź ubrania robocze. Liczba szafek powinna odpowiadać liczbie osób zatrudnionych. Niedopuszczalne jest rotacyjne korzystanie z szafek – szafki powinny być indywidualnie przypisane do danego pracownika.

Niezapewnienie szatni czy nieodpowiednia liczba szafek wykryta w trakcie kontroli przeprowadzanej przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP) traktowana jest jako złamanie przepisów BHP nakładających na pracodawcę obowiązek zapewnienia dostępu do pomieszczeń higieniczno-sanitarnych na określonych warunkach.

Szafki dla pracowników są obowiązkowe, jeśli w firmie konieczna jest:

• zmiana odzieży na roboczą/ochronną / służbową;

• praca w warunkach niebezpiecznych (oddzielne szafki na odzież osobistą i odzież ochronną);

• praca w warunkach brudzących (osobne szafki na odzież roboczą, która może ulec zabrudzeniu i osobistą).

Kiedy pracodawca nie musi zapewniać szafek na terenie zakładu pracy?

Pracodawca nie zawsze ma obowiązek zapewnienia dostępu do szafek. Według art. 4 pkt 2 załącznika nr 3 do rozporządzenia MPiPS pracownicy biurowi mogą przechowywać odzież w innych przeznaczonych do tego miejscach, na przykład na wieszakach lub w szafach. Takie miejsce do przechowywania odzieży powinno zostać wyodrębnione i wskazane pracownikom, ale pracodawca ma dowolność w kwestii jego urządzenia.

Kto może kontrolować szafki pracownicze?

Kwestia kontroli przeprowadzanych w szafkach pracowników uregulowana jest przez Kodeks pracy i przepisy BHP.

Osoby i instytucje uprawnione do kontroli to:

• pracodawca (bezpośrednia kontrola szafek pracowniczych i ich zawartości w zgodzie z obowiązującymi przepisami i zasadami współżycia społecznego);

• Państwowa Inspekcja Pracy (kontrola przestrzegania przepisów BHP, a w tym kontrola warunków korzystania z szatni i szafek ubraniowych);

• Państwowa Inspekcja Sanitarna (kontrola stanu sanitarnego szatni i szafek);

• Społeczna Inspekcja Pracy (kontrola warunków pracy z uwzględnieniem przepisów dotyczących szatni i szafek pracowników).

Aby kontrola przebiegała zgodnie z prawem i nie naruszała dóbr osobistych pracowników, pracodawca powinien wskazać uzasadniony powód jej przeprowadzenia – może być to np. kradzież w pracy lub inne nadużycie. Co więcej, pracodawca ma prawo posiadać zapasowe klucze do szafek pracowniczych – nie powinien jednak korzystać z nich bez uzasadnionej przyczyny, a także bez wiedzy i obecności pracowników.

Jak przebiega kontrola szafek w miejscu pracy?

Pracownik / pracownicy powinni zostać poinformowani o planowanej kontroli z odpowiednim wyprzedzeniem – ze wskazaniem nie tylko terminu, ale również powodu. Może być to na przykład widoczna informacja na tablicy ogłoszeń na terenie zakładu pracy.

Szef nie może otwierać szafek potajemnie i przeglądać rzeczy osobiste pracowników, kiedy ma na to ochotę. Kontrola szafki musi odbywać się w obecności pracownika, a jeśli nie jest to możliwe, w obecności zakładowego przedstawiciela pracowników.

Jeśli skontrolowane szafki pracownicze BHP będą zawierały zabronione / skradzione przedmioty, pracodawca może je zabezpieczyć i powiadomić o tym odpowiednie służby.

Kontrola szafek pracowniczych – w jakich sytuacjach jest legalna?

Na możliwość przeprowadzenia kontroli szafek pracowników przez pracodawcę wskazuje orzeczenie Sądu Najwyższego I PR 153/72, w którym wskazano jej zgodność z prawem, o ile takie działanie jest uwzględnione w przepisach zakładowych i przeprowadzane w zgodzie z zasadami współżycia społecznego.

• Kontrola szafek pracowniczych a Kodeks pracy

Przepisy Kodeksu pracy nie regulują bezpośrednio kwestii przeprowadzania kontroli szafek pracowników, jednak wskazują na konieczność poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika. Oznacza to, że Kodeks pracy nakłada na przedsiębiorcę obowiązek przeprowadzania ewentualnej kontroli na określonych zasadach.

Zgodnie z przepisami każdy pracownik powinien zostać poinformowany o sposobach kontrolowania i monitorowania w zakładzie pracy (w tym zakresu czy metod sprawdzania). Takie informacje można zawrzeć w przepisach wewnętrznych, na przykład w regulaminie pracy czy układzie zbiorowym pracy.

Bezpodstawna kontrola szafek pracowniczych

Szafki na ubrania pracownicze mogą być kontrolowane przez pracodawcę, ale każda kontrola powinna zostać przeprowadzona zgodnie z zasadami współżycia społecznego. Sprawdzanie szafek powinno być nie tylko uzasadnione (na przykład podejrzeniem kradzieży), ale także przeprowadzane w sposób, który nie narusza godności pracownika ani jego praw.

Jeśli pracodawca przeprowadzi kontrolę bezprawnie, pracownik może wyciągnąć wobec niego konsekwencje. Skutkiem bezpodstawnej kontroli szafek pracowniczych może być:

• zarzut o naruszenie dóbr osobistych pracownika i związana z tym odpowiedzialność odszkodowawcza;

• zarzut o mobbing w pracy (gdy szafki pracownicze są kontrolowane uporczywie i bezpodstawnie).

Kontrola szafek w zakładzie pracy może zostać uznana za bezpodstawną, jeśli:

• pracodawca dokonuje sprawdzania szafek bez uzasadnionego powodu;

• podstawą do kontroli jest podejrzenie kradzieży, ale dany przedmiot jest zbyt duży, aby mógł zmieścić się w szafce pracownika;

• kontrole i oskarżenia o kradzież są nie tylko częste, ale także nie mają podstaw, co można uznać za mobbing;

• pracownicy nie zostali poinformowani o kontroli lub kontrola jest przeprowadzana bez obecności pracownika / przedstawiciela pracowników np. po godzinach wykonywania pracy.

Czytaj także: ADHD a praca – czy trudno znaleźć zatrudnienie? Gdzie szukać pracy?