Jednoosobowa działalność gospodarcza i każda duża firma mogą zostać skontrolowane przez ZUS. Jak się przygotować na spotkanie z inspektorem? Jak wygląda cała procedura i ile zajmuje czasu?
Kontrole ZUS – czym są?
W przypadku przedsiębiorców kontrola ZUS obejmuje przede wszystkim ustalenie:
- czy składki są prawidłowo obliczane i opłacane,
- czy zgłoszono do ubezpieczeń społecznych wszystkie podlegające im osoby,
- czy firma informuje ZUS o istotnych zmianach.
Jeśli płatnik składek ZUS zalega z regulowaniem swoich zobowiązań, inspektorzy mają prawo przeprowadzić oględziny i spis majątku firmowego.
Kogo dotyczą kontrole z ZUS?
Nie tylko płatnik składek może zostać skontrolowany przez ZUS. Na inspekcję musi być także gotowa osoba na samozatrudnieniu, czyli firma jednoosobowa, której właściciel opłaca tylko własne ubezpieczenie.
Mówiąc o kontroli z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, najczęściej myślimy jednak o weryfikowaniu zwolnień i legalności pobierania zasiłków przez ubezpieczonych. Zdrowy pracownik na zwolnieniu lekarskim oznacza duże, nieuzasadnione koszty i dla pracodawcy, i dla ZUS. Kontrole mają zmniejszyć liczbę takich przypadków.
Czy ZUS informuje o planowanej kontroli?
Zanim w firmie stawi się inspektor, przedsiębiorca otrzymuje zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Następuje ona co najmniej po 7 i maksymalnie po 30 dniach od dostarczenia pisma. Jeśli firma chce przejść procedurę wcześniej, może złożyć wniosek, a gdy jest kontrolowana przez inną instytucję publiczną – ZUS odstąpi od działań lub ustali ich nowy termin.
Postępowanie kontrolne ZUS
W kontroli poza przedsiębiorcą ma prawo brać udział upoważniona na piśmie osoba. Działania inspektorów są prowadzone w siedzibie firmy lub miejscach prowadzenia działalności gospodarczej. Mogą się jednak odbyć w każdym miejscu, w którym przechowywana jest dokumentacja (na wniosek przedsiębiorcy) albo w placówce Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Przedsiębiorcy poddawani kontroli mają szereg obowiązków. Do najważniejszych należą:
- udostępnienie dokumentów związanych z zakresem kontroli,
- udostępnienie składników majątku w celu oględzin i dokonania spisu,
- zapewnienie warunków do prowadzenia czynności kontrolnych,
- udzielanie wyjaśnień,
- przedstawienie tłumaczeń na język polski dokumentacji sporządzonej w obcym języku.
Kontrole ZUS-u – na co musi zwrócić uwagę przedsiębiorca?
Prowadzenie działalności gospodarczej podczas kontroli bywa utrudnione, dlatego czas jej trwania jest ograniczony przez prawo. Roczny limit różni się w zależności od statusu przedsiębiorcy, wielkości firmy. Kontrola ZUS może trwać od 12 dni (mikroprzedsiębiorstwa, w tym samozatrudnieni) do 48 dni (duże przedsiębiorstwa) w ciągu roku.
Warto wiedzieć, że kontrola ZUS w firmie jednoosobowej i każdej innej musi być prowadzona zgodnie z zasadami ujętymi w Ustawie z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców. Inspektor ma obowiązek okazać legitymację służbową i upoważnienie do prowadzenia działań. Te powinny być zorganizowane sprawnie i w sposób możliwie niezakłócający pracy firmy. W przypadku naruszeń przedsiębiorca może w ciągu 3 dni złożyć pisemny sprzeciw, wraz z uzasadnieniem i wstrzymać dalszą kontrolę.
Inspektor ZUS. kończąc kontrolę, sporządza protokół, którego egzemplarz przekazuje przedsiębiorcy. W ciągu 14 dni można złożyć do niego zastrzeżenia, a ewentualne dokumenty korygujące należy dostarczyć w ciągu 30 dni, licząc od otrzymania protokołu (bądź od otrzymania informacji o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń).
Kontrole w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej
W przypadku samozatrudnionych, czyli przedsiębiorców niezatrudniających pracowników, ZUS kontroluje m.in. czy zasiłek chorobowy jest wykorzystywany zgodnie z celem, czyli czy ubezpieczony nie wykonuje pracy zarobkowej i czy zwolnienie lekarskie nie zostało sfałszowane.
