Masz kłopoty z dotrzymaniem terminów, przytłacza Cię nadmiar obowiązków, gubisz się w gąszczu spraw do załatwienia? Jeśli każdy Twój dzień wygląda jak skomplikowana operacja logistyczna, w której więcej jest chaosu i doraźnego reagowania na podbramkowe sytuacje niż konsekwentnej realizacji celów – wypróbuj metodę planowania pracy ABCDE. Pozwala ona uporządkować obowiązki służbowe, świetnie sprawdza się też w życiu prywatnym.
Metoda ABCDE – czym jest?
Metoda ABCDE ma dwa cele. Pierwszym jest ustalenie ważności zadań. Drugim natomiast zaplanowanie wykonywania poszczególnych czynności – zgodnie z priorytetami – w wyznaczonym czasie. Dzięki tej strategii zorientujesz się, jakie zadania są naprawdę istotne i nie można ich odkładać, a które mogą jeszcze chwilę poczekać.
Metoda jest bardzo prosta. Na początek wypisz na kartce czy w edytorze tekstu wszystkie zadania do wykonania w określonym czasie – na przykład w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca (lepiej zacząć od niewielkiego przedziału czasowego). Następnie do każdego celu przypisz etykietkę:
A – zadania, które muszą być wykonane natychmiast. Zwlekanie z nimi niesie ze sobą poważne konsekwencje;
B – pilne zadania, ale krótka zwłoka nie wywoła negatywnych skutków;
C – ważne zadania, jakie trzeba mieć na uwadze, ale które mogą poczekać;
D – zadania, dzięki którym uzyskasz korzyść, ale nie są pilne;
D – czynności, jakich nie musimy wykonać samodzielnie, nieistotne z punktu widzenia Twoich głównych celów, zadania poboczne;
E – zadania, których wykonanie nie wiąże się z uzyskaniem żadnych korzyści, zapychacze czasu. W wielu przypadkach można je po prostu usunąć z listy.
W kolejnym kroku ustal kolejność czynności. Te z etykietą A muszą być zrealizowane na początku – dopiero wówczas przechodzisz do zadań B itd.
Zalety wykorzystywania Metody ABCDE w pracy
Dokładne zaplanowanie zadań ma wiele korzyści. Zwróć uwagę na fakt, że kiedy stajesz przed złożonym projektem, wymagającym wielu różnych czynności, podjęcie pracy bywa przytłaczające – co zwiększa stres i frustrację w pracy, prowadzi do przemęczenia, a czasami też do prokrastynacji, odkładania trudnego, skomplikowanego zadania na później. Metoda ABCDE pozwala podzielić duże projekty ma małe cząstki. Ich realizowanie krok po kroku – zgodnie z przyjętym systemem – jest łatwiejsze. Metoda pomaga też na bieżąco śledzić postępy. Kontrola nad codziennymi zadaniami zdejmuje zaś z barków niepotrzebny stres.
Planowanie zadań zgodnie z metodą ABCDE może mieć też wymierne skutki – zwiększyć produktywność pracy, ułatwić dotrzymywanie terminów. Stosując metodę, będziesz bardziej skupiony na bieżącym zadaniu – i spokojny o to, że inne mogą na chwilę poczekać, są pod kontrolą.
Dokładne planowanie zadań wraz z ustaleniem priorytetów pozytywnie wpływa też na poziom zadowolenia z pracy. Znika konieczność brania nadgodzin oraz towarzysząca jej frustracja z powodu gonienia z obowiązkami służbowymi w czasie prywatnym.
