Metoda SMART w pracy – zastosowanie, efekty

Od jutra zacznę uczyć się języków obcych, bo przecież znajomość angielskiego to podstawa, a duński otworzy mi drzwi do zawrotnej kariery. Od jutra zacznę oszczędzać, zacznę trenować i zapomnę o słonych przekąskach. Od jutra zacznę czytać jedną książkę na tydzień, zapiszę się na kurs branżowy, a nawet na podyplomówkę. Od jutra zacznę być człowiekiem sukcesu... Fantazjując i planując w ten sposób, wydaje nam się, że obieramy dobry kierunek. A kiedy przychodzi „jutro", niewiele się zmienia. Dlaczego?

Sama chęć, by coś osiągnąć nie wystarczy. Wiemy, że musimy dokądś zmierzać. Dlatego tak chętnie wyznaczamy sobie cele, do których dążymy. Niekiedy pomimo wielu wysiłków, te nadal pozostają poza naszym zasięgiem. Dlaczego? Jednym z powodów jest nieumiejętne, czy nawet niewłaściwe wyznaczanie tych celów. Pomocna może okazać się tutaj metoda SMART. Co oznacza ten skrót i jak wyznaczyć sobie cele SMART? Sprawdź, w czym tkwi klucz do sukcesu i zacznij realizować swoje założenia!

Na czym polega metoda SMART?

Choć statystycznie to Nowy Rok jest czasem, kiedy najczęściej tworzymy sobie plany, cele i postanowienia, zazwyczaj porzucamy je już po kilkunastu dniach. Winowajcą jest najczęściej brak silnej woli, ale także nieumiejętność wypracowywania nawyków. Powód może być jeszcze – niewystarczająco dobrze sformułowany cel. Ten jest niezwykle ważny nie tylko w kontekście noworocznych postanowień. Ogromną rolę odgrywa także w biznesie, pracy, życiu codziennym. Tym sposobem dochodzimy do sedna, czyli koncepcji, która może nam pomóc w odpowiednim sformułowaniu celów. Metoda SMART – bo o niej mowa – zakłada, że odpowiednie wyrażenie celu jest kluczem do sukcesu. 

Zatem, co to jest SMART i o czym warto pamiętać, wyznaczając metodą SMART cele, które chcemy osiągnąć? 

Zasada SMART wywodzi się z nauk o zarządzaniu, jednak dziś rozprzestrzeniła się na wiele innych sfer życia, dalece wychodząc poza strefę stricte biznesową. Ideą, którą zakłada SMART metoda, jest sposób sformułowania celów zgodnie z pięcioma wskazówkami. Zabieg ten ma ułatwić planowanie i osiąganie celów, pozwalając na szybkie przystąpienia do ich realizacji, utrzymanie motywacji przez cały proces osiągania założeń oraz doprowadzenie działań do końca. Technika SMART wyróżnia się uniwersalnością, dzięki czemu możemy z powodzeniem stosować ją nie tylko w życiu zawodowym, ale także rozwoju osobistym.

Zasada SMART – co to znaczy?

Wiedząc już, na czym tak naprawdę polega metoda SMART, co to jest i na jakich płaszczyznach znajduje zastosowanie, warto wyjaśnić, co to znaczy SMART i co kryje się pod tym hasłem.

Nazwa SMART jest akronimem pięciu angielskich słów: specific, measurable, attractive, realistic / relevant, timely defined / time-bound. Dobór słów nie jest jednak przypadkowy, ponieważ wskazują one jednocześnie na kluczowe cechy, którymi powinien charakteryzować się dobrze sformułowany cel. 

Co więcej – w języku angielskim słowo „smart” oznacza także sprytny, mądry. To dodatkowo podkreśla ideę, którą wyróżniają się SMART zasady. Te prowadzić mają do ustalenia sprytnych celów, dzięki czemu szanse na ich realizację będą znacznie większe. 

Cel SMART, czyli jaki? 

Cele SMART to cele, które muszą zostać określone według konkretnych wytycznych. Zatem, jaki powinien być SMART cel? 

• S – Specific – Sprecyzowany

Metodologia SMART zakłada, że dany cel powinien być przede wszystkim sprecyzowany i konkretny. SMART planowanie nie pozostawia miejsca na jakiekolwiek domysły. Nasze założenia, które chcemy zrealizować, nie mogą być więc ogólnikowe. Chcąc wyznaczyć konkretny cel, warto zastanowić się po co oraz jak chcę go osiągnąć. Sprecyzowany cel to cel, który jasno określa końcowy przystanek drogi komunikuje, co dokładnie chcemy osiągnąć. 

Chcąc podać przykład celu SMART załóżmy, że chcemy zmienić pracę, a naszym celem jest znalezienie lepszej posady. W tym miejscu pojawia się pytanie – lepszej, czyli jakiej? Zamiast ogólnikowych założeń, technika SMART nakazuje, by postanowić, że znajdziemy pracę na konkretnym stanowisku, z konkretnym wynagrodzeniem. 

Pamiętajmy jednak, że nasza precyzyjność w wyznaczaniu zamierzeń nie może nas ograniczać, a powinna pozostawić minimalną przestrzeń zmiany, które możemy wprowadzić podczas drogi do osiągnięcia celu.

• M – Measurable – Mierzalny

Sprecyzowane cele SMART to jednak nie wszystko. Kolejną cechą, jaką musi wyróżniać się nasz cel, jest jego mierzalność. Dzięki temu na każdym etapie realizacji celu będziemy mogli weryfikować postęp i skuteczność dotychczasowych działań. Zdecydowanie łatwiej będzie nam dostrzec postęp, jeśli wyznaczymy sobie konkretny cel, który będziemy mogli zmierzyć. 

Według metody SMART, zamiast założenia, że do końca roku zwiększymy przychody firmy, należy przyjąć cel mówiący o zwiększeniu przychodów o konkretną wartość, na przykład 10 proc. Pamiętajmy, że zakładając ogólne cele, nie będziemy w stanie zauważyć żadnych postępów, co może negatywnie wpłynąć na naszą motywację. 

• A – Achievable – Osiągalny lub A – Attractive – Atrakcyjny

Cel SMART musi być osiągalny i atrakcyjny – w tym przypadku litera A rozumiana jest na dwa sposoby. Z jednej strony musimy dążyć do rzeczy, która jest dla nas osiągalna, a jednocześnie na tyle atrakcyjna, by motywowała nas do działania i dawała satysfakcję. Łatwo osiągalny cel, do którego droga pozbawiona będzie trudności i zawirowań, nie przyniesie nam takiej satysfakcji, jak np. osiągnięcie ambitnego celu biznesowego. Pamiętajmy więc, że cel SMART musi być wymagający i atrakcyjny, ale jednocześnie osiągalny. 

• R – Realistic – Realistyczny

Za osiągalnością celu, podąża także jego realność. SMART – zasada mówi o indywidualnym ustaleniu celu, którego osiągnięcie jest prawdopodobne z uwzględnieniem naszych możliwości. Zakładając realizację jakiegoś planu, weźmy pod uwagę dostępne zasoby, ale także wszelkiego rodzaju ograniczenia. Choć cel musi stanowić dla nas wyzwanie, byśmy mieli jakąkolwiek motywację do działania, jeśli wyznaczymy sobie coś, co jest nierealne, nasze przedsięwzięcie będzie z góry skazane na porażkę. 

Przykładowo – Twoim celem jest wybudowanie dużego i pięknego domu. Nie zakładaj, że cel zostanie osiągnięty w tydzień. Oczywiście postawienie fundamentów i wykończenie nieruchomości w takim czasie jest po prostu nierealne. To jaskrawy przykład, ale w codziennym życiu i w pracy nie zawsze od razu dostrzegamy, że nasze zamiary są niemożliwe do spełnienia. Metoda SMART pomaga wyznaczyć cel, który jesteś w stanie zrealizować. Pomocne będą na przykład pytania pomocnicze do jakiegoś celu. Postaraj się skonkretyzować zamiar, dowiedzieć się, jak ma przebiec cały proces. Warto też projekt podzielić na mniejsze cele czy mniejsze etapy. To pozwoli Ci kontrolować procesy i zwiększa szansę na zrealizowanie dużego projektu. 

Na koniec uwaga, można spotkać się także z wersją metody, w której R pochodzi od angielskiego słowa relevant, istotny, ważny. Istotne cele w pracy i w życiu osobistym to takie, które pozwalają na rozwój, mają znaczenie dla nas samych. Ważne, aby nie starać się realizować zamierzeń kogoś innego, jeśli my sami nie uważamy danego celu za wartościowy.

• T – Time-bound – Określony w czasie / Terminowy

Cel, który nie ma terminu, nie wróży powodzenia. Kiedy wyznaczasz cel, pamiętaj, że musi mieć on choćby przybliżoną datę realizacji. Bez niej zabraknie Ci motywacji do działania i podejdziesz do sprawy opieszale. Określenie celu w czasie będzie dla Ciebie motywatorem do działania. Przykład?

Jeśli chcesz zadbać o formę i zrzucić kilka kilogramów, ustal sobie cel, którym będzie schudnięcie 3 kilogramów do końca przyszłego miesiąca. Chcesz nauczyć się biegle mówić po angielsku? Niech Twoim pierwszym dużym celem będzie osiągnięcie poziomu A1 w trzy miesiące, a mniejszym, poświęcanie 30 minut dziennie na naukę. Ważne, żeby dokładnie wiedzieć, co kiedy musisz zrobić, by osiągnąć swój cel. Termin realizacji celu powinien być tak ustanowiony, byś z jednej strony nie czuł się przeciążony, a z drugiej nie miał zbyt wiele czasu na wykonanie zadania, by nie dawać sobie pola do prokrastynacji, czekania na ostatnią chwilę i przeciągania w nieskończoność swoich zamierzeń. Mała rada, w czasie wyznaczania celów SMART korzystaj z przydatnych narzędzi, takich jak planery, kalendarze, aplikacje do zarządzania projektami, zespołem itp. 

Starasz się wyznaczyć plan działania dla całego zespołu? Poznaj metodę action learning.

SMART, a może… metoda SMARTER?

Metodyka SMART należy bez wątpienia do jednej z najpopularniejszych. Warto jednak wiedzieć, że koncepcję tę możemy rozszerzyć o dwa dodatkowe elementy, czyli dwie cechy, którymi powinien wyróżniać się dobrze wyznaczony cel SMART. Dodatkowe cechy kryją się pod literą E oraz R. W efekcie powstaje metoda SMARTER. Słowo smarter po angielsku znaczy sprytniejszy, mądrzejszy. A jakie jest rozwinięcie dwóch dodatkowych liter?

• E – Evaluated – Oceniany

Dobry cel, a konkretniej droga, którą do niego dążymy, musi podlegać regularnej ocenie. W realizacji założeń i planów bardzo ważne jest bieżące ocenianie postępów. 

• R – Readjust – Regulowany / ponownie ustawiony 

W przypadku, gdy zajdzie taka potrzeba, nasz cel musi być podatny na modyfikację. Ustalając go, warto zostawić przestrzeń, która umożliwi nam delikatne przeformułowanie celu i dostosowanie go do nowych warunków. Elastyczność w określaniu celów i metod działania jest niezwykle istotna w zmieniającym się świecie, dlatego warto pamiętać także o tym punkcie w czasie planowania działań.

Bardzo często R w koncepcji SMARTER oznacza także recorded, czyli zapisany. Według specjalistów, zapisanie celu ma ogromną wagę, mówi się nawet, że cel niezapisany – nie istnieje. Utrwalenie celu w formie zapinanej ma znacznie zwiększyć szanse na jego realizację, ponieważ lepiej skupimy się wówczas na tym, co chcemy osiągnąć. 

Jak wyznaczyć cel SMART – przykłady

Jak wykorzystać SMART w praktyce? Wyobraźmy sobie, że planujemy naukę języka koreańskiego. Mamy taki pomysł, ponieważ nasza firma podejmuje właśnie współpracę z koreańskim kontrahentem. Podejrzewamy więc, że język przyda nam się w codziennej pracy, a jego znajomość może popchnąć naszą karierę do przodu. Cel: nauczę się koreańskiego – jest jednak bardzo mało konkretny. Zaplanuj zadanie zgodnie z metodą SMART:

• S – Specific – Twoim celem jest nauczenie się języka koreańskiego, z uwzględnieniem zwrotów branżowych, w ciągu półtora roku. Po 18 miesiącach chcesz komunikować się w tym języku w sposób swobodny w mowie i piśmie. 

• M – Measurable – plan nauki dzielisz na różne części, np. wymowa – zaplanowane lekcje z lektorem, ćwiczenie koreańskich znaków, gramatyka itp. Możesz też poprosić lektora języka koreańskiego, by pomógł Ci podzielić naukę na mierzalne etapy. 

• A – Achievable – może być nim zdanie certyfikowanego egzaminu językowego na określonym poziomie. 

• R – Relevant – w tym miejscu warto, byś zastanowił się, dlaczego faktycznie chcesz uczyć się koreańskiego i jak znajomość tego języka może pozytywnie wpłynąć na Twoje życie. Zauważ, że posługiwanie się koreańskim będzie oznaczać nie tylko korzyść zawodową – być może wkrótce zaczniesz odwiedzać ten kraj, będziesz mieć także lepszy dostęp do koreańskiej kultury i popkultury, np. koreańskich filmów, seriali nietłumaczonych na zachodnie języki. Postaraj się dostrzec różne pozytywne aspekty realizacji obranego celu. 

• T – Time-bound – ustal datę zakończenia planu. Może być nim np. data certyfikowanego egzaminu.

SMART – podsumowanie

Lubimy mieć ekscytujący cel, do którego dążymy. Jego ustalenie pozytywnie wpływa na naszą motywację i ciągły rozwój. Niekiedy jednak, pomimo usilnych starań i wzmożonych wysiłków, cel pozostaje poza naszym zasięgiem. Dlaczego? Przyczyny takiego stanu rzeczy możemy upatrywać prawdopodobnie w nieodpowiednim sformułowaniu celu. Tutaj z pomocą przychodzą właśnie cele SMART. 

Metoda SMART pomaga w formułowaniu celów w sposób precyzyjny, konkretny i jednoznaczny. Dzięki temu cel nie jest ani zbyt ogólny, ani zbyt łatwy, a jednocześnie staje się namacalny, możliwy do realizacji. Dzięki dokładnemu określeniu zamierzeń zwiększamy swoje szanse na realizację i osiągnięcie sukcesu. Kluczem jest w tym przypadku odpowiednie wyrażenie i sformułowanie celu, który będzie zgodny z pięcioma wytycznymi. Trzymanie się ich nie tylko ułatwi nam drogę dojścia na sam szczyt, czyli osiągnięcie założonego celu, ale także zmotywuje nas do pracy i szybkiego podjęcia działań. Metodyka SMART zakłada także bieżące monitorowanie postępów, a przede wszystkim doprowadzenie działań do końcu i nie poddanie się tuż przed metą.

Zgodnie z nią to, czy faktycznie uda się nam coś osiągnąć, zależy w dużej mierze od właściwego ustalenia, do czego dążymy. Jeśli ponosimy klęskę, nie udaje nam się zrealizować celu, to w znacznym stopniu dlatego, że popełniliśmy błąd już na etapie planowania.

Metoda SMART nie jest dla Ciebie? Sprawdź zatem, czym jest metoda zarządzania poprzez cele: OKR.