Nadpłata wynagrodzenia – co zrobić

Błąd leżący po stronie człowieka czy pomyłka wynikająca z błędnie działającego programu komputerowego – to nie ma większego znaczenia. Nadpłata wynagrodzenia oznacza, że pracownik otrzymał wyższe wynagrodzenie niż przewiduje umowa. Czy w takiej sytuacji pracodawca ma prawo ubiegać się o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia? Czy może potrącić nadpłatę z kolejnej pensji? A w końcu – czy sam pracownik ma obowiązek zwrócić zawyżone świadczenie? 

Nadpłata wynagrodzenia z winy pracodawcy – czy pracownik musi zwrócić różnicę? 

Kodeks pracy nie reguluje w żaden sposób okoliczności bezpodstawnego wzbogacenia się. Dlatego w sytuacji nadpłaconego wynagrodzenia obowiązują przepisy Kodeksu cywilnego, a konkretnie artykuł 405., zgodnie z którym: „kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do wydania korzyści w naturze, a gdyby to nie było możliwe, do zwrotu jej wartości". Teoretycznie nadpłata wynagrodzenia – niezależnie od tego, czy jest to wypłata wynagrodzenia w gotówce czy wynagrodzenie przelana na konto bankowe – jest dla pracownika bezpodstawnym wzbogaceniem się, wobec czego może się wydawać, że jest on zobowiązany do zwrotu zawyżonego świadczenia. A jak wygląda to w świetle przepisów? 

Co ciekawe, wyroki sądu zupełnie inaczej definiują jednak te kwestie. Nadpłata wynagrodzenia z winy pracodawcy nie obliguje pracownika do jej zwrotu. Osoba, która otrzyma zawyżone świadczenie ma prawo uznać, że pracodawca będący profesjonalnym podmiotem korzystającym z wyspecjalizowanych służb, wypłacił zasadne i zgodne z prawem wynagrodzenie, w związku z czym pracownik nie musi liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu. Na straży tego zdania stoi wyrok Sądu Najwyższego z 7 sierpnia 2001 roku. Pracownik ma więc prawo uznać, że wypłacone świadczenie zostało wyliczone w sposób właściwy. Co więcej, zwrot nadpłaconego wynagrodzenia dodatkowo komplikuje zapis art. 409 Kodeksu cywilnego, według którego: „obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa, jeżeli ten, kto korzystał zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu”. 

W świetle przepisów pracownik nie jest więc zobligowany do weryfikowania wysokości świadczenia, które otrzymał, a pracodawca nie powinien domagać się zwrotu nadpłaty wynagrodzenia, do której doszło z jego winy. 

Potrącenie nadpłaconego wynagrodzenia pracownika – jak to zrobić?

Nadpłata wynagrodzenia z winy pracodawcy wiąże się z pewnym ryzykiem. Przedsiębiorca, który wypłaci osobie zatrudnionej wynagrodzenie w wysokości wyższej niż należna, nie zawsze będzie w stanie odzyskać zawyżone świadczenie. Bez zgody pracownika odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia jest możliwe tylko w przypadkach, które wymienione zostały w Kodeksie pracy. 

Dokument ten wyraźnie wskazuje, jakich potrąceń może dokonywać pracodawca po odliczeniu składek na ubezpieczenie społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zgodnie z art. 87 § 1 potrąceniu podlegają jedynie: 

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,

• kary pieniężne. 

Wobec powyższego, w sytuacji, w której mamy do czynienia z nadpłaconym wynagrodzeniem, pracodawca nie może samodzielnie potrącić zawyżonego świadczenia. O zwrot nadpłaconej kwoty może ubiegać się jedynie drogą sądową na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu się. 

Co w sytuacji, gdy pracownik udzieli takiej zgody? Wówczas warto mieć na uwadze, że potrącenie nadpłaconego wynagrodzenia nie może być dokonane w dowolnej kwocie. Mimo zgody pracownika na potrącenie zawyżonego świadczenia konieczne jest zastosowanie kwoty wolnej od potrąceń, która zgodnie z art. 91 § 2 Kodeksu pracy wynosi:

• 100 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,

• 80 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów – przy potrącaniu innych należności.

Nadpłacone wynagrodzenie – czy do jego zwrotu konieczna jest zgoda pracownika? 

Wypłata wynagrodzenia jest wyczekiwanym momentem przez każdego pracownika. Każdy jest też świadomy wysokości należnego mu wynagrodzenia. Wydaje się, że w sytuacji, w której miejsce ma nadpłata wynagrodzenia z winy pracodawcy, szansę wykazać się ma uczciwy pracownik, który dobrowolnie zwróci nienależne mu świadczenie. Jeśli tak się nie stanie, czy zwrot nadpłaconego wynagrodzenia wymaga jego zgody?

W świetle prawa pracownik musi udzielić pisemnej zgody na zwrot nadpłaconego wynagrodzenia. Wzór takiego pisma musi zawierać informacje dotyczące wysokości należnej wierzytelności oraz sposób jej potrącenia. To w gestii pracodawcy leży sporządzenie dokumentu, jakim jest właśnie pismo do pracownika o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia. Wzór dokumentu bez problemu znajdziemy w internecie. 

To, co jednak najważniejsze – od powyższej zasady istnieje jeden wyjątek. Jest nim sytuacja, gdy pracownik pobiera wynagrodzenie „z góry”, czyli otrzymuje zapłatę przed wykonaniem pracy. Z takiego wynagrodzenia odlicza się w pełnej wysokości kwoty, które wypłacone zostały w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. 

Zwrot nadpłaconego wynagrodzenia – co w przypadku, gdy pracownik odmawia? 

Jak już wiemy, nadpłacone wynagrodzenie nie należy do kategorii należności, które pracodawca może potrącić z wynagrodzenia bez zgody pracownika. Jeśli zwróci się do niego z oficjalnym pismem o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia, a mimo to pracownik nie udzieli mu pisemnej zgody na potrącenie takiego świadczenia, pracodawcy pozostaje jedno rozwiązanie. 

Potrącenie nadpłaconego wynagrodzenia – jak to wygląda w przypadku wynagrodzenia minimalnego? 

Zgoda pracownika na potrącenie nadpłaty wynagrodzenia nie zawsze oznacza koniec batalii o zwrot omyłkowo wypłaconego świadczenia czy wypłacenia go w niewłaściwej wysokości. To, czy możliwe będzie szybkie i łatwe odzyskanie należności, zależy od dwóch kwestii – wysokości nadpłaconej kwoty oraz sytuacji, w której do czynienia mamy z wynagrodzeniem równym wynagrodzeniu minimalnemu. W pierwszy przypadku, gdy nadpłata wynagrodzenia okaże się zbyt duża, jedynym rozwiązaniem może być potrącenie jej w ratach. Jeszcze bardziej skomplikowanym przypadkiem wydaje się ten, w którym pracownik będzie zatrudniony w oparciu o umowę o pracę i będzie otrzymywał minimalne wynagrodzenie. Zgodnie z art. 87 § 1 Kodeksu pracy takie wynagrodzenie jest wolne od potrąceń. W praktyce oznacza to więc, że pracodawca nie będzie mógł potrącać określonych sum. Jedynym wyjściem jest tutaj uzyskanie pisemnej zgody pracownika na potrącenie nadwyżki.