Kierownik biura – wymagania
Każda firma potrzebuje osoby, która zajmie się organizacją, koordynacją oraz zarządzaniem pracy firmy. Taką osobę nazywa się kierownikiem biura. Obecnie coraz częściej można usłyszeć angielską wersję tej nazwy, czyli office manager. Jakie wymagania powinniśmy spełnić, jeżeli chcemy rozpocząć karierę na takim stanowisku? Najczęściej pracodawcy szukają ludzi z wyższym wykształceniem z zakresu administracji, zarządzania czy ekonomii. Prawda jest jednak taka, że najczęściej office managerami zostają absolwenci różnych kierunków humanistycznych, np. filologii, bibliotekoznawstwa, archiwistyki, polonistyki bądź kulturoznawstwa.
Jednym z najważniejszych wymagań jest przede wszystkim dobra organizacja pracy. Kierownik biura musi też odznaczać się dobrą odpornością na stres oraz wielozadaniowością. Każdy office manager musi biegle obsługiwać podstawowe programy komputerowe takie jak pakiet Office (czasem także wymagane są inne programy, które najczęściej podaje się w ofercie).
Kierownik biura – zakres obowiązków
Kierownika biura to osoba od zadań specjalnych. Musi wykazać dobrymi zdolnościami organizatorskimi, jak również kreatywnością. Do głównych zadań należą między innymi:
• nadzorowanie prac administracyjno-biurowych,
• planowanie i kontrolowanie kosztów funkcjonowania biura,
• sporządzanie zamówień,
• zarządzanie dostawami,
• serwisowanie sprzętu,
• kontakty z dostawcami urządzeń i artykułów biurowych,
• koordynacja korespondencji,
• dystrybucja poczty,
• rezerwacja biletów i hoteli w przypadku delegacji,
• uaktualnianie bazy wewnętrznych numerów telefonów.
Jak widać zakres obowiązków office managera jest spory, często też związany z branżą danej firmy. Jak zatem zostać kierownikiem biura? Podczas rekrutacji na to stanowisko warto podkreślić swoje zdolności organizacyjne. Jest to bowiem kluczowe na tym stanowisku. Kluczowa może także okazać się znajomość języków obcych, zwłaszcza w przypadku firmy, która współpracuje z zagranicznymi kontrahentami.
Koordynator biura – zarobki
Zakres obowiązków office managera jest bardzo duży. Czy przekłada się to na zarobki ludzi pracujących na takim stanowisku? Wynagrodzenie koordynatorów biur są zależne od miejsca pracy. Z reguły office manager zarabia od 2 000 do 3000 zł netto. W dużych firmach z zagranicznym kapitałem zarobki są znacznie wyższe. Dodatkowo kierownicy biura mogą liczyć na premie oraz liczne benefity pozapłacowe.
