Służbowy e-mail jest jednym z głównych narzędzi, wykorzystywanych w pracy biurowej. Okazuje się, że wysyłanie i odbieranie wiadomości może być źródłem ogromnego stresu w pracy. Czego nie lubimy w służbowej poczcie i na co powinniśmy uważać, by nie narazić się na kompromitację czy nawet kłopoty z szefem?
Zarządzanie pocztą elektroniczną w firmie – jak robić to efektywnie?
Poczta internetowa w miejscu pracy rządzi się swoimi prawami. Każdy zatrudniony musi znać zasady korzystania z niej. A to oznacza między innymi:
• ustawienie odpowiedniej stopki,
• właściwe tytułowanie pracowników, klientów etc.,
• pamiętanie o zwrotach grzecznościowych,
• dołączanie do maila współpracowników/przełożonych/klientów we właściwej opcji – DW/ CC (gdy adresaci mogą widzieć swoje adresy) lub UDW/ BCC (kiedy kolejni adresaci nie powinni o sobie wiedzieć),
• ustawianie autorespodnera w razie urlopu,
• zachowanie formalnego tonu wypowiedzi,
• używanie służbowej poczty do celów związanych z pracą,
• archiwizowanie niepotrzebnych wiadomości,
• niewysyłanie pustych wiadomości (chyba że w celach testowych, o czym wcześniej uprzedziliśmy daną osobę),
• niewysyłanie zbyt dużych załączników,
• zwięzłość wypowiedzi – e-mail to nie miejsce na esej, ale wymianę konkretów dotyczących pracy,
• nieprzesyłanie treści, np. w postaci plików lub linków, które mogą stanowić zagrożenie.
Dlaczego warto pamiętać o tych kwestiach? Sposoby na stres w pracy powinny być być dostosowane do czynników, które go wywołują. Jeśli stresująca jest dla nas bsługa poczty, dobrze jest poświęcić chwilę czasu, by poznać e-mailową etykietę.
E-mail – dlaczego nas stresuje?
W jaki sposób poczta elektroniczna może zwiększać stres w pracy? Wiele zależy od samych warunków i atmosfery w firmie. Jeśli kontakty z przełożonymi, współpracownikami lub klientami są dla nas ogólnie rzecz biorąc stresujące, już sygnał nadejścia nowej wiadomości może podnosić nam ciśnienie.
Wiele osób nie lubi czytać i odpisywać na maile również dlatego, że są to czynności odrywające od głównych obowiązków (o ile nasze stanowisko nie polega właśnie na obsłudze korespondencji przedsiębiorstwa).
Co jeszcze może być dla nas stresujące? Na przykład:
• wybranie odpowiedniej formy grzecznościowej, szczególnie, kiedy zwracamy się do przełożonego, managera, ważnego klienta czy współpracownika, którego mało znamy,
• obieranie wiadomości o alarmujących tytułach, np. „Pilne”, „Uwaga”, „Odpisz niezwłocznie!”,
• wiadomości, w których pojawia się dużo wykrzykników lub fragmenty bądź całość pisana KAPITALIKAMI,
• prowadzenie wymiany maili, którą widzi wiele osób – szczególnie, jeśli musimy wytłumaczyć się szefowi, a do konwersacji podpięty jest cały dział,
• omyłkowe wysłanie wiadomości do niewłaściwego adresata.
