Porządek na biurku − dobra organizacja to podstawa

„Jeżeli zabałaganione biurko jest oznaką zabałaganionego umysłu, oznaką czego jest puste biurko”? Tak mówił Albert Einstein. Niektórzy polemizują z genialnym naukowcem i twierdzą, że nie jest dobry ani chaos, ani całkiem pusty blat, a chodzi o to, by poukładać przedmioty biurowe tak, by były pod ręką, kiedy ich potrzebujemy. Jeszcze inni są zdania, że w aranżacji miejsca pracy ważna jest nie tyle funkcjonalność, co efekt psychologiczny − na przykład osoby zatrudnione w wielkich korporacjach w przestrzeni open space często chcą zindywidualizować swoje biurko, dzięki czemu czują się bardziej swobodnie. Kto ma rację? W drugi poniedziałek stycznia, czyli Dzień Sprzątania Biurka 2025, podpowiadamy, jak radzić sobie z biurkowym chaosem.

Dlaczego warto utrzymać porządek na biurku?

To pytanie wcale nie jest trywialne. Wielu z nas ma tendencję do zagracania przestrzeni, choćby dlatego, że nie przywiązujemy wagi do porządku, nie zauważamy zaśmiecania czy po prostu nie chce nam się sprzątać. Albo wydaje nam się, że coś może nam się później przydać... i ląduje w coraz bardziej eklektycznie wyglądającym stosie przedmiotów „na później”. Strategia dość ryzykowna, bo kiedy rzeczywiście zaczynamy potrzebować jednej z w ten sposób zachowanych na później rzeczy, i tak nie możemy jej znaleźć i po prostu kupujemy czy pożyczamy kolejną... Tę, po wykorzystaniu, dokładamy do stosu, który rośnie i zajmuje coraz więcej wolnego miejsca biurka, blatu stołu, szuflady...

Chaos wokół nas oznacza nie tylko stratę czasu (na szukanie potrzebnych rzeczy), gubienie tego, ale także problemy z organizacją pracy (w losowej gromadzie przedmiotów łatwo może umknąć to, co ważne i pilne!). Wielu osobom w nieuporządkowanej przestrzeni dużo trudniej się skoncentrować. Ponieważ przestrzeń wokół nas dostarcza wtedy ogromnej liczby bodźców, skupienie się na tym, na czym chcemy się skupić, może być dużo trudniejsze. Innymi słowy, bałagan na biurku oznacza rozpraszacze, a te są wrogiem efektywnej pracy.

Organizacja biurka w pracy

Na Twoim biurku jest wszystko, ale właściwie co? Jeśli z natury jesteś bałaganiarzem, zacznij od bardzo prostej zasady: jeśli chcesz mieć porządek i powstrzymać się od robienia bałaganu na biurku, musisz najpierw zidentyfikować każdy przedmiot i przypisać go do pewnej kategorii. Sprzątanie biurka zacznij od stworzenia takich kategorii. Przykładowo, wykorzystaj puste pudełka albo szuflady i podpisz każdą właściwą etykietką np.:

• dokumenty, 
• notatki, kolorowe karteczki,
• książki,
• teczki, segregatory, folie do dokumentów,
• długopisy i przybory do pisania, 
• taśmy, klipsy, spinacze, zszywki i zszywacze, dziurkacze, 
• drobna elektronika, baterie, 
• środki czystości, ścierki do monitora itp.
• kubki, przybory do picia i jedzenia, 
• jedzenie, przekąski,
• leki, suplementy, 
• zdjęcia, ozdoby, pamiątki, kwiaty w doniczkach, stroiki, 
• inne.

Wiele z tych zbiorów będzie wymagało dalszego uporządkowania, na przykład dokumenty czy notatki warto podzielić chociażby na bieżące i archiwalne, alfabetycznie, wg dat czy zgodnie z innym systemem, który będzie pasować do ich charakteru. 

Przyjrzyj się wszystkiemu, co zgromadziłeś / zgromadziłaś i zadaj podstawowe pytanie: co jest Ci potrzebne do bieżącej pracy, po co sięgasz od czasu do czasu, po co rzadko, a co nie jest Ci potrzebne nigdy? 

Wybierz rzeczy, które są niezbędne do pracy ciągle (lub często) i wyznacz dla nich stałe miejsce na biurku. Do ich uporządkowania wykorzystaj pojemniki, organizery, teczki, stylowe pudełka, cokolwiek wydaje Ci się odpowiednie i pozwoli utrzymać je na swoim miejscu.

Przedmioty, które są przydatne rzadko, usuń z blatu − przechowuj je np. w szufladach, szafce czy w pudełku. Niedaleko, ale niech nie rzucają się w oczy i nie zajmują przestrzeni na biurku.

Przedmioty, po które nie sięgasz nigdy, lądują w koszu albo, jeśli jesteś zobligowany do ich przechowywania, w miejscu, w którym nie są widoczne i nie będą Ci przeszkadzać. Warto być stanowczym: czy naprawdę potrzebujesz sześciu długopisów, z których działają tylko dwa? Po co trzymasz zeszyt ze starymi notatkami, których nie jesteś w stanie odczytać? Stara przepustka? Świstki papieru? Gadżety z firmowych imprez? Twoje stanowisko pracy to nie magazyn ani wystawa!

Zwróć uwagę także na kable. Wykorzystaj organizery i paski, by jak najlepiej je ukryć i by nie przeszkadzały Ci w codziennym funkcjonowaniu.

Niepotrzebne przedmioty na biurku − czyli co?

Warto zadbać o to, by na blacie biurka znajdowało się jedynie to, z czego korzystasz w codziennej pracy albo po co sięgasz często. Jednak nie wszystkie nieprzydatne w pracy przedmioty warto odłożyć na bok. Biurko to nie tylko bezosobowy pulpit, warto zadbać także o to, by czuć się przy nim komfortowo, by budziło pozytywne skojarzenia. Te obniżają stres, wspierają poczucie bezpieczeństwa i w efekcie sprzyjają efektywności pracy. Dlatego tak wiele osób trzyma na biurku np. zdjęcia bliskich, ramki z inspirującym cytatem, pamiątki z wakacji czy chociażby wahadło Newtona lub antystresowe gadżety. 

Jeśli uważasz, że takie przedmioty wesprą Cię psychicznie, dzięki nim czas spędzony przy biurku będzie przyjemniejszy, nie musisz z nich rezygnować. Wybierz jeden lub dwa takie przedmioty i znajdź dla nich stałe miejsce. Może to być na przykład kwiat oczyszczający powietrze, ramka ze zdjęciem, gniotek antystresowy itp.

Organizacja na biurku − jak nie zapomnieć, co gdzie jest?

Czasem po wysprzątaniu swojej przestrzeni może okazać się, że nie pamiętamy, gdzie włożyliśmy daną rzecz. Dlatego, porządkując biurko, musisz obrać pewną metodę, dzięki której będziesz wiedzieć, gdzie co jest − i trzymać się jej!

Który system będzie najlepszy? Możesz wykorzystać kolorowe teczki, kolorowe nalepki, przechowywać różne rzeczy alfabetycznie, po datach, po kategoriach transkakcji / operacji, po nazwach projektów... Ważne jest to, by trzymać się zasady ważności − im coś jest częściej potrzebne, tym bliżej siebie to przechowuj. Rzeczy, które są przydatne rzadko, odkładaj dalej, a najlepiej znajdź dla nich miejsce poza zasięgiem wzroku, by Cię nie rozpraszały.

Czytaj także: Świąteczna przerwa – jak się zmotywować do pracy po powrocie?

Co zrobić, by bałagan na biurku nie wrócił?

Utrzymanie schludnego biurka może być początkowo trudne, szczególnie, jeśli do tej pory Twoja przestrzeń w biurze przypominała nieco krajobraz po klęsce żywiołowej lub stary magazyn. Największą trudność stanowić będzie:

• nauczenie się, jakie jest miejsce przypisane każdej rzeczy. To niezbędne, by ją szybko lokalizować;
• zmiana przyzwyczajeń dotyczących odkładania rzeczy na ich miejsce oraz usuwania tego, co niepotrzebne.

Dlatego do całego procesu warto podejść jak do nauki nowej umiejętności i zrozumieć, że być może trzeba będzie włożyć pewien wysiłek w to, by utrzymywać dobrą organizację biurka. Początkowy zapał szybko minie, dlatego najważniejsze jest wyrobienie w sobie dobrych nawyków. Wkrótce będą przychodzić Ci naturalnie i po prostu staniesz się osobą, która z łatwością utrzymuje uporządkowane środowisko pracy.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci w walce z tendencją do robienia bałaganu na biurku.

• Rzuć okiem na biurko przed zakończeniem dnia pracy

W ferworze pracy możesz nie mieć do tego głowy − to zrozumiałe − ale na koniec każdego dnia poświęć minutę na odłożenie wszystkich rzeczy na swoje miejsce. Notatki odłóż tam, gdzie trzymasz świstki i karteczki, dokumenty zgromadź w jednym miejscu, usuń kubek po kawie czy pustą butelkę po wodzie, przełóż długopisy i inne artykuły biurowe do pojemników na nie itp.

• Wyznacz kwadrans w tygodniu na sprzątanie biurka

Kwadrans w tygodniu, najlepiej ostatniego dnia w tygodniu pracy, poświęć na uporządkowanie swojej przestrzeni. Poprzekładaj dokumenty tam, gdzie ich miejsce. To co już niepotrzebne przełóż do szuflady lub szafki. Wyrzuć śmieci i zepsute długopisy. Powkładaj do odpowiednich przegródek organizera spinacze, zszywki, ołówki, zakreślacze czy inne gadżety. 

• Utrzymuj czystość na biurku

Przynajmniej raz w tygodniu przetrzyj biurko, klawiaturę, myszkę, monitor środkiem czyszczącym do tego przeznaczonym. Usuń kurz, brud, plamy po kawie, wyrzuć śmieci. 

• Zadbaj o wygodę i udoskonalaj swoją przestrzeń roboczą

Co z tego, że uporządkujesz wszystko według jakiegoś systemu, jeśli efekt będzie dla Ciebie mało komfortowy? Przedmioty na biurku nie powinny krępować Twoich ruchów. Ręka niepisząca powinna móc swobodnie sięgać po to, co może być Ci potrzebne, a pisząca − mieć miejsce na dobre podparcie łokcia i swobodę ruchów. Jeśli nie będzie Ci wygodnie, wkrótce nabierzesz nawyku do odkładania przedmiotów tam, gdzie sięganie po nie będzie bardziej komfortowe. Dlatego zamiast ze sobą walczyć − przyjrzyj się swoim dotychczasowym przyzwyczajeniom oraz zmieniaj organizację biurka w taki sposób, by lepiej współgrała z twoimi potrzebami w czasie pracy.

• Zacznij etykietować

Nie musisz uczyć się na pamięć tego, co gdzie jest. Po prostu zacznij etykietować i podpisywać teczki, segregatory, notatniki czy pudełka. Dzięki temu szybciej znajdziesz to, czego potrzebujesz.

• Nowy stos dokumentów i przedmiotów − nie panikuj!

Środowisko pracy jest dynamiczne, a to oznacza, że musisz wymyślić sposób, jak łatwo przystosowywać się do nowych warunków. Nowy projekt wymaga, byś poznał górę nowego materiału, dokumentów, książek, a może masz za zadanie zaopiekowanie się jakimś nowym sprzętem? Nowości nie powinny wprowadzać chaosu do Twojej przestrzeni. Możesz znaleźć dla nich tymczasowe miejsce, ale pamiętaj, żeby pod koniec dnia albo tygodnia umieścić je tam, gdzie powinny się docelowo znajdować. W innym przypadku kolejne nowości wkrótce przykryją te obecne i wrócisz do dawnego chaosu!

Jak utrzymać porządek na pulpicie

Kolejną kwestią jest utrzymanie porządku na pulpicie komputera. Obecnie praca biurowa w większości przypadków jest wykonywana na komputerach. I tutaj także warto zachować ład w dokumentach. Stare, niepotrzebne foldery należy albo wyrzucić albo zarchiwizować. Najlepiej opracować własny system katalogowania tak, aby na pulpicie nie było całej masy dokumentów, a znalezienie tego potrzebnego nie było trudne. Jak się do tego zabrać? 

Po pierwsze, zacznij odpowiednio nazywać foldery. Często bowiem szukamy konkretnego pliku, ale zwyczajnie nie pamiętamy, jak go nazwaliśmy. Nazwa powinna precyzyjnie i krótko określać to, co zawiera katalog.

Po drugie, stosuj daty. Przykładowo, jeśli zarządzasz jakimiś dokumentami na przestrzeni wielu lat, pomocne będzie ich porządkowanie zgodnie z rokiem i miesiącem. 

Po czwarte, usuwaj to co niepotrzebne! Zwykle nie ma potrzeby gromadzenia wszystkiego na urządzeniu, a część materiałów obecnie i tak utrzymywana jest w chmurze. 

Po piąte, jeśli z braku czasu szybko stworzyłeś / stworzyłaś plik o nieczytelnej nazwie typu „qokreojtj", do którego wrzuciłeś / wrzuciłaś bieżące materiały, upewnij się, by pod koniec dnia lub przynajmniej tygodnia zrobić z tym porządek. Nadaj folderowi właściwą nazwę, umieść go we właściwym miejscu. Podobnie jak w przypadku sprzątania biurka, wyznacz czas na regularne porządkowanie cyfrowej przestrzeni.

Czytaj także: Płace w Polsce wkrótce będą jawne. „Nie jesteśmy na to gotowi” – ocenia ekspert rynku pracy Mateusz Żydek