Pracownik biurowy – zakres obowiązków, kwalifikacje, umiejętności zawodowe 2019-03-19

Pracownik biurowy – opis stanowiska


Praktycznie w każdej firmie zatrudniony jest przynajmniej jeden pracownik biurowy, który najprościej rzecz ujmując zajmuje się prowadzeniem firmy od strony organizacyjnej. Rodzaj wykonywanych obowiązków zależy w takim przypadku od charakteru przedsiębiorstwa, chociaż część zadań prawdopodobnie będzie się powtarzała. Osoba na takim stanowisku spędza większość czasu przed komputerem i sporadycznie opuszcza miejsce zatrudnienia (najczęściej na polecenie przełożonego np. w celu wysłania poczty lub załatwienia spraw urzędowych).

 

Zakres obowiązków pracownika biurowego


Do głównych obowiązkówpracownika biurowego należy między innymi gromadzenie, porządkowanie oraz archiwizowanie ważnej dokumentacji. Czuwa on nad prawidłowym przebiegiem korespondencji, często także odpowiada za kontakt z klientami. Dlatego musi to być osoba kontaktowa, a przede wszystkim poukładana i dobrze zorganizowana.
Pracownicy biurowi powinni także dbać o czystość. Do ich obowiązków może należeć zaopatrywanie firmy w najpotrzebniejsze środki chemiczne oraz produkty kuchenne.
Bardzo ważna jest też umiejętność zachowania tajemnicy. Jest to związane z dostępem do danych osób zatrudnionych w danej miejscu, których rozpowszechnianie jest niezgodne z prawem.

 

Wykonywanie pracy biurowej – czy wymaga specjalnych umiejętności i kompetencji


Wydawać by się mogło, że praca biurowa jest łatwa i przyjemna. Czasem jednak zwykły dzień w biurze może kojarzyć się gaszeniem pożarów. Zadań jest bardzo wiele, dlatego wykonując obowiązki, trzeba być dobrze zorganizowanym i spokojnym. W większości przypadków przełożony będzie wymagał wielozadaniowości i terminowości. Istotna jest także kultura osobista.


Umiejętności zawodowe pracownika biurowego


Pracownik biurowy przede wszystkim powinien posiadać umiejętności z zakresu zaawansowanej obsługi komputera (głównie pakiet MS Office) oraz innych urządzeń biurowych, takich jak: drukarka, faks, niszczarka do dokumentów czy kserokopiarka.
Przydatna jest również znajomość języków obcych (przynajmniej na poziomie podstawowym), zwłaszcza w przypadku kontaktów z zagranicznymi kontrahentami. W niektórych sytuacjach wymagana jest także znajomość branży, w jakiej specjalizuje się dana firma (np. znajomość słownictwa fachowego).
Zakres obowiązków jest bardzo szeroki, od codziennej organizacji pracy biura, po przygotowanie sal konferencyjnych na spotkania czy archiwizację dokumentów. Dlatego osoba na tym stanowisku powinna być skrupulatna oraz musi umieć ustalać sobie priorytety.
Warto także wspomnieć, że podwładny powinien przestrzegać zasad pracy przed monitorem. Siedzący tryb może bowiem źle wpłynąć na stan zdrowia. Częstym zjawiskiem są bóle kręgosłupa, głowy, zmęczenie i zaczerwienie oczu.


Przeczytaj także:

Skomentuj