W wielu firmach pracownicy korzystają z poczty e-mail, której adres zawiera imię, imię i nazwisko albo inicjały danej osoby. Choć skrzynka jest służbowa, niektórzy pracownicy korzystają z niej także do celów prywatnych – zapisują się na newslettery czy dostają powiadomienia z aplikacji (aby tego uniknąć, warto w regulaminie korzystania ze sprzętu umieścić stosowny zapis o zabronieniu korzystania z firmowej poczty do celów prywatnych). Kiedy właściciel skrzynki odchodzi z pracy, pojawia się pytanie: co zrobić z jego e-mailem? Czy przełożony może dowolnie przeglądać wiadomości, dalej korzystać ze skrzynki? Czy raczej trzeba ją niezwłocznie usunąć? Z jednej strony mamy ochronę danych osobowych, z drugiej interes pracodawcy. Jak to pogodzić?
Skrzynka pocztowa byłego pracownika – pożądane procedury
Bywa, że poczta elektroniczna jest powodem stresu w firmie, choć to przecież dla wielu osób podstawowe narzędzie pracy. Co więcej, w wielu firmach nie istnieją jasne reguły postępowania ze skrzynką e-mail po zwolnieniu się pracownika. Na uwadze trzeba mieć RODO i ochronę danych osobowych. Trudno jednak byłoby w dniu odejścia pracownika dezaktywować jego pocztę – i tym samym zamknąć sobie dostęp do znajdujących się tam dokumentów, kontaktów do klientów itd. Co zatem należy w takiej sytuacji zrobić?
Zacznijmy od RODO. Skrzynka e-mail przypisana do konkretnego pracownika zawiera dane, które można przetwarzać zgodnie z art. 6. ust. 1. Korzystanie ze skrzynki osoby już niepracującej uzasadnia podpunkt f, mówiący o tym, że przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, kiedy jest: niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią.
RODO narzuca pracodawcy (administratorowi danych) również ograniczenie celu przetwarzania, minimalizację przetwarzania danych. Musi ono być ukierunkowane na konkretny i uzasadniony cel, a zakres przetwarzanych danych powinien być jak najmniejszy. O ile zatem czytanie korespondencji byłego pracownika w celu odnalezienia ważnej faktury nie narusza prawa, o tyle przeglądanie jego rozmów z innym pracownikiem na tematy prywatne jest już niedopuszczalne.
Dobrą i wygodną procedurą w postępowaniu ze skrzynką byłego pracownika jest ustawienie autorespondera. Automatyczna odpowiedź powinna zawierać wskazanie, z kim należy się kontaktować w danej sprawie. Nie należy jednak wysyłać powiadomień do klientów, że umowa z pracownikiem została rozwiązana. Zdaniem prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych to lepsze i bezpieczniejsze rozwiązanie niż ustawienie przekierowania maila do innego pracownika. W tym przypadku nie ma się kontroli, jakie informacje zostaną przekazane, czy będą one miały charakter służbowy, czy prywatny.
Należy też ograniczyć dostęp do skrzynki. Nie powinni go mieć np. wszyscy współpracownicy w dziale, a jedynie te osoby, które ściśle współpracowały z byłym pracownikiem, np. jego bezpośredni przełożony. Dobrym rozwiązaniem jest zlecenie samemu pracownikowi, aby przed odejściem przekazał najważniejsze wiadomości swojemu następcy. Nie zawsze jednak jest to możliwe – np. w sytuacji zwolnienia bez okresu wypowiedzenia.
Warto sporządzić i przedstawić wszystkim pracownikom jasny i szczegółowy regulamin korzystania ze sprzętu firmowego, w tym także poczty e-mail. Zatrudnieni powinni wiedzieć, czy mogą korzystać z adresu e-mail w celach prywatnych, co dzieje się z wiadomościami, kiedy odchodzi się z pracy, idzie na dłuższy urlop, np. macierzyński.
Używanie skrzynki e-mail byłego pracownika przez pracodawcę – kary
Niedopuszczalne jest pozostawienie skrzynki do użytku wszystkich pracowników czy dalsze korzystanie z niej w kontakcie z klientami, tym bardziej jeśli nie będą oni mieli świadomości, że użytkownik maila już nie pracuje. Nie wolno również wykorzystywać imiennej skrzynki byłego pracownika do nawiązywania kontaktów z nowymi klientami.
Pracodawca, który akceptuje takie praktyki w swojej firmie, musi liczyć się z konsekwencjami. Za nieprzestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych grożą bowiem kary. Były pracownik może złożyć skargę na UODO, może też wytoczyć pozew za naruszenie danych osobowych przez pracodawcę i żądać odszkodowania.
Zgodnie z art. 107. RODO:
Kto przetwarza dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do ich przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch.
