Śmierć pracownika – wynagrodzenie, ekwiwalent za urlop, zasiłek pogrzebowy, podatek od wynagrodzenia

Śmierć pracownika powoduje wygaśnięcie stosunku pracy. Zgon pracownika nie zwalnia jednak pracodawcy z obowiązku rozliczenia należności przysługujących osobie zatrudnionej do dnia śmierci. Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą wówczas na małżonka lub inne osoby uprawnione do uzyskania świadczeń po zmarłym. Jak wygląda wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika i ile wynosi odprawa pośmiertna? Wyjaśniamy też, jakie są inne obowiązki pracodawcy po śmierci pracownika.

Zgon pracownika a obowiązki pracodawcy

Wygaśnięcie stosunku pracy spowodowane śmiercią pracownika niesie za sobą pewne konsekwencje prawne. Sytuacje związane ze zgonem osoby zatrudnionej reguluje między innymi art. 63. Kodeksu pracy. Warto pamiętać, że w sytuacjach, których nie reguluje Kodeks pracy, należy posiłkować się zapisami Kodeksu cywilnego. Zatem co warto wiedzieć w kwestii obowiązków pracodawcy po śmierci pracownika? Do czego zobowiązany jest pracodawca i jakich obowiązków musi on dopełnić?

Po pierwsze warto jasno zaznaczyć, że śmierć pracownika jest równoznaczna z wygaśnięciem stosunku pracy. W świetle obowiązujących przepisów, stosunek ten wygasa w momencie wystąpienia określonych zdarzeń, z których część ma charakter niezależny od obu stron umowy. Jednym z takich zdarzeń jest właśnie zgon pracownika. W tym przypadku wygaśnięcie stosunku jest oczywistą konsekwencją faktu, że podstawą stosunku pracy było świadczenie pracy przez konkretnego pracownika, które w świetle zaistniałych okoliczności nie może być kontynuowane. 

Z uwagi na to pierwszą kwestią, jaką musi wyjaśnić pracodawca, jest ustalenie daty zgonu pracownika, który określony został w akcie zgonu. W przypadku, gdy pracodawca nie otrzyma od rodziny zmarłego takiego dokumentu, ma prawo wystąpić do urzędu stanu cywilnego z wnioskiem o wydanie odpisu aktu zgonu. Uzasadnieniem złożenia wniosku będzie interes pracodawcy związany z obowiązkiem wypłacenia osobom uprawnionym świadczeń po zmarłym.

Wygaśnięcie stosunku pracy i śmierć pracownika rodzi po stronie pracodawcy kilka obowiązków. Wśród nich wymienić należy przede wszystkim: 

• wyrejestrowanie z ZUS zmarłego pracownika,

• naliczenie i wypłacenie osobom uprawnionym należnych pracownikowi świadczeń, które nie zostały wypłacone przed jego śmiercią,

• naliczenie i wypłacenie osobom uprawnionym odprawy pośmiertnej,

• wystawienie świadectwa pracy zmarłego pracownika.

Śmierć pracownika a ZUS

W sytuacji, gdy odnotowany zostanie zgon pracownika, pracodawca musi pamiętać przede wszystkim o wyrejestrowaniu zmarłego pracownika z ZUS. Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca w ciągu 7 dni od zaistnienia faktu będącego podstawą do wyrejestrowania musi złożyć formularz ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania 500, czyli „zgon osoby ubezpieczonej”. Formularz ZUS ZWUA dostępny jest na stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Kolejną kwestią, której dopilnować musi pracodawca, jest rozliczenie należności, które przysługiwały pracownikowi aż do momentu zgonu, a także w określonych przypadkach wypłacenie odprawy pośmiertnej. 

Wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika

Pracownikowi za wypełnione obowiązki zawodowe przysługuje wynagrodzenie. Zgon pracownika nie zwalnia pracodawcy z tego obowiązku. Wynagrodzenie w dalszym ciągu pozostaje więc świadczeniem, które należne jest za wykonaną pracę. Świadczenia te wypłaca się osobom uprawnionym. Kwestia takich osób jest wyraźnie regulowana przepisami Kodeksu pracy.

Co jeszcze warto wiedzieć w sprawie zagadnienia: śmierć pracownika a wynagrodzenie? W przypadku śmierci pracownika obowiązkiem pracodawcy jest wyliczenie wynagrodzenia za przepracowany okres aż do dnia zgonu. Wyliczenie powinno obejmować płacę zasadniczą wraz ze wszystkimi należnymi pracownikowi dodatkami. Wśród nich wyróżnić możemy między innymi: 

• dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych,

• dodatek za pracę w godzinach nocnych,

• dodatki funkcyjne,

• premie regulaminowe,

• nagrody. 

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop po śmierci pracownika

Co w sytuacji, gdy zmarły pracownik nie wykorzystał należnej mu puli urlopu wypoczynkowego? Wówczas obowiązkiem pracodawcy jest także obliczenie ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Liczbę dni, za które przysługuje świadczenie, określa się proporcjonalnie do daty śmierci pracownika oraz stażu jego stażu. 

W sytuacji, gdy wygasł stosunek pracy i naliczane jest wynagrodzenie pracownika należne osobom uprawnionym, od wysokości wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy nie potrąca się składek na ubezpieczenie społeczne, natomiast konieczne jest odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy.

Odprawa pośmiertna pracownika

Wypłata wynagrodzenia oraz dodatków po śmierci pracownika, to nie jedyny obowiązek pracodawcy. Rodzinie zmarłego pracownika przysługuje także odprawa pośmiertna. 

Warto także pamiętać, że w przypadku, gdy pracownik zatrudniony był u kilku pracodawców jednocześnie, odprawę pośmiertną dla rodziny pracownika powinien wypłacić każdy z pracodawców. 

• Odprawa pośmiertna – jak liczyć?

Wartość odprawy pośmiertnej ustala się na podstawie stażu pracy u danego pracodawcy. Obowiązują trzy różne wysokości takiego świadczenia:

• świadczenie w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia – w przypadku pracownika, który zatrudniony był krócej niż 10 lat wynosi. 

• świadczenie w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia – dla pracownika, który zatrudniony był co najmniej 10 lat, 

• świadczenie w wysokości sześciomiesięcznego wynagrodzenia – w przypadku pracownika o stażu pracy co najmniej 15 lat. 

• Jakie dokumenty do odprawy pośmiertnej? 

Odprawa pośmiertna powinna trafić do uprawnionych osób, zgodnie w zapisami w Kodeksie pracy. To na pracodawcy ciąży obowiązek ustalenia osób uprawnionych do wypłaty należności. Konieczne będzie zatem przedstawienie dokumentów poświadczających uprawnienia. Wśród nich – w zależności od sytuacji – wymienić należy przede wszystkim:

• akt zgonu pracownika, 

• akt małżeństwa, 

• zaświadczenie z ZUS o spełnieniu wymagań do uzyskania renty rodzinnej, 

• postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,

• kserokopia dowodu tożsamości.

• Odprawa pośmiertna – komu przysługuje?

Odprawa pośmiertna jest jednorazowym świadczeniem pieniężnym, które wypłaca się uprawnionym członkom rodziny zmarłego. Tak jak zostało wspomniane wcześniej, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy jest to małżonek i inni członkowie rodziny spełniający warunki niezbędne do uzyskania renty rodzinnej zgodnie z przepisami o emeryturach i rentach wypłacanych z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W przypadku, gdy wśród uprawnionych osób są małoletni, wówczas odprawę wypłaca się na ręce ich prawnego opiekuna.

Odprawę pośmiertną dzieli się w równych częściach pomiędzy wszystkich uprawnionych członków rodziny. W sytuacji, gdy do świadczeń po zmarłym pracowniku uprawniony jest tylko jeden członek rodziny, wówczas otrzymuje on połowę odprawy pośmiertnej oraz całość wynagrodzenia za przepracowany przez pracownika okres.

• Kiedy pracodawca nie musi wypłacić odprawy pośmiertnej?

Wypłata odprawy pośmiertnej jest obowiązkiem pracodawcy, którego musi on dopełnić w stosunku do zmarłego pracownika, a konkretniej – osób uprawnionych do odbioru odprawy. Warto jednak wiedzieć, że istnieje pewien wyjątek od tej reguły. Pracodawca jest zwolniony z obowiązku wypłaty odprawy pośmiertnej wówczas, gdy z własnych środków ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez ubezpieczyciela jest wyższe niż należna odprawa. W sytuacji, gdy odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest jednak niższe, pracodawca zobowiązany jest wypłacić różnicę. 

Zasiłek chorobowy po śmierci pracownika – jak wygląda rozliczenie ZUS?

Zasiłek chorobowy należny zmarłemu pracownikowi można wypłacić osobom uprawnionym do podjęcia wynagrodzenia lub dochodu ubezpieczonego i rozliczyć go w ciężar składek na ubezpieczenie społeczne. Wówczas zasiłek chorobowy należy rozliczyć i wykazać w dokumentach rozliczeniowych składanych do ZUS właśnie jako zasiłek. 

Śmierć pracownika a świadectwo pracy 

Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie akt pracownika. To właśnie w tych dokumentach powinno znaleźć się także świadectwo pracy. Wszelkie zasady związane z wystawianiem i wydawaniem takiego dokumentu po śmierci pracownika regulują przepisy. Wiemy już, że zgodnie z nimi śmierć pracownika skutkuje wygaśnięciem stosunku pracy. W świadectwie pracy pracodawca jako powód rozwiązania stosunku pracy musi zatem wskazać wygaśnięcie umowy, którego powodem jest właśnie śmierć pracownika. 

O wydanie świadectwa pracy po śmierci pracownika wnioskować może jego rodzina i osoby uprawnione do ubiegania się o świadczenia po śmierci. Na wydanie takiego dokumentu pracodawca ma 7 dni od momentu złożenia wniosku. 

Śmierć przedsiębiorcy a działalność firmy, świadczenia

A jak kształtuje się sytuacja w przypadku śmierci przedsiębiorcy? Czy spadkobiercy mogą płynnie kontynuować działalność firmy nawet po śmierci właściciela? Zasady przekazywania firmy następcom, po śmierci przedsiębiorcy, reguluje Ustawa z dnia 5 lipca 2018 roku o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw. Warto więc wiedzieć, że sukcesja firmy pozwala zachować jej płynność finansową  i nieprzerwane działanie po śmierci przedsiębiorcy. To właśnie dzięki takiemu rozwiązaniu, biznes może generować przychód nawet wtedy, gdy sprawy spadkowe nie zostały jeszcze uregulowane.