Czy za czas urlopu pracownikowi przysługuje dodatkowe świadczenie urlopowe od pracodawcy? Kiedy w i jakich sytuacjach będzie wypłacane oraz jakie kryteria trzeba spełnić, by je otrzymać? Czy jest ono tym samym co wczasy pod gruszą?
Świadczenie urlopowe - co to jest?
Świadczenie urlopowe to dodatkowe środki wypłacane pracownikowi przez pracodawcę, które są związane z wykorzystaniem urlopu wypoczynkowego. W założeniach ustawodawców mają one pomóc pracownikowi sfinansować sobie pobyt na urlopie, co przełoży się na to, że pracownik bardziej wypocznie i po powrocie będzie efektywniejszy. Przepisy, które opisują świadczenia urlopowe, zawarte są w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, a nie w Kodeksie pracy (nie obejmuje ich zatem tzw. prawo urlopowe - dział VII KP).
Świadczenia urlopowe dotyczą firm, które zatrudniają mniej niż 50 pracowników i zdecydowały się na nietworzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Rezygnacja z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest dostępna jedynie dla firm spoza sfery budżetowej (w firmach budżetowych istnieje obowiązek tworzenia ZFŚS niezależnie od liczby pracowników). Każda firma, która zatrudnia poniżej 50 pracowników i nie chce tworzyć ZFŚS, może podjąć decyzję o wypłacie świadczeń urlopowych.
Czy firma zatrudniająca powyżej 50 osób może wypłacać świadczenia urlopowe dla pracowników?
• Jeśli posiada ZFŚS, to będzie najczęściej wypłacać dodatek urlopowy nazywany wczasami pod gruszą (nie jest to świadczenie urlopowe).
• Jeśli zrezygnowała z ZFŚS (są przepisy, na mocy których może to zrobić), ma prawo zdecydować się na wypłatę świadczenia urlopowego, ale w takiej sytuacji nie będzie to świadczenie w rozumieniu przepisów ustawy, tylko dodatkowe świadczenie określone w regulaminie wynagradzania. Ta różnica jest o tyle istotna, że zmienia kwestie składek i opodatkowania. O ile bowiem świadczenie urlopowe opisane w ustawie jest zwolnione ze składek ZUS, o tyle, jeśli takie dodatkowe świadczenie swoim pracownikom zafunduje pracodawca posiadający ponad 50 pracowników, to będzie musiał już odprowadzić od niego składki ZUS. W efekcie duże firmy rzadziej decydują się na wypłatę świadczeń urlopowych.
Świadczenie urlopowe - czy jest obowiązkowe?
Firma, która zrezygnowała z ZFŚS, może wypłacać pracownikom świadczenia urlopowe. Nie jest to jednak jej obowiązkiem. Świadczenia urlopowe mają bowiem charakter dobrowolny. Oznacza to, że przepisy ustawy dają firmie możliwość stworzenia takiego świadczenia, ale pracodawca może z niego zrezygnować. Aby to zrobić, powinien poinformować swoich pracowników, że nie będzie wypłacał świadczenia urlopowego w danym roku.
Informacja o niewypłacaniu świadczenia urlopowego powinna zostać przekazana pracownikom do dnia 31 stycznia roku, którego dotyczy wypłata świadczeń (art. 2 rozdz. 2 Ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Informacje o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego mogą być podane jednocześnie.
A co stanie się, jeśli rezygnacja z wypłaty świadczenia urlopowego nie zostanie podana do wiadomości pracowników w określonym przepisami terminie? Czy wtedy pracodawca powinien takie świadczenie wypłacić? Ze względu na to, iż brak jest w przepisach jasno określonych sankcji, kilka wyroków sądów przychyliło się już do opinii, że termin podany w ustawie ma charakter jedynie instrukcyjny i jego przekroczenie nie powoduje obowiązku wypłaty świadczeń. Podsumowując, odpowiedź na pytanie: „Czy świadczenie urlopowe jest obowiązkowe?” brzmi – zdecydowanie nie. W praktyce w większości firm prywatnych nie jest ono obecnie wypłacane.
Świadczenie urlopowe a wczasy pod gruszą
Wbrew dość powszechnej opinii świadczenie urlopowe nie jest finansowane z funduszu socjalnego. Wypłacają je ci pracodawcy, którzy nie tworzą ZFŚS. De facto nie ma czegoś takiego jak świadczenia urlopowe z ZFŚS. W firmach, które zdecydowały się (bądź musiały) utworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych istnieje jednak opcja dofinansowania wypoczynku ze środków ZFŚS (zasiłek urlopowy) i takie świadczenie urlopowe z funduszu socjalnego nosi nazwę wczasów pod gruszą.
Należy zatem rozróżnić:
• świadczenie urlopowe – czyli dodatkowe pieniądze dla pracowników w firmie nieposiadającej ZFŚS, która zdecydowała się wypłacać świadczenia po spełnieniu przez pracownika ustawowych kryteriów,
• wczasy pod gruszą – świadczenie związane z wypoczynkiem, wypłacane w firmach, które mają ZFŚS; jest wypłacane z uwzględnieniem sytuacji materialnej pracownika.
Dodatek urlopowy - komu przysługuje?
To, komu należy się świadczenie urlopowe, nie jest uzależnione od sytuacji rodzinnej, materialnej czy zdrowotnej pracownika. Świadczenie wakacyjne może otrzymać każdy pracownik, który:
• jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę (osoby wykonujące pracę na podstawie innych form – np. umowy-zlecenia czy umowy o dzieło nie mają prawa do tego, by otrzymać świadczenie wakacyjne),
• korzysta nieprzerwanie z 14-dniowego urlopu wypoczynkowego (nie ma tu znaczenia, ile w tym czasie było dni roboczych).
Warto pamiętać, że to, komu przysługuje świadczenie urlopowe, nie będzie też zależne od stażu pracy.
Wypłata świadczenia urlopowego – zasady
1. Kto wypłaca świadczenie urlopowe?
Robi to pracodawca, a środki przeznaczone na świadczenia pochodzą ze środków obrotowych pracodawcy. Jeśli firma zatrudnia mniej niż 50 pracowników i zdecyduje się na wypłatę świadczeń urlopowych, może zaliczyć te wydatki w koszty uzyskania przychodu.
2. Kiedy wypłaca się świadczenie urlopowe?
Termin wypłaty świadczeń powinien być określony w regulaminie wynagradzania. Przepisy mówią, że ostateczna data wypłaty świadczenia urlopowego to ostatni dzień przed urlopem pracownika.
3. Świadczenie urlopowe – kwota
Ustawa nie precyzuje, jaka jest minimalna wartość świadczenia urlopowego. Określa jedynie stawkę maksymalną, która nie może przekraczać kwoty odpisu podstawowego na ZFŚŚ w danych roku kalendarzowym. Wartość ta jest uzależniona od wysokości przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce w II półroczu poprzedniego roku.
W 2019 roku maksymalna wysokość świadczenia urlopowego dla pracownika wynosi:
• 1229,30 zł brutto dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach,
• 1639,07 zł brutto dla pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach.
Wyliczenie świadczenia urlopowego będzie zatem kwestią indywidualną zakładu pracy. Można jedynie ustalić jego górną granicę. Nie istnieje zatem nic takiego jak kalkulator świadczenia urlopowego. Jeśli pracownik chce wiedzieć, ile otrzyma, powinien sięgnąć do regulaminu wynagradzania w swoim zakładzie pracy. To, ile wynosi świadczenie urlopowe, jest też uzależnione od wymiaru czasu pracy (ustala się je proporcjonalnie).
4. Świadczenie urlopowe a ZUS
Pieniądze wypłacane z tytułu świadczenia urlopowego są zwolnione ze składek ZUS (art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2191 ze zm.), ale należy odprowadzić od nich podatek dochodowy.
5. Świadczenie urlopowe a komornik
Świadczenie urlopowe może podlegać zajęciu komorniczemu do pełnej kwoty, ale tylko wtedy, kiedy tytuł wykonawczy dotyczy „wynagrodzenia za pracę i innych wierzytelności”. Jeśli dotyczy jedynie wynagrodzenia za pracę, to świadczenia urlopowego nie można zająć.
6. Świadczenie urlopowe a zwolnienie lekarskie
Czy pracownikowi, który zgłosił wniosek o urlop wypoczynkowy, ale się na nim rozchorował i przyniósł zwolnienie lekarskie, przysługuje świadczenie urlopowe?
Niestety nie – choroba przerywa bieg urlopu wypoczynkowego i jeśli pracownik z jej powodu nie wykorzysta minimum 14 dni kalendarzowych na urlop, nie nabywa prawa do świadczenia, a jeśli je już uzyskał, będzie musiał je oddać.
Na szczęście może wnioskować o kolejny urlop i jeśli spełni kryteria (14 dni ciągłego wypoczynku), to otrzyma świadczenie urlopowe. Warto pamiętać, że przysługuje ono tylko raz w roku.
Wniosek o wypłatę świadczenia urlopowego
Na jakiej podstawie firma przyznaje dodatek, czy należy wypełniać jakieś dedykowane druki? Pracodawca jest zobowiązany do wypłacenia świadczenia, jeśli pracownik spełni wszystkie wymagane kryteria (czyli ma umowę o prace i weźmie 14-dniowy nieprzerwany urlop). Wniosek o świadczenie urlopowe nie jest konieczny – wypłata pieniędzy powinna nastąpić automatycznie.
Zasiłek urlopowy dla nauczycieli
Zasady wypłacania świadczeń urlopowych nauczycielom ustala Karta Nauczyciela. Zgodnie z nią wypłata świadczenia urlopowego dla nauczycieli nie jest związana z tym, czy nauczyciel korzystał z urlopu w danym roku, czy nie. Zasady wypłaty tego świadczenia obejmują jedynie nauczycieli zatrudnionych na podstawie ustawy – Karta Nauczyciela.
Wyjaśnijmy najczęściej pojawiające się wątpliwości w kwestii świadczenia urlopowego dla pracowników oświaty:
Świadczenie urlopowe a urlop zdrowotny
Świadczenie urlopowe dla nauczyciela na urlopie zdrowotnym pozostaje bez zmian (przysługują mu tak samo, jak w czasie pracy).
Świadczenie urlopowe nauczycieli a urlop macierzyński
W tym przypadku nauczyciel również zachowuje prawo do uzyskania świadczenia urlopowego.
Świadczenie urlopowe nauczycieli a urlop bezpłatny
Nauczyciel przebywający na urlopie bezpłatnym traci prawo do uzyskania świadczenia urlopowego w wymiarze, w jakim przebywał na urlopie.
Świadczenie urlopowe dla nauczycieli - termin wypłaty
Ostatecznym dniem wypłaty świadczenia urlopowego jest 31 sierpnia. Najczęściej dyrektorzy szkół decydują się na wypłacenie pieniędzy w czerwcu.
