Sygnalista – jak zostać, uprawnienia, obowiązki, ustawa

Działa w interesie publicznym, dla dobra ogółu. Ujawnia informacje o działaniach, które naruszają prawo i mają szkodliwy wpływ zarówno na interesy prywatne firmy, jak i interes społeczny. W skrócie – sygnalista, czyli człowiek, który zgłasza odpowiednim organom nieprawidłowości w firmie. Kto może zostać sygnalistą i z jakim ryzykiem wiąże się jego działalność? 

Sygnalista – kto to?

W języku angielskim funkcjonuje jako whistleblower, czyli informator, demaskator. Przez niektórych nazywany jest donosicielem. Niesłusznie, bo ten w przeciwieństwie do sygnalisty, działa tylko dla własnej korzyści. Kim jest sygnalista i jaka jest jego pozycja w firmie? 

Już samo określenie „sygnalista” doskonale oddaje charakter jego działalności. Jest to osoba, która ma sygnalizować wszelkiego rodzaju naruszenia prawa, nadużycia czy inne nieprawidłowości w firmie, które mogą mieć negatywny wpływ na funkcjonowanie nie tylko samego przedsiębiorstwa, ale i szeroko pojęty interes społeczny. Sygnalista, działając w interesie ogółu, ujawnia nieprawidłowości i informuje o działaniach, które naruszają również prawa pracowników, środowisko czy stanowią zagrożenie chociażby dla zdrowia publicznego. 

Sygnalista – kto może nim zostać? 

O sygnalistach głośno mówiło się już od jakiegoś czasu. Wszystko za sprawą Ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku, która weszła w życie 25 września tego roku. Zanim jednak bliżej przyjrzymy się kwestii ochrony sygnalistów przez prawo, warto wyjaśnić, kto tak naprawdę może zostać sygnalistą. 

Odpowiadając na to pytanie, musimy zacząć od najważniejszego, czyli podkreślenia, że sygnalista nie jest stanowiskiem ani żadną oficjalnie pełnioną funkcją. W związku z tym nie jest to osoba, która zostanie wybrana przez firmę w drodze rekrutacji.

W praktyce oznacza to, że sygnalista w firmie nie musi spełniać żadnych wymogów formalnych, co nie oznacza jednak, że jest on wolny od jakichkolwiek ograniczeń prawnych. Przepisy jasno określają, że zgłoszenie od sygnalisty musi dotyczyć faktycznych zdarzeń w firmie i istotnych naruszeń prawa. Innymi słowy sygnalista powinien mieć uzasadnione podstawy do podejrzewania nieprawidłowości.

• Czy tylko pracownik etatowy może być sygnalistą?

Załóżmy więc, że jesteśmy w posiadaniu takich informacji. Nie jesteśmy jednak pracownikiem zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, a w danej firmie odbywamy jedynie staż. Czy w związku z tym mamy prawo stać się sygnalistą i możemy poinformować odpowiednie organy o nadużyciach w firmie? Jak najbardziej. 

Wszelkie wątpliwości w tym zakresie rozwiewa wspomniana wyżej Ustawa o ochronie sygnalistów, która jasno wskazuje, że informatorem może zostać: 

• pracownik,

• pracownik tymczasowy,

• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

• przedsiębiorca,

• prokurent,

• akcjonariusz lub wspólnik,

• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,

• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,

• stażysta,

• wolontariusz,

• praktykant.

Sygnalista może zgłosić lub ujawnić informacje o naruszeniu prawa w firmie, zarówno przed nawiązaniem stosunku pracy, jak i po jego ustaniu. Oznacza to więc, że sygnalistą może zostać nawet kandydat do pracy, który brał udział w procesie rekrutacji i wówczas uzyskał informację naruszeniach w firmie.

Czytaj także: Ageizm w pracy – czym jest? Jak mu zapobiegać?

Sygnalista – jaka jest jego rola?

Rola sygnalisty polega na zgłaszaniu nieprawidłowości, nadużyć lub łamania prawa pracy w firmie. W momencie gdy pracownik, kontrahent czy inna osoba dostrzeże w przedsiębiorstwie naruszenia i ma dostęp do informacji o działaniach mających szkodliwy wpływ zarówno dla interesów firmy, jak i interesu publicznego, może je ujawnić na kilka sposobów. 

Działanie niezgodne z prawem sygnalista może zgłosić na trzy sposoby: 

• zgłoszenie wewnętrzne 

W pierwszej kolejności sygnalista może zgłosić nieprawidłowości wewnątrz firmy, poprzez specjalne kanały komunikacyjne. Co ważne, pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników (w rozumieniu ustawy, w zależności od sytuacji mogą obowiązywać niższe progi) musiały wdrożyć takie systemy do końca 2024 roku. Ich celem jest bezpieczne i poufne zgłaszanie problemów w firmie, a odbiorcami informacji napływających od sygnalistów są osoby lub jednostki zajmujące się dbaniem o przestrzeganie prawa czy obsługą skarg. W praktyce mogą to być działy HR, działy prawnicze czy specjalne komitety ds. etyki w organizacji.

• zgłoszenie zewnętrzne 

Sygnalista może skierować swoje zgłoszenia do odpowiednich organów zewnętrznych, które sprawują nadzór nad danym obszarem działalności. W zależności od rodzaju naruszeń, sprawa zgłoszona może zostać między innymi do Rzecznika Praw Obywatelskich, Państwowej Inspekcji Pracy, Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów czy Komisji Nadzoru Finansowego. Organ, do którego zgłasza się nieprawidłowości, zależy od ich rodzaju, przy czym ogólnym kanałem zewnętrznym jest także Rzecznik Praw Obywatelskich.

• zgłoszenie publiczne

W przypadku, gdy zgłoszenie sprawy do omawianych powyżej kanałów nie przyniosło żadnych rezultatów, sygnalista ma prawo do publicznego ujawnienia problemu. W tym celu może wykorzystać chociażby media. Celem ujawnienia nadużyć poprzez zgłoszenie publiczne jest chęć dotarcia z informacją do jak najszerszego grona spoza firmy. Warto jednak wiedzieć, że tego rodzaju zgłoszenia są jednak traktowane jako ostateczność. 

W tym miejscu warto zatrzymać się na chwilę, by dodatkowo podkreślić konkretną rolę sygnalisty. Polega ona na zgłoszeniu lub ujawnieniu informacji o naruszeniu prawa, a nie na prowadzeniu formalnego postępowania wyjaśniającego. Aby skorzystać z ochrony przewidzianej w ustawie, sygnalista powinien jednak mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłaszana informacja jest prawdziwa i dotyczy naruszenia prawa.  

Co może zgłosić sygnalista?

Sygnalista w pracy może zgłosić naruszenie norm prawnych, etyki lub zaniechanie niezgodne z prawem. Artykuł 3. Ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku wskazuje, że naruszeniem prawa mogą być działania dotyczące:

1) korupcji,

2) zamówień publicznych,

3) usług, produktów i rynków finansowych,

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,

6) bezpieczeństwa transportu,

7) ochrony środowiska,

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

9) bezpieczeństwa żywności i pasz,

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt,

11) zdrowia publicznego,

12) ochrony konsumentów,

13) ochrony prywatności i danych osobowych,

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

W jaki sposób sygnalista jest chroniony przez prawo?

Potrzeba objęcia sygnalistów ochroną dostrzegana była już od dawna. W Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady Europejskiej z 23 października 2019 roku możemy przeczytać, że: 

Zgłaszając naruszenia prawa Unii, które są szkodliwe dla interesu publicznego, osoby takie działają jako „sygnaliści” i tym samym odgrywają kluczową rolę w ujawnianiu takich naruszeń i zapobieganiu im oraz w ochronie dobra społecznego. Potencjalni sygnaliści często jednak rezygnują ze zgłaszania swoich zastrzeżeń lub podejrzeń z obawy przed działaniami odwetowymi. W związku z tym w coraz większym stopniu uznaje się, zarówno na poziomie unijnym, jak i międzynarodowym, znaczenie zapewnienia zrównoważonej i skutecznej ochrony sygnalistów.

W praktyce oznaczało to, że osoby, które choć miały informacje o nadużyciach czy nieprawidłowościach w firmie, nie zgłaszały swoich uwag nie tylko z obawy o brak jakiejkolwiek reakcji, ale przede wszystkim z uwagi na strach przed ewentualnymi konsekwencjami i działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy. 

Odpowiedzią na tego rodzaju obawy są właśnie między innymi przepisy Ustawy o ochronie sygnalistów, która przyznaje im dodatkowe środki bezpieczeństwa. A co to oznacza w praktyce? 

Wobec pracownika-sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe. Wśród takich wymienia się chociażby: 

• zawieszenie sygnalistów w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,

• rozwiązanie umowy z osobą zgłaszającą nieprawidłowości, 

• degradację lub wstrzymanie awansu,

• negatywną ocenę wyników pracy sygnalisty,

• obniżenie wysokości wynagrodzenia, 

• stosowanie wobec zgłaszającego przymusu, mobbingu czy zastraszania, 

• nałożenie na sygnalistę środków dyscyplinarnych, takich jak nagana czy inna kara,

• nieprzedłużenie zgłaszającemu umowy na czas określony lub jej wcześniejsze rozwiązanie,

• szeroko pojęte działania na szkodę sygnalisty. 

Nadrzędnym celem Ustawy o ochronie sygnalistów jest zapewnienie im bezpiecznej drogi przekazywania zgłoszeń o zaobserwowanych nadużyciach czy naruszeniach prawa w organizacji.

W jakich sytuacjach sygnalista może być pociągnięty do odpowiedzialności?

Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadziła bardzo ważne zmiany w zakresie odpowiedzialności pracodawców w kwestii zapewnienia ochrony osobom zgłaszającym nieprawidłowości. Warto jednak zaznaczyć, że aby sygnalista mógł skorzystać z należnej mu ochrony, spełnione muszą zostać dwa podstawowe warunki. 

• Po pierwsze – o czym już wspomnieliśmy wyżej – sygnalista musi posiadać uzasadnione podstawy do dokonania zgłoszenia.
• Po drugie – nieprawidłowości muszą zostać zgłoszone w odpowiedni sposób, a więc w formie zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub w formie ujawnienia publicznego.

Sygnalista nie może kłamać, zmyślać czy koloryzować. A co jednak w sytuacji, gdy sygnalista świadomie zgłasza informacje, które są niezgodne z prawdą? 

W świetle artykułu 57. Ustawy o ochronie sygnalistów osoba taka podlega grzywnie a nawet karze ograniczenia wolności:

Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Sygnalista w firmie – wady i zalety 

Wady bycia sygnalistą:

• ryzyko izolacji społecznej i wykluczenia przez współpracowników postrzegających sygnalistę jako donosiciela, 

• narażenie na działania odwetowe w postaci mobbingu, degradacji zawodowej czy nawet zwolnienia,

• ograniczenie zaufania ze strony współpracowników i osłabienie relacji pracowniczych,

• zgłaszanie nieprawidłowości niosących za sobą ewentualne konfrontacje z przełożonymi, które mogą być źródłem ogromnego stresu.

Zalety bycia sygnalistą: 

• wykrywanie i eliminowanie działań, które są niezgodne z prawem czy etyką zawodową oraz zagrażają interesowi społecznemu, 

• poprawa funkcjonowania organizacji poprzez rozwiązywanie wewnętrznych problemów,

• poprawa etyki pracy i transparentności działań, co może przełożyć się na lepsze funkcjonowanie organizacji, 

• możliwość podjęcia przez firmę szybkiej reakcji na potencjalne naruszenia prawa, co minimalizuje ryzyko ewentualnych kar finansowych i prawnych.

Anna Rychlewicz

Absolwentka dziennikarstwa i zarządzania mediami. Na świat patrzy przez pryzmat tego, jakimi słowami może go opisać. Słowa są także nieodłącznym elementem jej drogi zawodowej. Zajmuje się copywritingiem, redakcją oraz korektą tekstów. O rynku pracy, ubezpieczeniach, wnętrzach, podróżach, zdrowiu i modzie. Porusza tematykę społeczną oraz kryminalną. Pasjonują ją rozmowy z ludźmi. W czasie wolnym poszerza horyzonty i eksploruje otoczenie, prowadząc blog „Brzmi Znajomo”.

Data publikacji: 20.10.2024, data aktualizacji 04.08.2026