Workflow - definicja
Workflow, z angielskiego „przebieg pracy”, ma bardzo szerokie znaczenie. Dotyczy sposobu elektronicznego obiegu dokumentów lub informacji np. w przedsiębiorstwie, między pracownikami, którzy wykonują czynności charakteryzujące się pewną stałą strukturą. Workflow polega na automatyzacji procesów biznesowych i przynosi wielowymiarowe korzyści. To bardzo szeroka dziedzina, a prace nad ulepszaniem narzędzi, programów wspomagających system obiegu dokumentów czy informacji są podejmowane przez środowiska zarówno biznesowe jak i naukowe.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie - na czym polega i jakie są korzyści?
Workflow łączy procesy zarządzania, wykonywania zadań z nowoczesną technologią. Najpopularniejsza klasyfikacja obiegu workflow wyróżnia cztery podgrupy systemu:
1) administracyjny - dotyczy rutynowych, najczęściej biurowo-administracyjnych procesów, o dużej przewidywalności, opierających się na prostych zasadach. Przykładem mogą być zlecenia przelewów, zamówień itp.;
2) produkcyjny - zbliżony do procesu administracyjnego, dotyczy zarządzania produkcją. Ten system jest bardziej złożony i wpływa na wytworzenie produktu lub usługi;
3) ad hoc - dotyczy procesów nietypowych, rzadkich. W system ad hoc włącza się elementy bieżące, bierze pod uwagę decyzyjność człowieka;
4) współpracujący - obejmuje procesy trudne do zautomatyzowania, takie, w którym każdy etap może być wielokrotnie powtarzalny, a o zakończeniu decydują wszyscy uczestnicy procesu (jako flagowy przykład tego systemu podaje się tworzenie jednego tekstu przez kilku autorów).
System elektronicznego obiegu dokumentów to między innymi stworzenie procedur obiegu dokumentów firmowych, przydzielanie uprawnień użytkownikom na poszczególnych etapach projektu itd. Takie działania pozwalają minimalizować czas trwania np. procesu produkcyjnego, wykonywania miesięcznych rozliczeń. Maleją również koszty związane z obsługą takich procesów.
Zarządzanie przepływem informacji - dlaczego jest ważne?
Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów jest możliwe i przydatne zarówno w wielkich korporacjach, jak i w małych przedsiębiorstwach. Wskazuje się bardzo wiele zalet tego systemu, m.in.:
- koordynacja procesów zachodzących w firmie na różnych szczeblach i w różnych działach, daje zarządzającym kontrolę nad każdym etapem;
- wszelkie procesy są indeksowane, archiwizowane, a przyszłe plany mają ściśle określony harmonogram;
- wprowadzenie systemu workflow porządkuje działania w firmie, wprowadza porządek i jasne zasady co do wykonywanych czynności;
- dzięki oszczędności czasu, a także automatyzacji niektórych procesów zwiększa się efektywność grupy;
- przydział poszczególnych zadań do konkretnych osób oraz archiwizacja danych pozwalają rozliczyć każdego pracownika z wykonywanych obowiązków.
