Zarządzanie projektami jest łatwiejsze, gdy stosujemy sprawdzone i skuteczne narzędzia. Do takich bez wątpienia zalicza się wykres Gantta. Jak zrobić taki diagram i gdzie znajduje on zastosowanie?
Wykres Gantta – co to jest?
Wykres Gantta to narzędzie znane od bardzo dawna. Pierwszy tego typu graf (zwany harmonogramem Adamieckiego) opracował Karol Adamiecki już w końcówce XIX w., ale opublikował go dopiero w 1931 r. W 1910 r. Henry Gantt, amerykański inżynier mechanik i specjalista w zarządzaniu projektami, sporządził wykres dla fabryki Bethlehem Steel.
Diagram Gantta to graficzna prezentacja harmonogramu zadań. Na osi pionowej umieszcza się kolejne zadania, które trzeba wykonać, aby zamknąć projekt. Oś pozioma to z kolei czas wyrażony w odpowiednich jednostkach – minutach, godzinach, dniach czy tygodniach – w zależności potrzeb.
W łatwy sposób możemy przygotować wykres Gantta w Excelu. Na początek w pierwszej kolumnie wpisujemy kolejno wszystkie czynności niezbędne do zrealizowania projektu. Trzeba też wybrać jednostkę czasu, która będzie obowiązywać do każdego zadania. Oznacza to, że jeśli przyjmujemy godziny, to wszystkie zadania muszą być w nich wyrażone, nie możemy niektórych zapisać w minutach, a innych w godzinach. W drugiej kolumnie, obok każdej czynności, wpisujemy czas jej trwania, a w trzeciej – czas rozpoczęcia zadania. Dla pierwszej czynności będzie to 0, dla kolejnych suma czasu rozpoczęcia i czasu trwania poprzedniej czynności.
Mając przygotowane dane, możemy użyć bezpłatnego szablonu: Szablon Terminarz projektu Wykres Gantta dla Excel albo wybrać opcję wykres słupkowy w wariancie skumulowanym. W drugim przypadku musimy zamienić miejscami serie danych z czasem trwania i czasem rozpoczęcia czynności, a następnie ukryć serię z czasem rozpoczęcia.
Wykres Gantta w pracy – zastosowanie
Wykres Gantta pozwala określić, ile czasu zajmą poszczególne zadania. Od wielu lat wykorzystywany jest w obszarze zarządzania różnorodnymi projektami. Dlaczego cieszy się niesłabnącą popularnością? Po pierwsze, wizualizacja pomaga ułożyć wszystkie składowe projektu i rozplanować, ile czasu zajmą. Po drugie, patrząc na całość, łatwo wychwycić czynności, które mogą być problematyczne, ocenić, czy na coś możemy poświęcić więcej czasu. I po trzecie, graficzna forma planu pracy jest łatwa w odbiorze dla wszystkich pracowników. To klarowne przedstawienie co i kiedy należy zrobić, aby zrealizować projekt w terminie.
Diagramy Gantta znajdują zastosowanie zarówno w planowaniu produkcji, jak i w przygotowywaniu harmonogramów zadań dla pracowników. Z powodzeniem możemy je także stosować w życiu prywatnym, kiedy realizujemy jakiś ważny dla nas cel i chcemy dokładnie rozplanować w czasie poszczególne zadania.
