Metoda Action Priority Matrix sprawdza się w czasie planowania codziennych zadań, np. obowiązków służbowych. Pomaga zwiększyć efektywność oraz produktywność, ułatwia priorytetyzację zadań. Jak zastosować tę metodę do planowania pracy?
Metoda APM – na czym polega?
Metoda Action Priority Matrix jest trochę podobna do matrycy Eisenhowera. W przypadku APM także tworzymy macierz o czterech ćwiartkach. Stosujemy jednak inne niż w przypadku metody Eisenhowera kryteria podziału zadań.
Zacznij zatem od nakreślenia dwóch osi. Oś x wyznacza nakład pracy potrzebnej do realizacji zadań. Im bliżej punktu zerowego, tym nakład pracy jest mniejszy.
Oś y wyznacza z kolei ważność zadania, jego wpływ na powodzenie projektu, osiągane wyniki itp. Wartości bliskie 0 oznaczają niską ważność zadania i mały wpływ na sukces.
Następnie naszkicuj matrycę: podziel wykres na cztery równe części:
- I ćwiartka – lewy, górny róg – szybki efekt. Tu umieść zadania, które dadzą niemal natychmiastową korzyść i zarazem wymagają niewielkiego nakładu pracy.
- II ćwiartka – prawy, górny róg – kluczowe projekty. Tu wylistuj zadania będące główną częścią Twojej pracy, wymagające znacznych nakładów pracy, ale też przynoszące duże korzyści;
- III ćwiartka – lewy, dolny róg – tzw. wypełniacze. W tym miejscu wypisz zadania mające niewielkie znaczenie dla ogólnego sukcesu pracy, a także wymagające niewielkiego wysiłku;
- IV ćwiartka – prawy, dolny róg – uciążliwe obowiązki. Zamieść tu czasochłonne i wymagające znacznych nakładów pracy czynności, które nie mają jednak znaczącego wpływu na powodzenie pracy. Przyjrzyj się każdej czynności wpisywanej do tej sekcji – czy faktycznie warto ją wykonywać?
Action Priority Matrix – dlaczego warto jej używać w pracy?
Metoda pozwala osiągnąć dwie rzeczy – po pierwsze sklasyfikować czynności pod względem ich ważności. Po drugie rozplanować wykonywanie poszczególnych zadań – na te wymagające większego nakładu pracy potrzebujemy zwykle więcej czasu.
Matrycę można przygotować w zespole i umieścić w widocznym miejscu / przesłać e-mailem. Każda osoba będzie miała wówczas stale przed oczyma kluczowe obowiązki i cele, a także te mniej istotne, ale niezbędne do wykonania.
Planowanie zadań – wyznaczanie ich kolejności, ważności, czasu realizacji – jest bardzo ważne szczególnie w przypadku pracowników zdalnych. Nie każda osoba równie dobrze radzi sobie z organizacją własnej pracy. Matryca APM może znacznie ułatwić trzymanie się grafiku, pomóc w wykonywaniu poszczególnych czynności w terminie. Ponadto uporządkowanie spraw zawodowych daje poczucie kontroli i sprawczości, obniża stres, ułatwia zachowanie równowagi między życiem prywatnym i pracą.
