Akta osobowe pracowników online – co powinny zawierać? Jak prowadzić?

Elektroniczna dokumentacja pracownicza zapewnia łatwy dostęp do dużej ilości danych, jednocześnie pozwalając na zredukowanie kosztów prowadzenia archiwum. Warto jednak pamiętać, że cyfryzacja w biznesie oznacza konieczność właściwego prowadzenia i zabezpieczenia archiwizowanych dokumentów. Czy należy stosować kwalifikowany podpis elektroniczny? Kto może mieć dostęp do akt pracowników? Wyjaśniamy, na czym polega prowadzenie elektronicznych akt osobowych pracowników.

Elektroniczne akta osobowe pracowników – co to?

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw i Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu tych danych – wprowadziły zmiany, zgodnie z którymi akta osobowe każdego pracownika mogą być zdigitalizowane.

Należy jednak pamiętać, że każdy pracodawca zatrudniający pracowników nadal ma obowiązek prowadzenia akt osobowych – od 2019 roku może jednak zdecydować, czy dokumentacja pracownicza będzie prowadzona w formie elektronicznej jako e-akta czy tradycyjnie w formie papierowej.

W tradycyjnej lub elektronicznej teczce powinny znaleźć się dokumenty związane z:

• ubieganiem się o zatrudnienie;

• nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia;

• ustaniem zatrudnienia;

• ewentualnymi karami porządkowymi;

• ewentualną kontrolą trzeźwości pracownika.

Akta osobowe pracowników online – co powinny zawierać?

Zgodnie z przepisami pracodawca jest zobowiązany do gromadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej przez wskazany okres. Zarówno akta pracownicze w formie papierowej, jak i elektroniczne akta osobowe dzielą się na pięć części: A, B, C, D i E.

Poniżej szczegółowa instrukcja, co powinny zawierać poszczególne części dokumentacji pracowniczej zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

• Akta pracownika – część A

Część A dokumentacji pracowniczej to oświadczenia i dokumenty z danymi osobowymi zgromadzonymi w związku z ubieganiem się o zatrudnienie w danej firmie. Mogą to być na przykład:

• skierowanie na badania lekarskie;

• orzeczenie lekarskie (wstępne / okresowe / kontrolne badania lekarskie).

• Akta pracownika – część B

Część B to akta dotyczące nawiązania stosunku pracy i jego przebiegu. W tej części dokumentacji najczęściej znajdują się takie dokumenty jak:

• umowa o pracę;

• zakres obowiązków pracownika;

• dokumenty związane z wykonywaniem pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze;

• umowa o zakazie konkurencji;

• potwierdzenie zapoznania się z regulaminem zakładu pracy;

• potwierdzenie zapoznania się z przepisami BHP.

Co ważne, elektroniczne wnioski urlopowe nie są zaliczane do pracowniczych akt osobowych, co oznacza, że nie powinny być przechowywane w części B.

• Akta pracownika – część C

Część C związana z ustaniem zatrudnienia w danej firmie to na przykład:

• kopia świadectwa pracy;

• oświadczenia dotyczące rozwiązania umowy;

• wnioski o wydanie/sprostowanie/uzupełnienie świadectwa pracy;

• dokument dotyczący niewypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

• Akta pracownika – część D

Część D zawiera dokumenty dotyczące wszelkiego rodzaju zawiadomień o ukaraniu pracownika – związanych z ponoszeniem przez niego odpowiedzialności porządkowej czy odpowiedzialności określonej przez odrębne przepisy.

• Akta pracownika – część E

Część E w podziale teczek pracowniczych obowiązuje od 20 marca 2023 roku. E-akta osobowe w tej części to:

• informacje dotyczące badania stanu trzeźwości / obecności w organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez pracodawcę (Kodeks Pracy, art. 221c 6, art. 221d § 10 i art. 221e § 2);

• informacje dotyczące kontroli trzeźwości/obecności w organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonej przez uprawniony organ (Kodeks Pracy, art. 221d § 10 i art. 221f § 2).

Akta osobowe pracowników online – jak je prowadzić?

Akta pracownicze można prowadzić w wersji papierowej bądź elektronicznej. Dokumenty papierowe powinny być archiwizowane w siedzibie zarządu firmy lub w oddziale podmiotu gospodarczego. Pracodawca ma obowiązek zabezpieczenia ich przed uszkodzeniem i zniszczeniem. Dodatkowo warto zadbać o łatwy, szybki dostęp do konkretnych dokumentów – ponumerować je i ułożyć chronologicznie.

Akta elektroniczne gromadzone są w archiwum elektronicznym. Ważne, żeby każdy katalog w repozytorium e-akt był odpowiednio podpisany i znajdował się we właściwym miejscu, tak, by łatwo można było zlokalizować każdy katalog. Co więcej, elektroniczne archiwum akt osobowych powinno posiadać zabezpieczenia przed wyciekiem danych. Każdy pracownik powinien zostać poinformowany w jaki sposób i w jakim celu są gromadzone i przetwarzane jego dane osobowe przez pracodawcę.

Obecnie wiele firm HR-owych prowadzi usługi prowadzenia e-akt osobowych. Na rynku dostępne jest także oprogramowanie komputerowe do tego celu.

Elektroniczne akta osobowe pracowników – jak je podpisywać?

Dokumentacja prowadzona w formie elektronicznej jest równoznaczna z tradycyjnym archiwum, jednak digitalizacja dokumentów wymaga stosowania specjalnej formy podpisu. Aby akta pracowników były wystawiane i przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca i upoważnione do tego osoby powinny wykorzystywać takie narzędzia jak kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna.

Akta osobowe pracowników online – kto może mieć do nich dostęp?

Prawo wglądu do dokumentacji pracowniczej ma jedynie określone grono osób – jest to sam pracownik, który powinien mieć nieograniczony dostęp do dokumentów, a także upoważnione przez niego osoby. Elektroniczne akta pracownicze są również dostępne dla pracodawcy i imiennie upoważnionych przez niego osób, które są zobowiązane do zachowania w tajemnicy uzyskanych informacji (także po ustaniu stosunku pracy).

Elektroniczne akta osobowe pracowników: zalety i wady

E-akta pracownicze to wynik cyfryzacji, dzięki której pracodawca może zredukować koszty obsługi, utrzymania i zabezpieczenia tradycyjnego archiwum, a jeśli dokumenty przechowywane są poza siedzibą firmy, także wynajmu. Nie trzeba inwestować w papier, segregatory i inne przybory papiernicze. Dzięki elektronicznej dokumentacji zdalny dostęp do akt pracowniczych jest praktycznie nieograniczony, a ich bezpieczeństwo jest większe niż w przypadku papierowego archiwum (papier jest nietrwały, akta mogą zginąć itp.). W przypadku dokumentów w formie cyfrowej zabezpieczenie stanowią certyfikowane narzędzia i profesjonalne systemy do obsługi e-teczek. Nie ma ryzyka zgubienia, zabrudzenia czy zniszczenia akt.

Digitalizacja w perspektywie czasu zapewnia firmie oszczędności i szybki dostęp do wszystkich dokumentów pracowniczych. Jest to jednak opcja związana z koniecznością poniesienia kosztów dotyczących rozwiązań systemowych (licencje oprogramowania, podpisy elektroniczne) i ewentualnie kosztów usług firm outsourcingowych. Dodatkowo digitalizowanie dokumentów może być czasochłonne i problematyczne dla nieprzeszkolonych pracowników.

Czytaj także: Feedback – definicja, dlaczego jest ważny?

Akta osobowe pracowników online – jak je zabezpieczyć?

Digitalizacja dokumentacji nie wpływa na obowiązek pracodawcy odnośnie prawidłowego zabezpieczenia akt osobowych pracowników. Przede wszystkim do dokumentów dostęp powinny mieć jedynie upoważnione osoby.

Akta muszą być chronione przed przypadkowym bądź celowym uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem. Niezbędne jest też zabezpieczenie poprzez potwierdzenie zgodności dokumentów podpisem kwalifikowanym czy pieczęcią kwalifikowaną, a w przypadku ingerencji w istniejące już dokumenty – wprowadzanie zmian wynikających z firmowych procedur.

Czytaj także: Specjalista ds. cyberbezpieczeństwa: praca, wymagania, wynagrodzenie