Niekiedy z uwagi na charakter pracy niemożliwe jest pełnienie obowiązków służbowych codziennie w dokładnie takich samych godzinach. Kodeks pracy dopuszcza stosowanie elastycznego dnia pracy, jednak nie wszyscy pracodawcy wiedzą, jak z tego prawa korzystać. Jakie są najczęstsze błędy przy wprowadzaniu ruchomego czasu pracy w firmie?
Elastyczny system pracy – czyli jaki?
Na początek warto przypomnieć podstawowe obowiązki pracodawcy związane z ustalaniem czasu wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników. Szczegółowe wytyczne znaleźć można w dziale VI Kodeksu pracy „Czas pracy”.
Zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek ustalić rozkład czasu pracy dla podwładnego w formie pisemnej lub elektronicznej. Sporządzony harmonogram musi przedstawić mu minimum „tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład” (art. 129.).
Są jednak cztery okoliczności, w których pracodawca nie musi ustalać dla pracownika grafiku:
1) rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia (...) albo z umowy o pracę;
2) w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań (…), w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik;
3) na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 140.1. ruchomy czas pracy;
4) na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.
Elastyczny, czyli inaczej ruchomy czas pracy może zakładać, że pracownik będzie rozpoczynał obowiązki o różnych godzinach w poszczególnych dniach tygodnia. Dopuszcza się też, że podwładny sam wybierze, o której zacznie pracę – w ramach jakiegoś wcześniej ustalonego przedziału godzin. Istotne jest to, by w praktyce elastyczny czas pracy nie naruszał prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego. Pracownikowi bowiem przysługuje co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę i co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowo (z pewnymi zastrzeżeniami).
Warto podkreślić, że stosowanie ruchomego i indywidualnego rozkładu czasu pracy jest możliwe tylko na pisemny wniosek pracownika – szef nie może mu ich narzucić.
Pracodawca w każdym systemie pracy może przedłużyć okres rozliczeniowy do 12 miesięcy, o ile jest to uzasadnione ze względu na obiektywne okoliczności (np. techniczne). Powinien jednak pamiętać, że by móc przedłużyć wspomniany okres, zgodzić musi się zakładowa organizacja związkowa (lub organizacja reprezentatywna w przypadku kilku związków zawodowych) albo przedstawiciele pracowników (jeśli ci zostali wyłonieni w ramach przyjętego systemu firm). Niezbędne jest ustalenie porozumienia w tym zakresie na piśmie, a jego kopię pracodawca musi przekazać w ciągu 5 dni do okręgowego inspektora pracy.
Elastyczny system pracy – błędy
O najczęstszych błędach w czasie stosowania elastycznego systemu pracy Państwowa Inspekcja Pracy informowała już w 2015 r. Instytucja ta wymieniła wówczas 7 najczęstszych niedopatrzeń pracodawców. Warto je przywołać, by uniknąć łamania przepisów w przyszłości i tym samym nie narażać firmy na grzywny i uzasadnione roszczenia ze strony pracowników.
1. Brak ustalenia grafiku dla pracowników. Warto zaznaczyć, że niedopuszczalne jest informowanie pracownika o tym, w jakich godzinach będzie pracować z dnia na dzień.
2. Ustalanie harmonogramu w sposób niezgodny z przepisami prawa pracy. Do głównych „grzechów” należy tu nieuwzględnianie czasu wypoczynku.
3. Niepowiadomienie pracowników o obowiązujących ich rozkładach czasu pracy.
4. Poinformowanie podwładnych o harmonogramie, ale w sposób nieprawidłowy, np. ustnie, bez zachowania właściwego terminu itd.
5. Niewłaściwy sposób wprowadzania przedłużonego okresu rozliczeniowego.
6. Niedopełnienie obowiązku przekazania odpowiedniemu okręgowemu inspektorowi pracy kopii porozumienia ws. przedłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy.
7. Przekazanie wyżej wymienionego porozumienia, jednak po dopuszczalnym terminie.
