W związku z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego w sprawie ochrony danych osobowych szereg zmian wprowadzono również do polskiego Kodeksu pracy. Nowe przepisy nakładają dodatkowe obowiązki na zatrudniających. O czym powinien pamiętać pracodawca w kwestii ochrony danych osobowych starających się o stanowisko? Jak upewnić się, że w czasie rekrutacji nie doszło do złamania prawa oraz podania jakich informacji można obecnie żądać od pracowników?
Wyraźne wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych
Przede wszystkim aplikujący o pracę musi wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacji. Zatrudniający jako administrator tych informacji, powinien z kolei potrafić wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na ich przetwarzanie.
Co więcej, jeżeli zatrudniany pracownik wyraża zgodę w pisemnym oświadczeniu, które uwzględnia także inne kwestie, zapytanie o zgodę musi zostać przedstawione w sposób pozwalający wyraźnie odróżnić je od pozostałych zagadnień, w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem. W przeciwnym razie nie będzie ono wiążące.
Pracodawca – administrator danych osobowych
Zatrudniający jako administrator danych osobowych jest obowiązany wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z rozporządzeniem i aby mógł to wykazać. Pracodawca ma obowiązek wprowadzenia odpowiednich rozwiązań ochrony danych, winien przy tym uwzględnić charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
Warto zatem opracować zasady przetwarzania danych w firmie tak, aby były one jasne dla wszystkich pracowników. Należy również pamiętać, że unijne rozporządzenie nakłada na administratora danych obowiązek dokonywania przeglądów i uaktualniania zasad przetwarzania tychże.
Dane osobowe pracownika – Kodeks pracy
Zasady gromadzenia danych osobowych uwzględnia również znowelizowany Kodeks pracy. Co zawierają przepisy? Art. 22. podaje listę informacji, których firma może wymagać od kandydatów podczas rekrutacji. Pracodawca może prosić o:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Ponadto wymaganie podania informacji z punktów 4-6 musi być uzasadnione tym, że są one „niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku”.
Kodeks pracy – dane osobowe pracownika
Dalsze przepisy Kodeksu pracy określają, jakich dodatkowych informacji może wymagać szef od zatrudnionych. Należą do nich:
1) adres zamieszkania;
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Co więcej, zgodnie z prawem pracodawca może wymagać podania innych informacji tylko wówczas, „gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa”.
