Współcześnie coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na outsourcing poszczególnych obszarów działalności. Zatrudnianie freelancerów czy zlecanie zadań zewnętrznym firmom pozwala na redukowanie kosztów związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Jedną z coraz częściej wykorzystywanych rozwiązań jest prowadzenie tzw. wirtualnego biura. Co to takiego?
Wirtualne biuro – definicja
Wirtualne biuro to nic innego jak outsourcing obsługi biurowej firmy. Wszystkie czynności związane z prowadzeniem dokumentów, korespondencji, przyjmowaniem i przekierowywaniem połączeń itp. prowadzone są poza przedsiębiorstwem. Pracownicy biurowi – sekretarki, asystentki, fakturzystki, księgowe itp. nie są obecne w siedzibie firmy – wszystkie ich zadania wykonywane są zdalnie, w e-biurowcu.
Wirtualne biuro czy też e-biuro oferuje usługę wynajmu adresu. Ma to ogromne znaczenie wizerunkowe szczególnie dla małych przedsiębiorstw, które mogą poszczycić się, że ich adres korespondencyjny znajduje się prestiżowym dla biznesu miejscu.
W biurze wirtualnym pracownik czy pracownicy wykonują wszystkie czynności charakterystyczne dla tradycyjnej jednostki tego typu, a więc:
• przyjmują połączenia,
• prowadzą korespondencję,
• planują grafik pracy,
• prowadzą kalendarz spotkań,
• obsługują logistykę spotkań, wyjazdów, delegacji,
• wystawiają i archiwizują dokumenty,
• wspierają obsługę prawno-podatkową przedsiębiorstwa,
• zamawiają materiały promocyjne,
• kontaktują się z klientami, kontrahentami itp.
Ponadto wirtualne biuro zapewnia utworzenie konta bankowego, skrytki pocztowej, a niekiedy wynajmuje również sale konferencyjne i biurka (np. w przestrzeni coworkingowej). Niektóre wirtualne biura prowadzą też doradztwo finansowe i inwestycyjne, pomagają w przygotowaniu biznesplanów czy oferują szkolenia.
Ile kosztuje wirtualne biuro?
Koszt skorzystania z usługi wirtualnego biura różni się w zależności od lokalizacji i wachlarza oferowanych usług. Najdroższe wirtualne biura w Polsce znajdują się w centrach biznesowych w Warszawie. Cena zdalnej obsługi biurowej waha się od 50 zł do nawet 400 zł miesięcznie.
Jak otworzyć wirtualne biuro?
Przedsiębiorca, który rezygnuje z tradycyjnej jednostki w firmie i chce otworzyć wirtualne biuro, musi jedynie dokonać kilku podstawowych decyzji. Na początek dobrze jest przejrzeć różne oferty w interesującej go lokalizacji. Można to zrobić oczywiście za pośrednictwem internetu – wirtualne biura dysponują witrynami, na których najczęściej podane są również ceny usług.
Dodatkowo często w ramach oferty można zdecydować się na droższy, ale bardziej prestiżowy adres dla firmy. Warto rozważyć, czy z punktu widzenia PR będzie miało to znaczenie dla przedsiębiorstwa.
Na koniec trzeba zastanowić się, czy przedsiębiorstwo będzie potrzebować np. przestrzeni biurowej do prowadzenia spotkań z klientami itp.
Po wybraniu oferty wystarczy skontaktować się z biurem w celu podpisania umowy na ustalony czas.
