Okres świąt Bożego Narodzenia to czas, kiedy w wielu firmach pojawiają się dekoracje świąteczne. Ozdoby w przestrzeni biurowej pozytywnie wpływają na atmosferę i zwiększają produktywność – pozostaje tylko pytanie: jak rozliczyć ich zakup? Czy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą może wliczyć choinkę, bombki i światełka w koszt uzyskania przychodów? A może są to po prostu koszty związane z reprezentacją? Wyjaśniamy, jak zaksięgować dekoracje bożonarodzeniowe.
Spis treści
Zakup choinki – kiedy może stanowić koszt uzyskania przychodu?
Świąteczny klimat w firmie to profit zarówno dla pracowników, jak i kontrahentów. Jednak dekoracje oznaczają dodatkowe koszty, które należy rozliczyć. Zakup choinki, upominki dla pracowników i wigilia firmowa mogą zostać wrzucone w koszty, jeśli spełniają przesłanki zawarte w ustawie.
Koszt uzyskania przychodów definiuje Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Ustawa o PIT). Jej treść wskazuje, że koszt podatkowy stanowią wydatki, których poniesienie miało na celu:
-
osiągnięcie przychodów;
-
zachowanie przychodów;
-
zabezpieczenie źródła przychodów.
Oznacza to, że jeśli dekoracje świąteczne mogą mieć wpływ na zysk firmy, zachęcając do skorzystania z jej usług, przedsiębiorca może odliczyć koszty uzyskania przychodu, obniżając wysokość podatku do zapłaty. Dotyczy to między innymi sklepów, salonów kosmetycznych i przestrzeni biurowych, gdzie choinka dekorowana jest głównie dla klientów, a świąteczne wydatki pośrednio przyczyniają się do wzrostu przychodów.
Czytaj także: Życzenia świąteczne firmowe – czego życzyć szefowi, koleżankom i klientom
W jakich przypadkach zakup ozdób świątecznych nie jest włączony do kosztów uzyskania przychodu?
Wystrój firmy może, ale nie musi być kosztem podatkowym. Choinka i inne świąteczne ozdoby nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów, a jednocześnie nie mieszczą się jednoznacznie w ogólnym pojęciu kosztów reprezentacji. Z tego powodu każdy przypadek interpretowany jest indywidualnie. Ważne, aby wiedzieć, kiedy zakup wyposażenia biura może stanowić koszty uzyskania przychodów, a kiedy bez wątpienia są to koszty reprezentacji, a nawet wydatek prywatny.
Dekoracja na Boże Narodzenie nie może być traktowana jako koszt uzyskania przychodów w sytuacji, gdy stanowi koszty reprezentacji firmy. Jako wydatki na reprezentację rozumiane są koszty, których głównym bądź dominującym celem jest budowanie określonego wizerunku firmy. W tym przypadku nie ma znaczenia ani miejsce, ani wystawność dekoracji.
Dekoracje nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów także wtedy, gdy dotyczą osób wykonujących pracę z domu (B2B) – mieszkanie wykorzystywane jest jednocześnie prywatnie i zawodowo. W takich przypadkach choinka, bombki czy światełka choinkowe Urząd Skarbowy traktuje jako wydatek prywatny. Aby było inaczej, podatnik musiałby przedstawić wiarygodne dowody na to, że ozdoby nie mają cech wydatku prywatnego. Podobnie jest, kiedy działalność gospodarcza prowadzona jest w wynajętym biurze, a przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników ani nie przyjmuje kontrahentów w siedzibie firmy.
Zakup choinki do biura – jak zaksięgować wydatek?
Aby organ podatkowy nie miał wątpliwości odnośnie rozliczenia wydatków poniesionych na ozdoby świąteczne, przedsiębiorca powinien potrafić udokumentować wszelkie koszty oraz umotywować konieczność ich poniesienia. Co ważne, wydatki muszą być adekwatne do charakteru prowadzonej działalności gospodarczej. Dla przykładu, jeśli zakupiona choinka i pozostałe ozdoby będą zbyt drogie czy ekskluzywne, znacząco odbiegając od przyjętych norm (w danej branży lub w okolicy), automatycznie zaliczane są do kosztów reprezentacji. Są to wydatki wyszczególnione w art. 23 Ustawy o PIT, a tym samym nie można traktować ich jako kosztów uzyskania przychodów.
Dekoracje bożonarodzeniowe można ujmować w kosztach firmy np. na podstawie faktury VAT. Dla podmiotów prowadzących księgę przychodów i rozchodów zostają zaksięgowane w kolumnie 13 KPiR (Pozostałe wydatki), a jeśli firma jest czynnym podatnikiem VAT, także w rejestrze VAT zakupów. Warto pamiętać, że firma może pomniejszyć należny podatek VAT o VAT naliczony na fakturach dokumentujących zakup dekoracji, tylko jeśli te ozdoby wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych.
Czytaj także: Przychód a dochód – czym się różnią?
Choinka w biurze - najczęściej zadawane pytania:
-
Jaką choinkę kupić do biura?
Wybierając choinkę do biura, należy zdecydować się na model, który pasuje do rozmiaru i stylu przestrzeni pracy. Mniejsze, sztuczne drzewko będzie praktyczne i łatwe w utrzymaniu, a zarazem wprowadzi świąteczną atmosferę w niewielkiej przestrzeni. W przypadku open space albo dużego biura można zdecydować się na duże, zwracające uwagę. Trzeba jednak zwrócić uwagę na to, by choinka nie zajmowała zbyt dużo miejsca i była bezpieczna, zwłaszcza w ruchliwych częściach biura.
-
Co oznacza ubieranie choinki?
Ubieranie choinki wiele osób pamięta z dzieciństwa. Jest to tradycyjny sposób na wprowadzenie świątecznego nastroju. Wspólne ubieranie choinki z bliskimi symbolizuje radość i zbliżające się święta. Zwyczaj ten można też przenieść na grunt firmowy. Ubieranie choinki ze współpracownikami może być okazją do integracji, zespołowego działania i budowania bliższych relacji między pracownikami. Warto jednak pamiętać, że choinka należy do tradycji religijnej i wiąże się z obchodami konkretnych świąt, dlatego jej dekorowanie powinno być w pracy absolutnie dobrowolne.
