Przepastne tomy akt piętrzące się w archiwum, nieotwierane od lat teczki, zakurzone książki, do których trudno dotrzeć w zakamarkach bibliotek… Niektóre zbiory, mimo że mają dla odbiorców dużą wartość, wciąż są trudno dostępne ze względu na swoją analogową formę. Digitalizacja danych ułatwia korzystanie z takich zasobów i pełni szereg innych funkcji. Co dokładnie oznacza?
Spis treści
Na czym polega digitalizacja?
Kiedy firma czy instytucja zaczyna wdrażać proces digitalizacji, archiwista ma ręce pełne roboty, jednak w nieco innym niż dotychczas zakresie obowiązków. Digitalizacja to przekształcanie treści analogowej i nadawanie jej cyfrowej formy, by była dostępna za pośrednictwem internetu, na urządzeniach elektronicznych.
By materiały po nadaniu im cyfrowej formy stanowiły łatwo dostępne zasoby, powinny być należycie opisane i skatalogowane. Digitalizacja zasobów kultury – fotografii, ikonografii, filmów, obrazów i nagrań dźwiękowych – ale też dokumentów czy akt osobowych wymaga dużej skrupulatności i staranności. Skanowanie, retusz i przygotowanie materiałów do digitalizacji, opracowywanie ich przed publikacją w cyfrowej wersji, kontrola jakości na każdym etapie, katalogowanie i archiwizacja to ważne elementy procesu. Przy odwzorowywaniu dokumentów trzeba też dbać o parametry techniczne, odpowiednią rozdzielczość, format zapisu i wiele innych.
Digitalizacja: zastosowanie
Specjalista ds. digitalizacji ma więc szeroki wybór, jeśli chodzi o miejsca pracy i związane z nimi obowiązki. Gdzie zastosowanie znajduje przenoszenie materiałów do cyfrowej przestrzeni?
Digitalizacja zbiorów bibliotecznych – digitalizacja czasopism, książek pozwala udostępniać czytelnikom tę część zasobów, do której w analogowej wersji mieliby znacznie utrudniony dostęp.
Digitalizacja zbiorów muzealnych otwiera nowe możliwości analizowania ich historii, właściwości, a jednocześnie nie wiąże się z większą eksploatacją oryginału.
Digitalizacja biznesu oznacza zmianę funkcjonowania przedsiębiorstwa na wielu płaszczyznach. To włącznie technologii cyfrowych i procesów informatycznych w dotychczasowe działanie. Digitalizacja firmy pozwala usprawnić poszczególne działania, ułatwić komunikację, skoordynować pracę i skrócić procesy decyzyjne. Automatyzacja części zadań odciąża pracowników, pozwala poprawić obsługę klienta.
Digitalizacja a cyfryzacja – czy to to samo?
Czy digitalizacja archiwum i cyfryzacja w administracji publicznej oznaczają w tych miejscach identyczne procesy? Chociaż te pojęcia dotyczą jednego obszaru i często są traktowane jak synonimy, można wskazać między nimi różnice. Prostą drogą jest porównanie definicji z Internetowego Słownika Języka Polskiego PWN:
• digitalizacja (dygitalizacja) – nadawanie postaci cyfrowej danym pisanym i drukowanym, zawartym na nośnikach magnetycznych lub innych,
• cyfryzacja – pierwsze znaczenie w słowniku przenosi do digitalizacji, ale w drugim cyfryzacja oznacza rozpowszechnianie i popularyzowanie techniki cyfrowej oraz wprowadzanie na szeroką skalę infrastruktury elektronicznej.
Czytaj także: White paper – czym jest? Jak może pomóc zwiększyć zaangażowanie klientów?
Digitalizacja – najczęściej zadawane pytania:
-
Kto zajmuje się digitalizacją dokumentów?
W firmach i instytucjach zwykle zostaje wyznaczony pracownik zajmujący się digitalizacją dokumentów. Najlepiej, jeśli jest toosoba z wykształceniem w takich obszarach jak informatyka, ekonomia, zarządzanie, finanse, administracja czy archiwistyka. Niekiedy firmy zatrudniają osoby, które zajmą się digializacją dokumentów. To ważna procedura, która musi zostać przeprowadzona z należytą starannością, gdyż każda firma ma obowiązek przechowywania określonych dokumentów przez pewien czas: należy zadbać, by żaden obligatoryjny dokument nie zaginął.
-
Czy cyfryzacja to to samo co digitalizacja?
Cyfryzacja to nie to samo co digitalizacja, choć czasami tych terminów używa się zamiennie. Cyfryzacja jednak oznacza, prócz przechodzenia na rozwiązania cyfrowe, również rozpowszechnianie techniki cyfrowej, wprowadzanie odpowiedniej infrastruktury ku temu. Digitalizacja ma węższe znaczenie, oznacza jedynie zamianę dokumentów papierowych na wersje cyfrowe.
