Przyjmując płatność za zatankowane paliwo, ekspedient na stacji benzynowej każdemu zadaje pytanie: „Paragon czy faktura?”. I to właśnie klient wybiera, jaką formę poświadczenia tej transakcji chce otrzymać. W niniejszym artykule omówimy podstawowe kwestie związane z fakturami. Co musi zawierać faktura, w ciągu ilu dni należy ją wystawić?
Faktura – definicja
Faktura potwierdza dokonanie transakcji, czyli sprzedaż towarów bądź usług, zawiera ważne informacje, charakteryzujące tę sprzedaż. Dokument wystawiają jedynie firmy, ale jego odbiorcą może być zarówno konsument, jak i inna firma. Choć zazwyczaj w obiegu są papierowe wersje, to zgodne z prawem i coraz popularniejsze jest wystawianie faktur online. Poza fakturą VAT, możemy spotkać się też z fakturą proforma oraz zaliczkową. Warto jednak pamiętać, że każdy z dokumentów służy odrębnym celom i podlega osobnym przepisom.
Ile dni na wystawienie faktury
Zgodnie z ustawą o VAT przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury nie później niż do 15. dnia miesiąca, który nastąpił po miesiącu sprzedaży (albo zapłaty należności). Zatem zarówno transakcje zrealizowane 5 czerwca, jak i 25 czerwca muszą zostać potwierdzone fakturami do 15 lipca.
Ta ogólna zasada dotyczy większości przypadków, jednak są od niej pewne wyjątki. Np.:
- usługi budowlane i budowlano-montażowe – faktura wystawiana nie później niż 30. dnia, licząc od dnia wykonania usług,
- w przypadku dostawy książek drukowanych – nie później niż 60. dnia od dnia wydania towarów,
- dostawa energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego – faktura musi zostać wystawiona z upływem terminu płatności.
A jednocześnie warto wiedzieć, że: „faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed:
1) dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;
2) otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty”. (źródło: Art. 106i. Pkt 7 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług).
Jak wystawić fakturę
Fakturę należy wystawić w 2 egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron transakcji. Co ważne od 2013 roku nie trzeba wpisywać tytułu faktura VAT. Jeśli dokument zawiera potrzebne elementy, jest traktowany jako tego typu faktura.
Wiele firm oferujących obsługę księgową udostępnia swoim klientom fakturowanie online. Dzięki przygotowanym szablonom wystawianie faktur sprowadza się właściwie do uzupełnienia kwoty i kilku najważniejszych danych, a aplikacja sama oblicza np. stawkę podatku. Nie ma prawnych wymogów odnośnie formy faktury – można stworzyć plik elektroniczny, ale równie dobrze wypisać szablon ręcznie.
Co powinna zawierać faktura
Program do faktur to spore ułatwienie, jednak zawsze warto wiedzieć, co dokładnie trzeba zaznaczyć w dokumencie sprzedaży. Szczegółową listę obligatoryjnych i dodatkowych elementów znaleźć można w Ustawie o VAT.
Faktura, aby spełniała swoje funkcje, musi zawierać:
- nr identyfikacyjny i datę wystawienia,
- dane sprzedającego i nabywcy,
- jeśli data dostawy towaru albo wykonania usługi nie jest taka sama jak data wystawienia faktury, należy ją ująć w dokumencie,
- informacje o przedmiocie transakcji – nazwa, ilość towarów albo zakres usług, cena netto, wartość sprzedaży netto, stawka podatku VAT, suma wartości sprzedaży netto z uwzględnieniem stawek VAT i końcowa kwotę należności.
Ustawa o fakturach
Dokumentem, który systematyzuje wszelkie zasady tego, kiedy i jak wypisać fakturę oraz co w niej zawrzeć, jest Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Dział XI – Dokumentacja – zawiera szczegółowe wytyczne dla przedsiębiorcy w tym temacie. Ustawę wprowadzono, aby zharmonizować prawo obowiązujące w Polsce z unijnymi wytycznymi. Przed nią obowiązywał dokument z 8 stycznia 1993 r. Ustawa o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym wprowadziła obowiązek płacenia podatku VAT.
