Niezależnie od tego, jakie były metody rekrutacji pracowników, ile trwał nabór, ilu kandydatów wzięło w nim udział, po zakończonym procesie i wybraniu nowych pracowników pozostaje kwestia, co zrobić z dokumentami. Czy CV i listy motywacyjne, ewentualne testy predyspozycji należy niezwłocznie zniszczyć, czy ich przechowywanie jest dopuszczalne? Jak bezpiecznie przeprowadzić niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe?
Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe – RODO
Pracodawca, który prowadzi rekrutację, jest administratorem danych osobowych kandydatów. W związku z tym ma po pierwsze obowiązek ochrony tychże danych, a po drugie musi spełnić obowiązek informacyjny wobec chętnych do pracy osób.
Kandydat powinien dokładnie wiedzieć, kto jest administratorem danych, w jakim celu są one zbierane itd. Obowiązek informacyjny zachodzi, nawet gdy prowadzona jest rekrutacja ukryta. W takim przypadku początkowo spoczywa on na agencji pośrednictwa pracy, a w dalszych etapach rekrutacji na pracodawcy.
Pracodawca pozyskuje dane na cele rekrutacji, jednak gdy nabór się kończy, nie jest zobowiązany do natychmiastowego usuwania czy niszczenia dokumentów. Wynika to z artykuł 6 RODO dotyczącego zgodności przetwarzania z prawem. Wg pkt. 1f przetwarzanie może być kontynuowane gdy jest: niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
Za taki cel bez wątpienia można uznać ochronę pracodawcy przed ewentualnymi zarzutami dyskryminacji w procesie rekrutacyjnym. Dane powinny być jednak przechowywane jak najkrócej i po kilkumiesięcznym okresie należy je usunąć.
Jak niszczyć dokumenty?
RODO nie wskazuje jednego sposobu niszczenia dokumentów biurowych, które zawierają dane osobowe kandydatów do pracy. Ważne, aby informacje zapisane na papierze, ale też elektronicznych nośnikach, np. pendrive'ach czy płytach CD, były niemożliwe do odtworzenia. W przypadku aplikacji składanych online wystarczy usunięcie treści z systemu informatycznego. Papierowe akta trzeba natomiast fizycznie zniszczyć. Można to zrobić wewnątrz firmy, zaopatrując biuro w profesjonalną niszczarką do dokumentów albo zlecając to zadanie podmiotowi zewnętrznemu. W tym drugim przypadku należy pamiętać o podpisaniu umowy powierzeniowej – niszczenie jest wciąż formą przetwarzania danych osobowych.
Ile kosztuje niszczenie dokumentów?
Ceny małych niszczarek przybiurkowych zaczynają się od 200-300 zł. Trzeba jednak pamiętać, przy dużej ilości dokumentów małe urządzenie może być po prostu niewygodne, a konieczność częstego opróżniania kosza uciążliwa. W większych firmach warto więc zaopatrzyć się w urządzenia, które jednorazowo niszczą kilkaset kartek, a do tego poradzą sobie z płytami CD czy kartami magnetycznymi. Zakup takiego sprzętu to koszt ok. 1000 zł.
Outsourcing może być dobrym rozwiązaniem zwłaszcza dla dużych firm. W tym przypadku ceny są negocjowane indywidualnie, w zależności od ilości dokumentów.
