Praca w zespole – umiejętności, zalety, zasady

Umiejętność pracy w zespole – to jedna z najczęściej wymienianych w ogłoszeniach o pracę umiejętności, jakich oczekują pracodawcy od kandydatów. Z kolei osoby poszukujące pracy zwykle wpisują do CV tę kompetencję miękką. Umiejętność współdziałania z innymi ludźmi jest niezwykle ważna z prostego powodu – w dzisiejszych czasach jest bardzo niewiele stanowisk niewymagających współpracy z innymi ludźmi. Tymczasem nawet najbardziej wykwalifikowany pracownik, który nie będzie umiał dzielić się swoją wiedzą, finalnie często będzie mniej wartościowy dla firmy od kogoś nieco mniej wykwalifikowanego, ale potrafiącego grać zespołowo. A zatem czym właściwie jest umiejętność pracy w zespole? I czy mimo deklaracji w naszych dokumentach aplikacyjnych, rzeczywiście ją posiadamy?

Praca w zespole

Umiejętność pracy w grupie, mimo że deklaruje ją większość kandydatów do pracy w CV czy listach motywacyjnych, wcale nie jest tak powszechna, jak się wydaje. Co więcej, rzadko jest nauczana w sposób świadomy i ukierunkowany na rozwijanie tej właśnie kompetencji. Pomijając kilka lekcji w szkole polegających na „pracy w grupie" czy nawet okazjonalnych szkoleniach z coachem z pracy zespołowej, jakie spotkać można w większych firmach, w życiu zawodowym współdziałania z innymi uczymy się zazwyczaj intuicyjnie i postawieni pod ścianą – gdy stajemy przed koniecznością takiej współpracy i rozwiązania wspólnie z innymi jakiegoś problemu. I choć z jednej strony uczenie się poprzez praktykę uważane jest za najskuteczniejsze, z drugiej brak pewnej teoretycznej podstawy i wskazówek co do tego, jak uczynić pracę zespołową bardziej efektywną – sprawia, że wielu pracowników po prostu nie wie, co robić, ma trudności w dogadaniu się z innymi i współdziałaniu z nimi.

Praca zespołowa: jaka jest moja rola?

Naukę pracy w zespole warto zacząć od zauważenia, że każdy członek zespołu odgrywa w nim pewną rolę, która niekoniecznie jest tożsama z rolą koleżanki czy kolegi. Ponieważ pracownicy mają różne umiejętności i różne osobowości, w zespole będą cechować ich pewne specyficzne zachowania. To skrzyżowanie umiejętności specjalistycznych i cech charakteru (w tym poziomu introwersji / ekstrawersji, a także np. pewności siebie / nieśmiałości, poziomu umiejętności komunikacyjnych) ma kluczowe znaczenie w tym, jaką postawę w grupie przyjmuje dana osoba. Czasami zdarza się, że lider zespołu przydziela pracownikowi rolę, która jest zgodna z jego kompetencjami twardymi, ale zupełnie nie odpowiada mu z uwagi na typ charakteru.

Nawet w zespołach bez z góry narzucanych ról bardzo szybko tworzy się pewna dynamika działania, w której niektóre osoby przyjmują na siebie większą odpowiedzialność i role przywódcze, inni role doradcze, a jeszcze inni role wykonawcze. Jeśli już pracujesz w zespole albo zastanawiasz się, w jakiej roli najlepiej sprawdzisz się w przyszłości, zapoznaj się chociażby z teorią Belbina ról zespołowych w miejscu pracy. Brytyjski teoretyk zarządzania Raymond M. Belbin wyróżnia role intelektualne, socjalne i zadaniowe. Idealnie, jeśli zespół jest różnorodny i każda osoba może odgrywać rolę zgodną ze swoimi predyspozycjami osobowościowymi i kompetencjami zawodowymi. 

Czytaj także: Jak sprawdzić osobowość zawodową?

Umiejętność pracy w zespole – czyli co?

Współpraca z innymi ludźmi wymaga jednoczesnego wykorzystania różnych umiejętności, zarówno interpersonalnych, jak i związanych z zarządzaniem własnymi emocjami, organizacją pracy i umiejętnością radzenia sobie z presją i wielu innych. Prześledźmy najważniejsze umiejętności pracy zespołowej. Przy każdym punkcie zadaj sobie szczere pytanie, w jakim stopniu ta umiejętność jest u Ciebie rozwinięta i spróbuj znaleźć konkretny przykład wykorzystania danej umiejętności. Warto to zapisać – te informacje i przykłady mogą Ci się bardzo przydać na kolejnej rozmowie kwalifikacyjnej.

Praca w zespole  –  umiejętności komunikacyjne

Podstawą każdego współdziałania jest dobra komunikacja. Z drugiej strony umiejętności komunikacyjne, mimo że sporo się o nich mówi i deklaruje niemal na każdym roku rekrutacji, zwykle nie są świadomie rozwijane. Przede wszystkim warto zauważyć, że na umiejętności komunikacyjne składają się:

• umiejętność przekazywania informacji w sposób zgodny z intencją (zawierający dokładnie taki komunikat, jaki chcemy przekazać), jednocześnie zrozumiały dla rozmówcy oraz dostosowany w formie do okoliczności, 
• umiejętność aktywnego słuchania, 
• umiejętność analizowania i wyciągania wniosków z komunikatów obu stron (a więc wyjścia poza własną perspektywę i wzięcia pod uwagę perspektywy rozmówcy, by dojść do porozumienia).

Częste problemy:

• Błędy mogą być popełniane na każdym z tych etapów. Przykładowo, ekspertowi może wydawać się, że przekazuje informację w sposób zrozumiały, nie bierze jednak pod uwagę małego doświadczenia rozmówcy w danym aspekcie i posługuje się zbyt specjalistycznym żargonem lub skrótami myślowymi. 
• Inny błąd może polegać na tym, że co prawda specjalista mówi w sposób zrozumiały dla słuchaczy, jednak zbyt często wpada w dygresje, jego wypowiedź jest rozwlekła i zdaje się gubić wątek. 
• Jeszcze inny błąd może polegać na tym, że specjalistom z pokrewnych, ale jednak różniących się od siebie dziedzin wydaje się, że mówią na ten sam temat, ale jednak inaczej definiują pewne kwestie. Nie są świadomi tych różnic, ponieważ w czasie rozmowy nie rozpoczęli od wyjaśnienia podstawowych pojęć.
• Często spotykanym błędem można potocznie określić jako „mówienie każdy sobie". Grono specjalistów wypowiada się na jakiś temat, ale mają zaufanie wyłącznie do własnego podejścia i nie chcą wziąć pod uwagę innego spojrzenia, które z góry odrzucają jako niewłaściwe. W sytuacji braku elastyczności i otwartości na dialog porozumienie i wypracowanie rozwiązania satysfakcjonujące wszystkie strony jest niemożliwe.
• Kolejnym błędem jest przekazywanie informacji w sposób niedostosowany do okoliczności, co może budować zgrzyty i konflikty w zespole. Przykładowo, jedna z osób w grupie przyjmuje kpiąca czy ironiczną postawę i takim tonem zwraca się do współpracownika, przekazując mu feedback na temat jego części zadania. Inny przykład, lider zespołu odnosi się do pozostałych osób w sposób zbyt swobodny, który dla tych osób jest niekomfortowy - woleliby dużo bardziej profesjonalną atmosferę.

Jak dbać o dobrą komunikację w zespole?

• Przekazuj informacje w sposób zrozumiały, językiem dostosowanym do słuchacza.
• Jeśli masz do przekazania wiele informacji na raz, co jakiś czas pytaj słuchacza, czy wszystko jest zrozumiałe, czy coś powtórzyć.
• Jeśli omawiacie zawiłą kwestię, warto zacząć od wyjaśnienia podstawowych pojęć i upewnienia się, że wszyscy rozumieją je tak samo;
• W czasie wypowiedzi staraj się mówić konkretnie i zwięźle. Unikaj dygresji, daleko idących porównań, krążenia wokół tematu zamiast mówienia na właściwy temat.
• Unikaj mówienia na kilka tematów jednocześnie. Najpierw postaraj się zakończyć omawianie jednego tematu, nim przejdziecie do kolejnego.
• Stosuj metody aktywnego słuchania: bądź uważny, dawaj znać, że słuchasz np. kiwaniem głową, reaguj na słyszane słowa, na koniec zadawaj pytania do tego, co usłyszałeś lub potwierdź, że zrozumiałeś wypowiedź, parafrazując jakąś jej część.
• Nie przerywaj wypowiedzi innej osoby – nieważne, jak istotny wydaje Ci się w danej chwili, Twój komentarz może chwilę poczekać! 
• Mów na tematy stosowne do okoliczności. W szczególności nie staraj się naruszać strefy osobistej innych osób, co w wielu środowiskach pracy może być uważane za niewłaściwe i nachalne. W czasie komunikacji z zespołem trzymaj się stosownych tematów i pamiętaj o właściwym tonie wypowiedzi.
• Rozwijaj umiejętność radzenia sobie z emocjami np. w stresujących okolicznościach, w przypadku konfliktów czy w pracy pod dużą presją. Emocjonalne dyskusje zwykle nie są najlepszym sposobem na rozwiązywanie problemów! W trudnych momentach często lepiej odłożyć na chwilę dyskusję, do czasu aż emocje opadną i będzie można rzeczowo poszukać rozwiązania.

Umiejętność pracy w grupie – osiąganie celu

Zwykle zespół działa po to, by osiągnąć pewien postawiony przed nim cel. Taka przynajmniej jest perspektywa managera zespołu czy osoby stojącej jeszcze wyżej w hierarchii firmowej, np. kierownika działu lub CEO. Jeśli jednak przyjrzymy się bliżej pracy zespołu, to zrozumiemy, że najprawdopodobniej za głównym celem stoi kilka czy kilkanaście mniejszych celów, a te dzielą się jeszcze na szczątkowe zadania, które ma do wykonania każda osoba. Innymi słowy, by zrealizować wspólny długofalowy cel, poszczególni członkowie zespołu mają do wykonania pewną pracę, którą realizują samodzielnie, razem z inną osobą / osobami, albo i tak, i tak. Obraz się jeszcze komplikuje, kiedy zespół ma nie tylko jeden duży cel przed sobą, ale na przykład 5 czy 10 projektów do wykonania w miesiącu z zachowaniem deadline'ów. Brzmi znajomo?

Częste problemy:

• Przy tak wysokiej dynamice pracy oraz szerokim wachlarzu obowiązków każdej osoby bardzo łatwo zapomnieć, że tak naprawdę wszyscy „grają do jednej bramki”. Co więcej, mogą pojawić się konflikty wynikające z tego, że ktoś opóźnia czyjąś pracę, więc ta osoba poczuje się zagrożona, że to ją obarczy się odpowiedzialnością na opóźnienia.
• Albo zgrzyty, których powodem jest to, że dana osoba czy grupa osób skorzystała z dostępnych zasobów (fizycznych np. surowców czy sprzętu, dostępów elektronicznych, różnego rodzaju abonamentów), nie pozostawiając ich innym osobom. 
• Kolejne problemy pojawiają się wówczas, gdy jakaś osoba lub osoby wykazują się wygórowaną ambicją lub uważają, że ich część zadania jest znacznie ważniejsza, lekceważąc pracę kolegów i koleżanek z zespołu lub wręcz ją utrudniając.

Dlatego w budowaniu zgranego zespołu ważne jest budowanie ducha zespołu i lojalności. Nie jest to łatwe, ponieważ wielu osobom trudno jest zapomnieć np. o osobistych sympatiach i antypatiach, i zachować pełen profesjonalizm w dążeniu do wspólnego celu. W budowaniu ducha zespołu ogromne znaczenie ma przykład, jaki daje team leader oraz budowany przez kulturę organizacyjną firmy. 

Jak podnieść swoje umiejętności w tym zakresie?

• Szanuj pracę innych. Zauważ, że każdy członek zespołu wypełnia w nim pewną rolę, a na sukces przedsięwzięcia składa się duża liczba małych zadań, które ktoś wykonuje. Nie lekceważ innych.
• Co jakiś czas razem z członkami zespołu róbcie podsumowanie dotychczasowej pracy. Warto wówczas zastanowić się, w jakim miejscu obecnie jesteście. Jeśli lider zespołu do tej pory nie organizuje takich rozmów podsumowujących, warto mu je zaproponować.
• Zgłaszaj konflikty i nieprawidłowości związane np. z niesprawiedliwą dystrybucją zasobów do lidera zespołu / managera. Rozwiązanie systemowe będzie lepsze od ukrytej rywalizacji i wewnętrznych konfliktów, które na dłuższą metę podcinają skrzydła i utrudniają efektywną współpracę.
• Oferuj pomoc i proś o pomoc. Postaraj się zauważać, co dzieje się poza Twoim własnym poletkiem pracy i wykaż pewną bezinteresownością wobec współpracowników. Co więcej, nawet jeśli jesteś wybitnym specjalistą w swojej dziedzinie, weź pod uwagę to, że możesz nie znać jakiegoś aspektu sprawy i nauczyć się czegoś od innych – może właśnie od osoby siedzącej przy sąsiednim biurku?

Najważniejsza zasada pracy zespołowej – poczucie odpowiedzialności

Przypomnij sobie pracę w grupie nad jakimś szkolnym projektem. Niemal na pewno zdarzyło się choć raz, że większość zadania wykonało kilkoro obowiązkowych uczniów „z pierwszych ławek", i też prawie na pewno znaleźli się ci, którzy stwierdzili, że nic nie zrobią. Ostatecznie wszyscy, i ci sumienni uczniowie, i „leserzy" otrzymali taką samą ocenę. Niesprawiedliwe, prawda?

A jednak niektórzy próbują zachowywać się podobnie jak lekceważący uczniowie także w życiu zawodowym. Zrzucają zadania na innych, stwierdzają, że czegoś nie zrobią i nie przejmują się konsekwencjami, bo przecież ktoś i tak wykona tę pracę. W grupie łatwiej jest przerzucić odpowiedzialność na innych. Takie zachowanie oczywiście nie ma nic wspólnego z umiejętnością pracy zespołowej. Co więcej, taka postawa szkodzi całemu zespołowi, więc nie powinna być tolerowana. 

Ta pierwsza oznacza, że staram się wykonać swoje zadanie jak najlepiej i ponoszę konsekwencje swoich działań. Ta druga zaś odnosi się do tego, że staram się działać w sposób zgodny z interesem grupy, aktywnie przyczynić się do osiągnięcia wspólnego celu, nie szkodzić zespołowi ani żadnemu z jej członków. Bierna postawa, przysłowiowe „umycie rąk" także będzie działaniem na szkodę zespołu – jeśli nie wykonam swojej pracy, spowalniam postęp realizacji projektu. Jest to także działanie na szkodę konkretnego członka zespołu – ktoś inny będzie musiał poświęcić czas by wykonać to, co należało do mnie. 

Poczucie odpowiedzialności rodzi się z lojalności wobec zespołu, zaangażowania w projekt oraz ogólnego poczucia sensu tego, co robisz. Jeśli jesteś lojalny wobec grupy, będziesz chciał jej pomóc jak tylko możesz. Jeśli czujesz się zaangażowany w osiągnięcie pewnego wspólnego celu, masz wysoką motywację do pracy. Jeśli widzisz sens w tym, czym się zajmujesz, nie porzucisz swoich zadań.

Co możesz zrobić, by rozwijać ten aspekt efektywnej pracy w zespole?

• Zacznij od siebie. Nie unikaj obowiązków, nie przerzucaj ich na innych. Oczywiście czasami praca wymaga umiejętności delegowania zadań – postaraj się działać tak, by nie mieć sobie nic do zarzucenia, a zadania w zespole były rozdzielane w sposób sprawiedliwy.
• Motywuj, a nie demotywuj innych. A to oznacza powstrzymanie się od narzekania! Postaraj się znaleźć dobre strony swojej sytuacji oraz doceniać innych. Chwal współpracowników i dziękuj im za pracę. Miłe słowo może wiele zmienić w atmosferze zespołu, a ta ma ogromny wpływ na zaangażowanie i efektywność pracy.
• Zgłaszaj nieprawidłowości w realizowaniu zadań i rozwiązuj konflikty na tym tle. Ktoś stara się przerzucać pracę na innych? Zaciskanie zębów i wykonywanie zadań za tę osobę na dłuższą metę będzie szkodą dla zespołu. Pracownik, który zrzuca pracę na innych, korzysta z tego, że środowisko pracy nie reaguje – nie pozwólcie mu na to!

Efektywny zespół a integracja zespołu

Do umiejętności pracy w zespole należy także zdolność do budowania i podtrzymywania pozytywnych relacji z innymi oraz współtworzenia atmosfery sprzyjającej pracy i rozwojowi. Na to, jaka panuje atmosfera w zespole, wpływ mają wszyscy – niestety nawet jedna, negatywnie nastawiona czy zniechęcająca innych do pracy osoba potrafi obniżyć nastrój całego zespołu. Dlatego tak ważne jest po pierwsze, dobieranie odpowiednich osób do zespołów, a po drugie, promowanie przez lidera czy managera atmosfery opartej na szacunku i życzliwości. 

Rola managera lub lidera zespołu jest tu kluczowa (choć zdarza się, że nie decydująca). Przykład idzie z góry, dlatego jeśli przywódca grupy zachowuje się w sposób pozbawiony taktu, jest lekceważący, opryskliwy czy leniwy, pracownicy mogą naśladować takie zachowanie, żeby po prostu się dostosować i jakoś przetrwać w trudnych warunkach. Co więcej, jeśli manager organizuje pracę w taki sposób, by nagradzać postawę bezwzględnej rywalizacji, pracownicy zaczną widzieć w sobie konkurentów, a nie współpracowników, którzy mają wspólny cel – a to przełoży się na sposób, w jaki się do siebie odnoszą, czy sobie pomagają itp.

Na to, czy zespół jest zgrany i zintegrowany, wpływ mają również inicjatywy pozapracowe: spotkania integracyjne, wyjazdy czy chociażby to, czy mają przestrzeń do nieformalnej komunikacji (np. w przypadku zespołów zdalnych). 

Jak rozwijać umiejętność budowania relacji i podtrzymywania pozytywnej atmosfery?

• Odnoś się do współpracowników z szacunkiem, zawsze, niezależnie od okoliczności. Nie musisz wszystkich lubić, ale zachowuj się profesjonalnie: bądź uprzejmy i taktowny, nie obrażaj, stosuj zwroty grzecznościowe, wyrażaj się właściwym do okoliczności językiem. Kultura osobista jest podstawą każdej pozytywnej relacji i współpracy!
• Bądź pomocny  i okazuj życzliwość. Współpracownik nie radzi sobie z zadaniem, które dla Ciebie jest naprawdę proste? Zamiast okazywać wyższość czy wyśmiewać, zdobądź się na wyrozumiałość i życzliwie wskaż mu właściwy sposób.
• Dziękuj za wykonaną pracę. To niewiele, a okazywanie wdzięczności i docenianie innych potrafi zdziałać cuda.
• Przyznawaj się do błędów. Nikt nie jest nieomylny. Ważne jest to, jak zachowasz się w takiej sytuacji. W zespole zwykle i tak wiadomo, kto jest odpowiedzialny za błąd. Próby przerzucania odpowiedzialności na współpracowników zostaną źle odebrane i pogorszą atmosferę w zespole. Chodzi natomiast o to, by współtworzyć przestrzeń, w której nikt nie boi się przyznać do niewiedzy czy błędu i prosić o pomoc.
• Nie narzekaj i nie demotywuj innych. Jeśli masz gorszy moment, postaraj się najpierw poradzić z własnymi emocjami, a potem, jeśli to konieczne, poproś o pomoc. Możesz także porozmawiać z zaufaną osobą, u której wiesz, że znajdziesz wsparcie i zrozumienie. Złorzeczenie na forum grupy i okazywanie frustracji, by wyładować emocje, negatywnie wpływa na samopoczucie innych. Zastanów się: czy Ty lubisz słuchać narzekania innych osób, jak ono wpływa na Ciebie? Prawdopodobnie nie motywuje Cię do pracy czy rozwoju, ale zniechęca i obniża nastrój. Postaraj się więc wykazać odrobiną empatii i miej na uwadze samopoczucie innych osób.

Czytaj także: Jak stworzyć inkluzywne miejsce pracy? Wywiad z dr Joanną Skonieczną, Kierowniczką Programową KPH

Zalety pracy w grupie

W większości firm praca zespołowa jest koniecznością. Jest coraz mniej zawodów, w których zadania są wykonywane w pełni indywidualnie, na każdym etapie pracy. Co więcej, różnorodne zespoły sprzyjają osiąganiu lepszych wyników przez podniesienie efektywności i kreatywności. Jak się często mówi się, że „co dwie głowy, to nie jedna”, a trzy czy cztery głowy to już potencjał do prawdziwej burzy mózgów, wymiany doświadczeń i pomysłów, które mogą skutkować innowacyjnymi rozwiązaniami. Można to porównać także do efektu domina. Jeżeli ktoś wpadnie na pewien pomysł i podzieli się z resztą zespołu, to być może pozostali członkowie dodadzą coś od siebie i w ten sposób mamy rozwiązanie problemu, nad którym jedna osoba mogłaby się długo głowić.

Przedsiębiorcy coraz częściej stawiają także na jak największą różnorodność zespołu. Nie chodzi tylko o obszar specjalizacji, ale też o to, z jakich środowisk zawodowych pochodzą członkowie grupy czy nawet w jakim są wieku, a więc w jakich czasach zdobywały doświadczenie i jak warunki pracy kształtowały ich umiejętności. Wymiana doświadczeń osób o różnym podłożu sprzyja rozwojowi zawodowemu i osobistemu (np. tolerancji).

Zaletą pracy w grupie jest też podział obowiązków. Każdy jest odpowiedzialny za swoje zadania, które w rezultacie mają stanowić pełną całość. Zostawienie wszystkiego na barkach jednej osoby mogłoby powodować frustrację oraz niezadowolenie. Zgrany zespół jest w stanie wykonać projekty, które dla pojedynczej osoby byłyby nieosiągalne.

Praca w zespole sprzyja także budowaniu relacji i poczucia przynależności do firmy. Osoby, które identyfikują się ze swoim zespołem, są zarazem bardziej lojalne wobec firmy i mniej skłonne, by szukać swojego miejsca gdzieś indziej. 

Zgrany zespół sprzyja rozwojowi indywidualnemu, zarówno jeśli chodzi o kompetencje twarde (inne osoby uczą, wskazują braki lub obszary poszerzenia wiedzy), jak i kompetencje miękkie (umiejętności komunikacyjne, organizacyjne, współpracy).

Zalet pracy zespołowej jest bardzo wiele. Co więcej, jak wspomniano na wstępie, umiejętność współpracy z innymi należy dziś do najcenniejszych kompetencji na rynku pracy. Zdecydowanie warto ją rozwijać!

Zasady współpracy w zespole – podsumowanie

Podsumowując, żeby praca zespołowa w firmie przebiegała skutecznie, warto kierować się następującymi zasadami:

• Szacunek dla każdego członka zespołu. W przypadku dyskusji objawia się to między innymi tym, że sobie wzajemnie nie przerywamy w połowie zdania. Staramy się wysłuchać każdą osobę do końca. Nie musimy się też ze sobą zgadzać, ale warto umieć pójść na kompromis. Szacunek oznacza również odpowiedni sposób wypowiedzi, ton, zwroty grzecznościowe, a także takt i nienaruszanie sfery osobistej innych członków zespołu. To także szacunek do pracy innych, ich wkładu w realizację całego projektu.
• Komunikacja z innymi. Umiejętność przekazywania informacji, dyskutowania, wymiany pomysłów i rozwiązywania problemów to podstawa każdej współpracy z innymi. Warto nauczyć się przekazywać to, co chcemy wyrazić, w sposób jasny, zwięzły, językiem zrozumiałym dla rozmówcy. Równie istotne jest uważne, aktywne słuchanie i branie pod uwagę zdania innych.
• Pamiętanie o wspólnym celu. Współpraca będzie przebiegać harmonijnie, jeśli każdy członek zespołu, realizując swoje działania, będzie starał się pomagać i współdziałać z innymi, a nie z nimi rywalizować.
• Umiejętność pójścia na kompromis. Wprzypadku pracy w grupie odgrywa bardzo ważną rolę. Często ślepy upór nie jest wskazany, szkodzi innowacyjności i kreatywności. Współpracując z innymi warto umieć wziąć pod uwagę zupełnie inną perspektywę i niekiedy ustąpić w jakimś aspekcie dla wypracowania najlepszego dla zespołu i projektu rozwiązania. 
• Motywowanie się nawzajem do pracy. Zamiast narzekać i załamywać ręce, warto motywować innych i wspólnie szukać rozwiązań trudnych problemów.