Zapomoga z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - losowa, socjalna, podatek

Komu i w jakich okolicznościach przysługują zapomoga losowa, zapomoga socjalna, zapomoga zdrowotna z ZFŚS bądź jakakolwiek inna zapomoga bezzwrotna? Czy każda firma ma obowiązek stworzenia ZFŚS (zakładowego funduszu świadczeń socjalnych)? Zapomoga z ZFŚS a podatek? Jakie zwolnienia z VAT zafundowało nam prawodawstwo w minionym, 2018 roku? Jeśli zadajesz sobie te pytania, wyczerpujących odpowiedzi szukaj w tym artykule.

Zapomoga losowa

Temat zapomóg dotyczy nie każdego pracodawcy (firmy lub osoby fizycznej) i nie każdego pracownika. W przypadku tego pierwszego przyznawanie zapomóg z ZFŚS albo jest obowiązkiem, albo aktem dobrej woli, w zależności od charakteru finansowania („państwowego” bądź „prywatnego”) i liczby pracowników na etatach.
O przyznaniu zapomogi losowej, zapomogi socjalnej, zapomogi zdrowotnej z ZFŚS lub ze środków obrotowych pracodawcy (z tzn. jego zasobów majątkowych) decydują zdarzenia losowe albo zła kondycja materialna pracownika i jego rodziny.

Zapomoga to bezzwrotna forma pomocy finansowej.
Zapomogę losową otrzymuje osoba uprawniona w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych (np. zalania mieszkania, kradzieży), klęsk żywiołowych (pożaru), śmierci, długotrwałej choroby pracownika lub choroby członka rodziny.

DŁUGOTRWAŁA CHOROBA – definicja
Choroba, która wymaga długotrwałego leczenia stałego lub przez długi okres, mająca długotrwały przebieg – choroby przewlekłe, nieuleczalne, wrodzone (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 29 kwietnia 2010 roku, sygn. ILP2/415-183/10-3/TR).

W przypadku długotrwałej choroby pracownik może ubiegać się o zapomogę zdrowotną z zakładowego funduszu.
Jednak wiele zależy od tego, w jakiej firmie jest zatrudniony, na jaką umowę i czy w miejscu pracy funkcjonuje bądź nie ZFŚS (zakładowy fundusz świadczeń socjalnych).
Pracodawcy, którzy mają obowiązek stworzenia ZFŚS (zgodnie z Ustawą o ZFŚS):
    •     prowadzący działalność w sferze budżetowej (art. 20, art. 21, art. 24, art. 26, art. 26 i art. 27 Ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych) mają obowiązek utworzenia funduszu socjalnego bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników (art. 3 ust. 2 Ustawy o ZFŚS);
    •    prowadzący własną gospodarkę finansową, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 1 Ustawy o ZFŚS; przed 2017 r. była to grupa 20 pracowników).
Tacy pracodawcy powinni przynajmniej rozpatrzyć podanie o zapomogę albo rozważyć uzasadnienie wniosku o zapomogę z funduszu socjalnego. I przyznać ją lub nie.
Pracodawcy, którzy nie muszą tworzyć ZFŚS ani prowadzić działalności socjalnej:
    •    spoza sfery budżetowej; na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Mogą alternatywnie utworzyć fundusz lub zrezygnować z jego tworzenia, ale wypłacą pracownikom jednorazowe w skali roku świadczenie urlopowe (art. 3 ust. 3 Ustawy o ZFŚS).
Jednak jeśli już dobrowolnie się zadeklarowali i określili w regulaminie ZFŚS, że zgromadzone tam środki przeznaczają m.in. na bezzwrotne zapomogi, muszą rozpatrzyć wniosek o taką zapomogę.

Pracownicy, którzy mogą korzystać ze środków ZFŚS, powinni być zatrudnieni na podstawie:

    •    umowy o pracę (pracujący w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy):
    -    na czas określony (także na zastępstwo),
    -    na czas nieokreślony,
    -    na okres próbny,
    -    na czas wykonania określonej pracy;
    •    powołania;
    •    mianowania;
    •    wyboru
    •    lub mogą przebywać na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich, ale nie na urlopach bezpłatnych.

Do zapomogi z ZFŚS mają też prawo:
    •    członkowie rodzin pracowników (współmałżonkowie, dzieci);
    •    emeryci i renciści (byli pracownicy) oraz członkowie ich rodzin;
    •    osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie ZFŚS prawo do korzystania z funduszu
(na podst. art. 2 pkt 5 Ustawy o ZFŚS).

Zapomoga socjalna

Częstym rodzajem zapomogi z ZFŚS lub ze środków obrotowych pracodawcy, o którą mogą ubiegać się pracownicy, jest zapomoga socjalna rozumiana jako rodzaj świadczenia socjalnego, pomoc finansowa w trudnej sytuacji materialnej.
Definicja zapomogi socjalnej znaczeniowo nieco zbiega się z definicją zapomogi losowej. Przyznaje się ją, w przypadku kiedy pracownikowi znacznie pogorszył się status materialny, np. współmałżonek stracił pracę, pracownik samotnie wychowuje dzieci, dochód na członka rodziny nie pozwala na godne życie (np. rodziny wielodzietne).
Zapomogę socjalną zwykle przyznaje się z ZFŚS, ale może się zdarzyć tak, że maksymalne środki na nią przeznaczone z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie zaspokajają potrzeb wnioskodawcy. Wówczas pieniądze mogą być wypłacone z puli środków obrotu pracodawcy (oczywiście za jego zgodą). Trzeba jednak pamiętać, że limit takiej zapomogi socjalnej wolnej od podatku jest ograniczony.
Dobrze, gdyby w danej firmie uchwalono regulamin ZFŚS, który ma obowiązywać. Powinno się w nim ustalić kwotę zapomogi w zależności od sytuacji materialnej pracownika lub emeryta, cykliczność jej otrzymywania oraz termin przyznawania i określić dokumenty, jakie należy dołączyć do wniosku o zapomogę z funduszu socjalnego wraz z uzasadnieniem.

Zapomoga z ZFSS a podatek

Rok 2018 przyniósł przełom w opodatkowaniu m.in. zapomóg z ZFŚS i z innych źródeł.
Niezależnie od wysokości kwoty całkowicie wolne od podatku dochodowego są zapomogi (losowe): otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci – pod warunkiem że są zapomogami z ZFŚS, pochodzą z funduszu socjalnego, z funduszy związków zawodowych lub zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra (art. 21 ust. 1 pkt 26 Ustawy o PIT w nowym brzmieniu).
Podniesiono limit zwolnień zapomóg, jeżeli są finansowane z innych źródeł niż określone w art. 21 ust. 1 pkt 26 z 2280 zł do 6000 zł rocznie.
(Podstawa prawna: ustawa z 27 października 2017 r. o zmianie Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz Ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (DzU z 2017 r., poz. 2175).
Dodatkowo:
Zapomogi (ale nie losowe) przyznane z funduszy zakładowych lub międzyzakładowej organizacji związkowej […] od 2018 roku zostały zwolnione z opodatkowania do kwoty 1000 zł.

Podanie o zapomogę

Zwykle prośbę o zapomogę z ZFŚS – losową, socjalną albo zdrowotną – najlepiej przedstawić w formie pisemnej jako wniosek o zapomogę z ZFŚS. Najczęściej do regulaminu ZFŚS danej firmy jest dołączony jego wzór. Jeśli go nie otrzymamy, możemy sami napisać podanie.
Na pewno powinny się w nim znaleźć dane pracownika: imię, nazwisko, adres oraz dokładne uzasadnienie prośby, czyli opis sytuacji losowej i materialnej. Podanie należy złożyć do ZFŚS jak najszybciej po zdarzeniu.
Większość pracodawców w przypadku podania lub wniosku o bezzwrotną zapomogę wymaga szczegółowej dokumentacji potwierdzającej trudną sytuację wnioskującego.

Zwykle potrzebne są:
    •    zaświadczenia o zarobkach członków rodzin,
    •    zaświadczenia o ewentualnym braku dochodów,
    •    zaświadczenia lekarskie,
    •    protokół policyjny,
    •    bieżące rachunki,
    •    wykaz zaległości w płatnościach,
    •    rachunki za remont,
    •    orzeczenie rzeczoznawcy,
    •    zaświadczenie z Urzędu Pracy o pobieraniu zasiłku.

Co na to Ustawa o ochronie danych osobowych i GIODO?

Po 25 maja 2018 roku w życie weszło RODO. Jak pogodzić ochronę danych pracownika z rzetelnym i zgodnym z prawem przyznawaniem zapomóg z ZFŚS? Firmy zarządzające zakładowym funduszem świadczeń socjalnych (ZFŚS) są i administratorem danych osobowych, i środków finansowych. W myśl art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 592, dalej Ustawa o ZFŚS) przyznają one świadczenia na podstawie danych wrażliwych: wysokości zarobków pracowników i członków ich rodzin, dokumentacji medycznej, formularzy PIT. Projekt z 8 maja 2018 r. Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 reguluje sprawy dotyczące ochrony danych osobowych w ZFŚS. Nie określa, jakich informacji może żądać pracodawca od pracownika. Mają być wyszczególnione w regulaminie ZFŚS firmy. Zbieraniem danych osobowych powinny się zajmować osoby do tego upoważnione i zobligowanie na piśmie do dochowania tajemnicy.
GIODO potwierdza, że osoby przyznające zapomogi mają prawo do zbierania informacji o dochodach wszystkich członków rodziny, ale z poszanowaniem prywatności osób ubiegających się o świadczenia (także stanowisko SN z 8 maja 2002 r. sygn. akt I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99). Informuje o tym również Ustawa o zmianie niektórych ustaw z 8 maja 2018.

Wniosek o zapomogę z funduszu socjalnego - uzasadnienie

Jednolity wzór wniosku o zapomogę z funduszu socjalnego najczęściej zostaje dołączony do regulaminu ZFŚS i przygotowany przez pracodawcę w danej firmie.
Bardzo ważne we wniosku o zapomogę ze środków ZFŚS jest uzasadnienie.

Powinien on też zawierać:
    •    wskazanie wnioskodawcy,
    •    określenie formy pomocy, o którą się ubiega,
    •    kwotę zapomogi,
    •    podpis pracownika.

Dodatkowo treść tego dokumentu może obejmować dokumentację, np.:
    •    faktury potwierdzające zakup towaru lub usługi,
    •    zaświadczenie z policji potwierdzające zaistniały wypadek losowy,
    •    odpis aktu zgonu potwierdzający śmierć członka rodziny, itp.

Bywa i tak, że współpracownicy sygnalizują pracodawcy, że osoba poszkodowana potrzebuje pomocy finansowej, ale ona sama nie ubiega się o zapomogę z ZFŚS. Szef może wówczas udzielić zapomogi bezzwrotnej bez wniosku osoby uprawnionej.
Ma on prawo sprawdzić, czy udzielona przez niego pomoc socjalna została przeznaczona na potrzeby zadeklarowane we wniosku.