Zarządzanie czasem w pracy to umiejętność niezbędna w przypadku managerów, którzy planują zadania swoim zespołom, ale też bardzo przydatna dla każdego, niezależnie od tego, jaki zawód wykonuje. Dobra organizacja jest ważna także w życiu prywatnym. Warto więc poznawać różne metody efektywnego zarządzania czasem i doskonalić nasze umiejętności w tej kwestii. Zasada OATS jest bardzo prosta i szybka do wdrożenia. Na czym polega i kiedy się przydaje?
Zasada OATS – z czego się składa? Na czym polega?
Autorem zasady OATS jest Mike Clayton. Jej reguły dokładnie opisał w książce “Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania”, do której warto sięgnąć, chcąc nauczyć się sztuki zarządzania czasem.
OATS to cztery kroki:
- Outcomes – wyniki,
- Activities – działania,
- Time – czas,
- Schedule – harmonogram.
Wyjaśnijmy pokrótce, co oznacza każdy z nich.
Wyniki
Zaczynamy niejako od końca, określając, jakie rezultaty chcemy osiągnąć w wybranym czasie (dniu, tygodniu, miesiącu czy roku). Zapisujemy cele – możemy sami je wyznaczyć, ale równie dobrze mogą to być wyniki oczekiwane przez naszego przełożonego, jak zakończenie projektu w terminie czy zdobycie 5 nowych klientów do końca miesiąca. Wyników nie powinno być więcej niż kilka, aby nie wprowadzać chaosu. Trzeba też zwrócić uwagę na czas, jaki sobie wyznaczamy na ich realizację.
Działania
W tym kroku wypisujemy wszystkie czynności, jakie są konieczne, aby zrealizować każde działanie. Tworzymy więc osobne listy zadań dla poszczególnych celów. Możemy czynności priorytetyzować – zaznaczając, które są konieczne do zrobienia, a które opcjonalnie. W trakcie realizacji kolejnych czynności skreślamy je z listy, dzięki czemu dokładnie wiemy, ile jeszcze zostało do zrobienia i mamy dodatkową motywację do pracy, ponieważ widzimy postęp.
Czas
Przy każdym zadaniu z listy należy określić czas na jego realizację. Jeśli dana czynność nie jest dla nas nowa, możemy na podstawie doświadczenia łatwo oszacować, ile zajmie. Nowe zadania warto podzielić na mniejsze etapy, obliczyć, ile mogą one trwać i do tego czasu dodać małą rezerwę np. kilkugodzinną.
Harmonogram
Mając powyższe dane, a więc wyniki, działania i czas, możemy opracować harmonogram dnia, tygodnia czy innego odcinka czasu – w zależności od pierwotnych ustaleń. W harmonogramie warto uwzględnić czas na przerwy, najtrudniejsze zadania zaplanować w momentach, kiedy jesteśmy najbardziej produktywni. Harmonogram zadań musi być możliwy do realizacji.
Zasada OATS – kiedy jest odpowiednia dla Ciebie?
Zasada OATS sprawdza się, kiedy planujemy niezbyt przeładowane zadaniami projekty, zwłaszcza rozłożone w dłuższych odcinkach czasu i wymagające pełnej kontroli na każdym etapie. Jeśli uznamy, że w danym przypadku zasada OATS nie do końca jest przydatna, możemy sięgnąć np. po metodę GTD, dzięki której zorganizujemy sobie pracę nad dużą liczbą zadań, skupiając się przede wszystkim na ich priorytetyzacji.
