Nie wiesz, gdzie podziały się twoje notatki z zebrania? Co pięć minut odrywasz się od pracy i sprawdzasz skrzynkę mailową? Czujesz, że brak organizacji pracy zaczyna mieć na nią widoczny negatywny wpływ? Czas to zmienić!
Organizacja stanowiska pracy biurowej
Bardzo wielu pracowników wydaje się nie wiedzieć, czym jest organizacja stanowiska pracy. Mimo że często czują, iż bałagan na biurku i w najbliższym otoczeniu przeszkadza w wykonywaniu obowiązków, to nie podejmują żadnych działań, by trwale zmienić ten stan rzeczy. Część osób nie widzi niczego złego w „twórczym nieładzie” lub też wręcz twierdzi, że specyficzne rozmieszczenie przypadkowych przedmiotów im pomaga. Niestety, nieprzemyślana organizacja miejsca pracy może się zemścić na tobie w najbardziej nieoczekiwanym momencie i spowodować wiele stresujących sytuacji. Dlatego też tak ważne jest uporządkowanie przestrzeni, w której przebywa się przez wiele godzin.
Stanowisko pracy – jak mądrze je urządzić?
By twoje miejsce pracy było jak najbardziej funkcjonalne, w najbliższym otoczeniu powinny się znajdować jedynie te przedmioty, które są niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych. Dlatego warto się chwilę zastanowić, co jest potrzebne do bieżącej pracy, a czego używamy tylko okazjonalnie.
Zostaw na biurku te materiały biurowe, z których na co dzień korzystasz – jeśli nie pracujesz w dziale technicznym, to po co ci zestaw miarek i linijek? Większość współczesnych pracowników w codziennej pracy sporo rozmawia przez telefon – jeśli ty również należysz do tej grupy, połóż w widocznym miejscu zeszyt, notatnik oraz czyste kartki, na których będziesz robić notatki z rozmów. Wcześniej przygotowane posłużą ci również do zanotowania ważnych wniosków z konferencji, szkoleń czy spotkań służbowych. Na biurku masz całe mnóstwo przyborów pisarskich? Niepotrzebnie! Tu zdecydowanie bardziej liczy się jakość, a nie ilość. Po co ci cała sterta zepsutych i wypisanych długopisów? Wyrzuć je.
Może się zdarzyć, że w twoim miejscu pracy pewnych przedmiotów nie jest za dużo, ale...za mało. Ich brak może powodować utratę cennego czasu. Codziennie używasz zszywacza, ale żeby z niego skorzystać, chodzisz do drugiego pokoju albo udajesz się na jeszcze dłuższą wędrówkę? W jego poszukiwaniu tracisz cenne minuty? Może warto zmienić tę sytuację i zasygnalizować przełożonemu, że tak prozaiczny przedmiot znacznie ułatwiłby ci pracę?
Dobra organizacja czasu
Obecnie to za pomocą poczty e-mail nawiązuje się większość kontaktów oraz komunikuje ze współpracownikami i przełożonymi. Oprócz zalety znacznego przyspieszenia komunikacji ma ona jednak znaczną wadę: w niektórych sytuacjach jest po prostu pożeraczem czasu. Zwłaszcza wtedy, kiedy po raz kolejny w przeciągu kilku minut sprawdzasz, czy w przychodzących pojawiła się nowa wiadomość oraz (gdy masz ustawione powiadomienie o nowych mailach) nerwowo odrywasz się od wykonywanych zadań, bo usłyszałeś charakterystyczny dźwięk lub też nie daje ci spokoju migająca ikona.
Warto powalczyć ze swoim nawykiem nerwowego sprawdzania poczty. Dyscyplina pozwoli łatwiej trzymać się założonego planu działań oraz uczyni twoją pracę efektywniejszą. Jeśli zaplanowałeś sobie czas intensywnej pracy, możesz po prostu wyłączyć lub wyciszyć skrzynkę mailową. Osoby, które będą potrzebowały kontaktu w tym czasie, zadzwonią do ciebie lub też pojawić się w twoim pokoju osobiście. Jeśli uważasz, że wyłączenie skrzynki jest niemożliwe lub niepotrzebne, ustal sobie momenty w ciągu dnia, w których zajrzysz na pocztę. Wybierz konkretne godziny i postaraj się ich przestrzegać. Jeśli wiesz, że ma do ciebie przyjść bardzo ważny mail, możesz sprawdzać pocztę częściej, ale nie pozwól sobie na wchodzenie na nią co pięć minut.
Właściwa organizacja pracy ma bardzo duży wpływ na efektywność wykonywanych obowiązków. Pozwala zapanować nad zadaniami różnego typu, od najważniejszych do tych mniej ważnych.
Kilka zmian w najbliższym otoczeniu oraz lepsze planowanie swojej pracy mogą sprawić, że znacznie łatwiej będzie ci się mierzyć z codziennymi zawodowymi wyzwaniami oraz osiągać lepsze wyniki podejmowanych działań.
