Candidate experience – podstawowe informacje

Osoba szukająca pracy zauważa propozycję zatrudnienia na interesującym ją stanowisku. Zaczyna czytać ofertę, ale ta niestety nie zawiera zbyt wielu konkretów. Mimo wszystko kandydat wysyła zgłoszenie i choć w okrojonym ogłoszeniu nie było to wyjaśnione, na wszelki wypadek dołącza list motywacyjny. Kilka telefonów z pytaniem o rekrutację później wytrwałemu szukającemu pracy udaje się umówić na rozmowę kwalifikacyjną. Na miejscu okazuje się, że na tę samą godzinę zaproszono bardzo wiele osób. Po trzech godzinach czekania nasz kandydat zostaje poinformowany, że zakończono dzisiejsze rozmowy i może przyjść jutro. Następnego dnia, gdy w końcu udaje mu się porozmawiać z rekruterem, ten informuje go, że właściwie nie jest to propozycja pracy, a współpracy na zasadach freelancingu. Potem dodaje, że szczerze mówiąc, posada jest już obsadzona, ale skoro pan już przyszedł, możemy porozmawiać... Kandydat jest sfrustrowany, zły i gotowy do wystawienia negatywnej opinii w sieci. Ten pracodawca nie odrobił lekcji z candidate experience i jeszcze nie wie, ile może na tym stracić. 

Czym jest candidate experience w procesie rekrutacyjnym

Candidate experience to w dosłownym tłumaczeniu doświadczenie kandydata. To zbiór opinii, wrażeń osoby aplikującej na dane stanowisko, dotyczące całego procesu rekrutacji w konkretnej firmie.

Należy zwrócić uwagę na to, że badanie candidate experience odnosi się do etapów przed rekrutacją, samego procesu aplikowania, a także po rozmowie kwalifikacyjnej. Nie dotyczy zatem jedynie etapów rekrutacji (wysyłania CV i innych dokumentów, rozmowy kwalifikacyjnej, testów kompetencji itp.), ale tak naprawdę zaczyna się od ogłoszenia o pracę, a kończy na komunikacji z kandydatami na zakończenie procesu naboru.

Oczywiście idealnie jest, kiedy kandydat ma pozytywne doświadczenia w tym szeroko pojętym procesie rekrutacyjnym. Ogólne dobre wrażenie po udziale w procesie jest jednak wypadkową wielu małych doświadczeń kandydata na każdym etapie  rekrutacji. Przyjrzyjmy się więc poszczególnym etapom procesu aplikacyjnego i wskażmy to, co może zaważyć o złym lub dobrym doświadczeniu osoby szukającej pracy.

Elementy doświadczenia kandydata

Jak już mówiliśmy, doświadczenie kandydata do pracy zaczyna się nie od udziału w rekrutacji, ale znacznie wcześniej. Poniżej omówimy cały proces oraz to, co może być decydujące w czasie budowania pozytywnego wrażenia.

• Skojarzenia z firmą

Na pozytywne candidate experience (lub negatywne!) wpływ mają nie tylko bieżące doświadczenia w kontakcie z firmą, ale też różne skojarzenia i wyobrażenia na temat firmy, które już wcześniej miała osoba szukająca pracy. Przykładowo, jeśli kandydat wcześniej miał kontakt z przedsiębiorstwem jako klient, słyszał pozytywne wiadomości o firmie na przykład w kontekście działalności społecznej czy ekologicznej, widział gdzieś materiały promocyjne wpisujące się także w jego własny system wartości lub upodobania - wówczas do procesu rekrutacyjnego podejdzie z pozytywnym nastawieniem do firmy i entuzjazmem. Ten kredyt zaufania będzie miał wpływ na to, jak ocenia proces rekrutacyjny. I przeciwnie, jeśli kandydat np. w sieci czytał negatywne komentarze o firmie, słyszał gdzieś o jej problemach, widział nieudane kampanie reklamowe itp., wówczas podejdzie do rekrutacji z większą podejrzliwością i będzie bardziej skłonny do doszukiwania się błędów i negatywnych aspektów rekrutacji. 

• Co może zrobić pracodawca?

Przede wszystkim zadbać o swój wizerunek na rynku pracy. W tym celu warto opracować spójną strategię employer brandingową. Chodzi o to, żeby marka zaznaczała się w świadomości konsumentów i potencjalnych kandydatów w sposób jak najbardziej pozytywny oraz promowała wartości bliskie wybranym grupom docelowym. Ponadto, wizerunek pracodawcy musi być spójny, pozbawiony "zgrzytów" i niejasności.

Działania na rzecz employer brandingu warto rozpocząć od przyjrzenia się oczekiwaniom własnych pracowników. Pamiętajmy, że obecnie każda osoba może wystawić nam ocenę w internecie. A to oznacza, że nasi pracownicy stają się ambasadorami lub krytykami mającymi ogromny wpływ na nasz wizerunek.

• Ogłoszenie o pracę

Ogłoszenie o pracę, opublikowane w sieci, to moment pierwszego kontaktu kandydata z firmą w procesie rekrutacyjnym. To, jak wygląda ogłoszenie (jego estetyka), jakie informacje zawiera, jak jest skonstruowane, jakim językiem napisane, a także gdzie zostało umieszczone – to wszystko ma wpływ na doświadczenie kandydata.

Oferta pracy przyczyniająca się do budowania pozytywnego candidate experience:

• jest przejrzysta i łatwa do odczytania. Oznacza to między innymi, że ma prostą strukturę z podziałem na sekcje / akapity (ściana tekstu zwykle odstrasza), punkty. Napisana jest czytelną czcionką. Jeśli ma elementy graficzne, np. logo firmy czy zdjęcie zespołu, to nie utrudniają one odbioru ogłoszenia, nie zasłaniają tekstu, są dobrej jakości;
• ma atrakcyjny nagłówek informujący o tym, jakiego stanowiska dotyczy. To ważne, ponieważ jest to najważniejsza informacja, jakiej poszukują w pierwszej kolejności osoby szukające pracy;
• zawiera najważniejsze informacje o: podstawowych obowiązkach na oferowanym stanowisku, wymaganiach, korzyściach i warunkach zatrudnienia oraz sposobie aplikowania (gdzie i jakie dokumenty należy wysłać, do kiedy trwa nabór). Coraz częściej kandydaci oczekują także przynajmniej przybliżonego określenia widełek wynagrodzenia;
• zawiera przynajmniej krótką informację o firmie (działalności, roku założenia, zasięgu działania, wielkości, renomie itp.).

• Formularz aplikacyjny

Coraz częściej nabór kandydatów odbywa się przy pomocy interaktywnego formularza zgłoszeniowego online. Pozwala to na automatyzację procesu, niemniej wymaga także spore wyczucia. Ważne, by formularz aplikacyjny działał bez zarzutu. Błędy, a w szczególności utrata wprowadzonych przez kandydata danych przez wysłaniem zgłoszenia wywoła dużą frustrację i z dużym prawdopodobieństwem zniechęci kandydata do kolejnej próby aplikowania na stanowisko! Co więcej, żeby formularz przyczyniał się do pozytywnego doświadczenia kandydata, powinien:

• zawierać jednoznaczne i zrozumiałe pytania;
• nie powinien powtarzać wielokrotnie tych samych pytań;
• być jak najbardziej zwięzły;
• cechować się dużym stopniem personalizacji (np. nieco inaczej będzie wyglądać formularz zgłoszeniowy do pracy prawnika, a inaczej formularz do pracy tancerza). Pytania do kandydata powinny być adekwatne do miejsca pracy;
• być responsywny. Obecnie bardzo wiele osób wysyła aplikacje do pracy za pomocą smartfona. Ważne, by formularz tak samo dobrze wyglądał i na telefonie, i na tablecie, i na ekranie komputera;
• wysyłać komunikat potwierdzający wysłanie zgłoszenia. To bardzo ważne, gdyż dzięki temu kandydat wie, że udało mu się zakończyć proces aplikacji i nie będzie próbować ponownie. Warto w tym miejscu podziękować za aplikowanie do pracy w firmie – uprzejmość i szacunek dla osoby poświęcającej swój czas na zgłoszenie są zawsze w cenie!

Czytaj także: Feedback – definicja, dlaczego jest ważny?

• Pierwszy kontakt w sprawie rozmowy kwalifikacyjnej

Tutaj liczy się przede wszystkim czas odpowiedzi, sposób kontaktu oraz to, czy podana przez pracownika HR (lub coraz częściej automat) informacja o rozmowie kwalifikacyjnej zawiera wszystkie ważne informacje.

Jeśli prowadzony przez nas nabór trwa bardzo długo, na przykład 3 miesiące, wielu kandydatów może poczuć frustrację i zniechęcenie z powodu długiego braku odpowiedzi w sprawie rekrutacji. Żeby zapobiec takiemu negatywnemu doświadczeniu, warto już na etapie ogłoszenia o pracę lub ewentualnie w wyraźnie zaznaczony sposób w formularzu aplikacyjnym zaznaczyć, kiedy najwcześniej kandydaci mogą spodziewać się odpowiedzi ze strony rekruterów.

Co więcej, kontakt rekrutera z kandydatem powinien odbywać się we wcześniej wybranej formie, np. telefonicznie czy mailowo. Warto, by w informacji o rozmowie kwalifikacyjnej uwzględnić zwroty grzecznościowe, gratulacje, język korzyści, np. Miło nam poinformować..., Gratulujemy z powodu przejścia do kolejnego etapu... itp.

Wiadomość musi także zawierać konkrety, czyli przede wszystkim dokładne miejsce spotkania (w tym np. piętro budynku, ewentualne wskazówki co do dojazdu) oraz czas.

Jeśli informowanie kandydata o rozmowie kwalifikacyjnej odbywa się telefonicznie, wówczas na pozytywne wrażenie wpływ ma oczywiście to, w jaki sposób pracownik prowadzi rozmowę: czy jest uprzejmy, jakim tonem mówi, czy jest pomocny i odpowiada na pytania rozmówcy itp.

• Feedback po odrzuceniu kandydatury

Feedback jest niezwykle ważnym elementem employer brandingu! Nie tylko osoby, które pomyślnie przeszły pierwszy etap selekcji, oczekują odpowiedzi w sprawie rekrutacji. Również tym, którzy zostali odrzuceni, warto wysłać choćby bardzo krótką wiadomość na ten temat. Będzie ona wyrazem szacunku dla osób, które poświęciły czas i wysiłek, by wysłać swoje zgłoszenie. Informacja zwrotna, nawet w razie niepowodzenia aplikacji, znacząco przyczyni się do ogólnego pozytywnego candidate experience.

• Rozmowa kwalifikacyjna

Przebieg rozmowy kwalifikacyjnej ma często decydujący wpływ na doświadczenie kandydata w procesie rekrutacyjnym. Istotne jest szczególnie to:

• czy kandydat został umówiony na konkretną godzinę, nie musiał długo czekać na spóźniającego się rekrutera czy z powodu umówienia na tę samą godzinę wielu osób. To drugie jest szczególnie źle odbierane przez kandydatów do pracy;
• czy rekruter był uprzejmy, zwracał się do kandydata z szacunkiem, 
• czy rekruter był przygotowany do rozmowy, miał CV i dokumenty aplikacyjne kandydata, 
• czy rekruter był zainteresowany odpowiedziami kandydata, czy słuchał aktywnie, czy też wyrażał znudzenie lub był roztargniony,
• czy rekruter odpowiadał jednoznacznie na pytania kandydata np. o warunki pracy, możliwości rozwoju, zarządzanie talentami, awanse albo wynagrodzenie, czy też zbywał je, wypowiadał się wymijająco lub niejasno,
• czy rekruter zadawał pytania dotyczące kompetencji i kwalifikacji, czy też pytania uważane za niestosowne, np. zbyt osobiste, dotyczące wieku, stanu cywilnego, planów dotyczących powiększenia rodziny w najbliższym czasie itp.,
• czy rozmowa rekrutacyjna odbywała się w spokojnym miejscu, nic jej nie zakłócało i nie przerywało.

• Wyniki rekrutacji

Kolejna okazja na pozostawienie dobrego wrażenia w procesie selekcji to przekazywanie kandydatom wyników rekrutacji. Co istotne, odpowiedź w tej sprawie powinna zostać wysłała (lub przekazana telefonicznie) wszystkim osobom, również tym, którzy nie zostali przyjęci do pracy. Feedback powinien być rzeczowy. W przypadku odrzucenia kandydatury osoby szukające pracy często chcą poznać tego powód. Jeśli o to pytają, warto krótko uzasadnić swoją decyzję.

W przypadku pozytywnej odpowiedzi w feedbacku powinna znaleźć się informacja o tym, kiedy dana osoba ma stawić się do pracy, na szkolenie wstępne, szkolenie bhp czy na wstępne badania lekarskie. Onboarding to często dość złożony proces, dlatego warto, by pracownik HR w sposób jasny i konkretny poinformował nowego pracownika, jakie czekają go procedury czy jakie ma dostarczyć dokumenty. 

Candidate experience w rekrutacji – jak mierzyć?

Jak pracodawcy mogą mierzyć poziom satysfakcji kandydatów z przebiegu procesu zatrudnienia? Wystarczy, że po zamknięciu rekrutacji wyślą odpowiednio skonstruowaną ankietę, w której zawarte będą najistotniejsze pytania. 

W ankiecie można zapytać np. o to:

• w jaki sposób badane osoby dowiedziały się o rekrutacji,
• czy odpowiadała im forma kontaktu (mail, telefon, wideorozmowa),
• na jakim etapie oraz w jaki sposób rekrutacja została zakończona,
• czy rekruter przeprowadził spotkanie bez żadnych zastrzeżeń (np. czy poświecił wystarczająco dużo czasu, by poznać kandydata, czy przygotował się do rozmowy),
• czy kandydaci byliby skłonni polecić firmę innym.

Ankieta nie powinna być zbyt długa, gdyż wówczas maleje szansa, że kandydaci wypełnią ją do końca. Powinna jednak poruszać najważniejsze elementy procesu rekrutacyjnego. Ważne jest także to, by zebrane wyniki nie trafiły do szuflady, ale zostały przeanalizowane. Po wyciągnięciu właściwych wniosków warto zaplanować i wdrożyć rozwiązania usprawniające kolejną rekrutację. Takie działanie będzie procentować w przyszłości i sprawi, że rekrutacje do naszej firmy będą coraz lepsze, sprawniejsze i bardziej pozytywnie odbierane przez uczestników rynku pracy.

Czytaj także: Stress interview – co to jest? Czy miałeś najgorszą rozmowę o pracę w życiu?