Onboarding – co to jest, zasady, korzyści

Pierwsze dni, tygodnie, a nawet miesiące w nowej pracy mogą być niezwykle stresujące. Nowe środowisko, nowi ludzie i nowe wyzwania zawodowe – z tym wszystkim musimy mierzyć się jako osoba wchodząca na pokład. Żeby proces wdrażania się przebiegał gładko, wielu pracodawców stosuje różne techniki onboardingu. Firmowy onboarding to nie tylko wskazanie nowej osobie stanowiska i zakresu obowiązków. To cały szereg procedur sprawiających, że pracownik szybciej przystosowuje się do nowych warunków i środowiska pracy. Dlaczego warto je zaadaptować do własnej firmy? – Według badań brak działań wdrażających wpływa na produktywność pracowników, zwiększa poziom rotacji w firmie i wpływa na zaangażowanie oraz morale zatrudnionych – komentuje Mateusz Żydek, rzecznik prasowy i lider zespołu komunikacji Randstad.

Onboarding – co to?

Zakończona rekrutacja i podpisanie umowy z najlepszym kandydatem to nie koniec zadań związanych z pozyskaniem dobrego pracownika. Niezależnie od wcześniejszych zawodowych doświadczeń, aby dana osoba odnalazła się w nowej rzeczywistości i spełniła oczekiwania przełożonych, musi zostać odpowiednio zaznajomiona z realiami w danej firmie. Kluczowe jest zatem odpowiednie jej wdrożenie czyli tzw. onboarding (ang. dosł. wchodzenie na pokład).

Liczne badania dowodzą, że to w przeciągu pierwszego roku od zatrudnienia ludzie są najbardziej skłonni do tego, by odejść z nowej pracy. Z kolei, jak wynika z najnowszego „Ogólnopolskiego Badania Satysfakcji z Pracy” przeprowadzonego na zlecenie Youniversity, ponad ⅓ Polaków zamierza zmienić zatrudnienie w ciągu najbliższych 12 miesięcy. Warto więc zastanowić się, jak przeciwdziałać odpływowi wykwalifikowanej kadry.

Okazuje się jednak, że zmiana pracy w ciągu najbliższego roku, to i tak nie najgorszy scenariusz. Dziś coraz więcej pracowników doświadcza tak dużego rozczarowania nową pracą, że decyduje się odejść z niej jeszcze przed końcem okresu próbnego! Zjawisko określane mianem shift shocku to kwestia zarówno niespełnionych oczekiwań, jak i zderzenia wyobrażeń z rzeczywistością. Narzędziem, które może pozwolić na zwiększenie retencji pracowników jest między innymi prawidłowo przeprowadzony proces onboardingu. 

• Onboarding pracownika w twojej firmie

W teorii wygląda to bardzo obiecująco, a jak jest z praktyką w polskich realiach? 

– Onboarding wcale nie jest jeszcze powszechnym rozwiązaniem w Polsce, nawet w formie rzeczowego i merytorycznego wdrożenia w obowiązki pracownika, nie mówiąc już o wprowadzeniu w kulturę organizacyjną firmy. Jestem przekonany, że największym błędem jest po prostu pozostawienie pracownika w pierwszych dniach i tygodniach samemu sobie – komentuje Mateusz Żydek, rzecznik prasowy i lider zespołu komunikacji Randstad.

– Według badań, brak działań wdrażających wpływa na produktywność pracowników, zwiększa poziom rotacji w firmie i wpływa na zaangażowanie oraz morale zatrudnionych. To wszystko przekłada się nie tylko na trudności w budowie zespołu, ale może wpływać także na wyniki finansowe firmy. Dobrze wdrożony pracownik bardzo szybko osiąga pełną efektywność w nowym miejscu pracy i przyczynia się do osiągania biznesowych rezultatów, a mniejsza rotacja pozwala unikać nadmiernych wydatków w obszarze HR, związanych z poszukiwaniem i rekrutacją nowych pracowników – podkreśla ekspert.

Jak zatem przeprowadzić skuteczny onboarding, który sprawi, że pracownik zechce zostać w firmie na dłużej? Przede wszystkim proces onboardingu nie ma jednego scenariusza. Wszystko zależy od tego, w jakiej firmie, jakiej branży i na jakie stanowisko jest on przeprowadzany. 

– Skuteczne programy onboardingowe zawierają zindywidualizowane podejście do nowego pracownika, nawet jeśli zaczyna on pracę w dużej organizacji. Co prawda wprowadzenie w kulturę organizacyjną firmy, jej wartości i najważniejsze – często bardzo praktyczne zasady, np. sposoby komunikacji czy dress code – choć na ogół wygląda tak samo dla wszystkich pracowników, to jednak warto zadbać o elementy dopasowane do specyfiki pracy na danym stanowisku. Zapewnić to może odpowiednie przygotowanie managerów, którzy wdrażają pracowników – tłumaczy Mateusz Żydek.

Onboarding – kto go przeprowadza?

Za wdrożenie nowego pracownika do firmy powinna odpowiadać doświadczona osoba, która doskonale zna  organizację, kulturę i wartości firmy, a także jest zaznajomiona z jej procesami wewnętrznymi. Najczęściej zadanie to realizuje pracownik działu HR. Nierzadko za onboarding odpowiada także bezpośredni przełożony nowo zatrudnionego pracownika lub wskazany przez niego doświadczony członek zespołu. Jakie rozwiązanie jest najlepsze?

– Aby zapewnić jak najskuteczniejsze wdrożenie pracowników w konkretne obowiązki i umożliwić rozwijanie ich umiejętności, coraz więcej firm wprowadza programy Train the Trainer. Obejmują one najbardziej uzdolnionych pracowników, ekspertów z danej dziedziny. Uczestnicy takich programów wyposażeni są w dodatkowe umiejętności z zakresu szkolenia i dzielenia się wiedzą, w tym elementy metodologii szkoleniowej. Dzięki temu zwiększa się jakość programu onboardingowego, a jego uczestnicy mają szansę skutecznie przyswoić wiedzę od praktyków. Dla wewnętrznych trenerów jest to dodatkowa funkcja rozwijająca ich umiejętności, a jednocześnie związana z dodatkową gratyfikacją – wyjaśnia Mateusz Żydek.

W wielu, szczególnie dużych firmach, w procesie onboardingu kluczowe znaczenie odgrywa tzw. Buddy (ang. kolega).

– Buddy to wyznaczona przez managera osoba, najczęściej na pokrewnym stanowisku, która opiekuje się nowym pracownikiem, pomaga mu zarówno w kwestiach administracyjnych, jak i zawodowych. Podpowiada też, jak korzystać z narzędzi, które udostępnia organizacja – nawet tych najprostszych, jak system zgłaszania urlopów – tłumaczy specjalista.

Onboarding – etapy

Proces przystosowania pracownika do pracy w firmie przebiega etapowo, aby nowa osoba nie czuła się przytłoczona, zdemotywowana, a w następstwie nieefektywna w pracy i wyalienowana. Wiele firm, planując proces adaptacyjny dla nowo zatrudnionych osób, bazuje na tzw. modelu 4C, którego autorką jest amerykańska profesorka i ekspertka w obszarze zarządzania Tayla N. Bauer. Wskazuje ona na cztery główne etapy procesu adaptacji pracownika: 

Czytaj także: Marketing 4C: co to? Na czym polega?

Onboarding – jak przeprowadzić?

Jak w praktyce wprowadzić nowego pracownika do firmy? Pierwszym krokiem powinno być przygotowanie stanowiska pracy, z uwzględnieniem odpowiedniego sprzętu i zagwarantowaniem nowej osobie narzędzi niezbędnych do wykonywania obowiązków. Warto zadbać o to jeszcze zanim nowa osoba pojawi się w firmie, by uniknąć ewentualnych przestojów związanych np. z oczekiwaniem na sprzęt czy wyposażenie biurowe.

Właściwy onboarding najlepiej zacząć od przedstawienia wszystkich członków zespołu i krótkiego omówienia, czym zajmuje się każdy z nich. Ważne, by już na tym początkowym etapie pracownik poznał swojego bezpośredniego przełożonego i dowiedział się, kogo o co należy pytać i do kogo się zgłosić w razie problemów.

Warto także oprowadzić zatrudnioną osobę po biurze, pokazać jej, gdzie znajduje się sekretariat firmy, gdzie kuchnia i pomieszczenia sanitarne i socjalne, a gdzie biuro przełożonego.

Wdrożenie pracownika powinno obejmować także pewne obligatoryjne szkolenia. Zalicza się do nich przedstawienie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. W wielu firmach organizuje się także krótkie spotkania, podczas których osoby z działu HR przedstawiają ogólne zasady funkcjonowania firmy, czytają najważniejsze punkty regulaminu oraz omawiają cele działalności przedsiębiorstwa. Niekiedy pracownikowi przekazuje się tzw. culture book.

– Sama część ogólna onboardingu, przybliżająca pracownikom specyfikę firmy i zasady jej funkcjonowania, nie powinna być wyłącznie wykładem. W trakcie tego spotkania nowi pracownicy powinni przede wszystkim poznać kanały komunikacji funkcjonujące w firmie, które służą temu, by docierały do nich wszystkie istotne informacje. To sprawi również, że nowi pracownicy będą mieli szansę poczuć się w pełni częścią zespołu. Ważne jest także to, aby ta część wdrożenia była angażująca, szczególnie wtedy, gdy odbywa się online. Warto więc wprowadzać do programu onboardingu elementy pracy warsztatowej, otwartej dyskusji czy wymiany doświadczeń – zauważa Mateusz Żydek. 

Ile powinien trwać onboarding?

Każda firma jest inna, dlatego nie ma uniwersalnie określonych ram czasowych dla poprawnie przeprowadzonego onboardingu. Często ten zaczyna się jeszcze przed pierwszym dniem pracy, a według niektórych wstępem do niego jest już sama rozmowa rekrutacyjna, podczas której kandydat zostaje zaznajomiony chociażby z zakresem obowiązków na danym stanowisku. Cały proces wdrożenia będzie również znacznie różnił się w zależności od specyfiki firmy, branży i stanowiska. Zazwyczaj onboarding trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy.

Tymczasem w niektórych firmach na wdrożenie pracownika przeznacza się zaledwie jeden czy dwa dni. Doświadczeni managerowie wskazują jednak, że nadrzędnym celem onboardingu jest pełna adaptacja nowego pracownika i doprowadzenie do jego samodzielności w firmie. Można zatem przyjąć, że okres próbny w firmie to nie tylko czas pozwalający sprawdzić kwalifikacje pracownika, ale właśnie okres, który ma doprowadzić nową osobę na pokładzie do pełnej efektywności w nowym miejscu pracy. W praktyce więc okres próbny w firmie może być czasem na przeprowadzenie efektywnego onboardingu. 

Onboarding zdalny – jak go przeprowadzić?

W ostatnich latach praca zdalna zyskała na popularności na całym świecie. Wprowadzone w Kodeksie pracy zmiany potwierdzają, że dziś jest ona oficjalnie uznawaną formą zatrudnienia. Stwarza ogromne możliwości poprzez pozyskiwanie pracowników z ekspercką wiedzą, wyłączając jakiekolwiek ograniczenia lokalizacyjne. Jednak praca w trybie home office stawia również pewne wyzwania. W jej przypadku onboarding jest szczególnie istotny. Poprawnie przeprowadzony, pomoże zbudować nowo zatrudnionemu więź z firmą, poznać jej strukturę czy zapoznać się ze współpracownikami. Tak, jak wcześniej wspomniano, proces wdrożenia pracownika powinien być szczególnie angażujący, gdy odbywa się właśnie online. Jak wdrożyć pracownika zdalnego?

• Onbording w domu – pakiet powitalny

Przede wszystkim warto przygotować tzw. welcome-pack (ang. paczka powitalna). Jest to przesyłka z materiałami informacyjnymi, broszurami na temat przedsiębiorstwa, jego działalności oraz kadry. Często jest w nim także sprzęt elektroniczny niezbędny do wykonywania pracy, o ile nie został dostarczony wcześniej. Welcome-pack zwykle zawiera także drobne upominki – kubek z logo firmy, pendrive, długopisy czy koszulki. Gadżety mają pomóc stworzyć więź między nowym pracownikiem a zespołem i pomóc mu się utożsamić z firmą, co wpływa i na zaangażowanie, i motywację.

• Onboarding zdalny – materiały instruktażowe

Kolejna kwestia to kompleksowy instruktaż nowego pracownika zdalnego. Przydatne będą w szczególności filmiki i inne materiały multimedialne bądź tekstowe, z których nowa osoba dowie się między innymi:

• jaka jest struktura organizacyjna firmy,

• jakie są jej wartości,

• kto jest jej przełożonym, opiekunem w czasie procesu wdrażania, do kogo może się zwracać z pytaniami dotyczącymi obowiązków, urlopów, kwestii socjalnych,

• jakie są inne zwyczaje panujące w firmie,

• do kogo można zwrócić się w przypadku problemów technicznych związanych z użytkowaniem sprzętu, oprogramowania,

• za pomocą jakich programów, kanałów i narzędzi może komunikować się z innymi pracownikami w firmie.

Zdalny onboarding wymaga z pewnością ogromnej staranności i przemyślanej organizacji. Niemniej może być on równie skuteczny jak tradycyjny proces wdrożenia pracownika. Kluczowe jest zadbanie o to, by nowy pracownik czuł się dobrze poinformowany i wspierany, mimo fizycznej odległości dzielącej go od pozostałych członków zespołu.

Czytaj także: Praca zdalna a zdrowie psychiczne – wywiad z psycholog dr Beatą Rajbą

Onboarding – koszty

Koszty związane z procesem adaptacji pracownika i wdrożeniem go  mogą się różnić w zależności od firmy, branży, skali zatrudnienia oraz zakresu działań onboardingowych. Niekiedy adaptacja ogranicza się do oprowadzenia nowej osoby po firmie i przydzielenia jej do pomocy opiekuna, który przeprowadza krótki instruktaż, a w innym przypadku niezbędne jest przeprowadzenie odpowiednich szkoleń. Czasami pracodawcy decydują się również na przekazywanie wspomnianych wcześniej pakietów powitalnych. To wszystko może generować pewne koszty. 

Oszczędzanie na onboardingu może przynieść jednak dużo szkody nie tylko samemu pracownikowi, który nie zostanie dobrze przygotowany do pracy, ale całej organizacji. Trzeba mieć na uwadze, że zaniechanie  procesu wdrożenia nowej osoby może skutkować tym, że pozostawiony samemu sobie może popełnić kosztowne błędy czy narazić przedsiębiorstwo na inne straty np. wizerunkowe. Co więcej, rozczarowany pracownik złoży wypowiedzenie szybciej niż się spodziewamy. To z kolei generuje kolejne koszty związane chociażby z procesem rekrutacji. W długoterminowej perspektywie brak onboardingu może zatem oznaczać znaczne straty finansowe dla firmy.

Czytaj także: Koszty rekrutacji pracowników – jak je obniżyć w Twojej firmie?

Wpływ onboardingu na pracownika i firmę

Dobrze przeprowadzony onboarding może zwiększyć satysfakcję pracownika z pracy i zaangażowanie w wykonywane zadania, jak również przełożyć się na zwiększenie efektywności całego zespołu, a przede wszystkim zmniejszenie rotacji w firmie. 

Wpływ onboardingu na pracownika

• zmniejszenie stresu związanego z pracą w nowym miejscu poprzez jasne przedstawienie zasad, procedur i oczekiwań,

• przyspieszenie procesu efektywnego wprowadzenia nowego pracownika do organizacji, 

• skrócenie czasu potrzebnego na osiągnięcie samodzielności w pracy, 

• zwiększenie zainteresowanie nowym miejscem pracy, 

• pomoc pracownikowi w zidentyfikowaniu się z nową firmą, 

• szybkie osiągnięcie samodzielności w wykonywaniu swoich obowiązków. 

Wpływ onboardingu na firmę

• pomoc w budowaniu relacji i wypracowaniu dobrych nawyków dotyczących komunikacji w zespole,

• zbudowanie poczucie bezpieczeństwa i zagwarantowanie wsparcia nowemu pracownikowi,

• wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy i świadectwo dbałości o kadrę, 

• niższy wskaźnik rotacji w firmie, 

• zmniejszenie kosztów związanych z rekrutacją i szkoleniem nowych pracowników. 

Anna Rychlewicz

Absolwentka dziennikarstwa i zarządzania mediami. Na świat patrzy przez pryzmat tego, jakimi słowami może go opisać. Słowa są także nieodłącznym elementem jej drogi zawodowej. Zajmuje się copywritingiem, redakcją oraz korektą tekstów. O rynku pracy, ubezpieczeniach, wnętrzach, podróżach, zdrowiu i modzie. Porusza tematykę społeczną oraz kryminalną. Pasjonują ją rozmowy z ludźmi. W czasie wolnym poszerza horyzonty i eksploruje otoczenie, prowadząc blog „Brzmi Znajomo”.