Branża oraz rodzaj wykonywanych obowiązków definiują, jak łatwe (lub jak skomplikowane) może okazać się umożliwienie pracy zdalnej pracownikom. Dla części stanowisk zorganizowanie home office zajmie wyłącznie kilka chwil, w innych sytuacjach może wymagać szczególnych umiejętności logistycznych oraz organizacyjnych. Jak właściciel powinien przygotować firmę oraz zatrudnionych na wykonywanie pracy zdalnej z domu?
Sprzęt służbowy
Nadrzędną sprawą jest zapewnienie narzędzi, za pomocą których pracownik będzie mógł wykonywać swoje obowiązki. Jeśli w biurze pracuje przy laptopie i korzysta z telefonu komórkowego, nie powinno być żadnego problemu z przeniesieniem takiego sprzętu. Praca zdalna biurowa jest jedną z łatwiejszych do zaadaptowania w domowych warunkach.
W wypadku bardziej zaawansowanego sprzętu należy przemyśleć kwestię – czy planowana praca zdalna jest tymczasowa, czy stała (np. jako warunek pracownika, by podjął współpracę z daną firmą). Jeśli konieczne jest przeniesienie pracy do domu zatrudnionego, można mu udostępnić sprzęt, z którego zazwyczaj korzysta w biurze. Można też na jego stanowisko przeznaczyć dwa rodzaje sprzętu – jeden dostępny w domu, jeden w biurze.
Podstawą pracy zdalnej jest internet. W większości przypadków pracownicy mają własne Wi-Fi, z którego mogą korzystać. Jeśli jednak nie dysponują podłączeniem do sieci, bardzo łatwo jest temu zaradzić, wykupując internet przenośny, z którym można pracować nie tylko w domu, ale też w trakcie podróży itp.
Oprócz powyższych warto zaopatrzyć pracowników w inne urządzenia, które ułatwią im wykonywanie obowiązków – słuchawki z mikrofonem, kamerę do transmisji online itp.
Należy zaznaczyć, że jeśli pracownik zostanie zatrudniony w ramach telepracy – zarówno jego, jak i pracodawcę obowiązują zasady Kodeksu pracy. Należy dobrze zapoznać się z rozdziałem opisującym tę formę zatrudnienia, regulującym prawa i obowiązki jakie obowiązują obie strony.
VPN, dysk firmowy
Kolejny krok stanowi podłączenie do firmowych systemów, dysków – a to wymaga wprowadzenia kluczy i haseł. Niezbędne jest także podłączenie do sieci VPN. Chodzi nie tylko o dostęp do programów porządkujących pracę, ale także o cyberbezpieczeństwo.
Warto także poinstruować pracowników, by zadbali o wzmocnienie bezpieczeństwa domowego połączenia internetowego. Można na przykład każdemu pracownikowi wysłać maile z instrukcją konfiguracyjną, w razie potrzeby także pomóc telefonicznie lub za pomocą programów umożliwiających współdzielenie ekranu (specjalista IT, będąc online, może zdalnie wykonywać zadania na sprzęcie będącym w innym miejscu).
Komunikacja wewnętrzna w firmie
Praca zdalna wymaga wprowadzenia zasad rozliczania się z efektów pracy oraz odpowiedniego łańcucha komunikacji. Należy wyznaczyć np. godziny, dni raportowania, spotkania online całego zespołu itp. Pracownikom można udostępnić firmowe chaty, zalecić rozmowy mailowe. By komunikacja w firmie przebiegała sprawnie, trzeba podać reguły, według których mają postępować zatrudnieni – uniknie się wtedy dezinformacji, przeoczenia ważnych decyzji lub zbędnego namnażania pośredników między nadawcą a właściwym odbiorcą wiadomości.
Umożliwiając pracę w domu przez internet, należy także pouczyć i przypomnieć, jakie są przepisy bhp w pracy zdalnej. Ergonomiczne stanowisko, właściwa postawa ciała, regularne przerwy od pracy przy monitorze powinny zagwarantować bezpieczeństwo. Warto przygotować regulamin, który rozwiąże wszelkie wątpliwości pracowników.
