Pracodawcy chcą kresu pracy zdalnej? RTO, czyli powrót do biur: czy warto, wyzwania i perspektywy

Trwająca prawie od dwóch lat „walka” między pracownikami a pracodawcami zaczyna przybierać na sile. Coraz częściej kandydaci, którzy słyszą o braku możliwości pracy zdalnej, całkowicie rezygnują z podjęcia zatrudnienia w danej firmie, a pracownicy, którzy słyszą o powrocie do biura, zaczynają rozglądać się za pracą full remote.

 Czy w tym świetle tzw. RTO (ang. Return To the Office) bez poważnego uszczerbku kadrowego w firmie jest w ogóle możliwe? Bez wątpienia powrót do pracy w biurze niesie za sobą szereg nowych wyzwań dla działów zasobów ludzkich (HR). Zarządzanie personelem w nowej rzeczywistości, uwzględniającej hybrydowy model pracy oraz otwartość na nowe oczekiwania pracowników stają się kluczowym aspektem strategicznego podejścia działów HR do całego procesu powrotu do biura.

Pierwszym krokiem do skutecznego zarządzania pracownikami jest poznanie ich oczekiwań. Dlaczego ci czują opór przed powrotem do biura i pracą w pełni stacjonarną?

Przyczyny niechęci pracowników do powrotu z pracy zdalnej

Istnieje wiele powodów, dla których pracownicy często wolą pracować zdalnie. Najczęstsze z nich to:

• Elastyczność czasowa
  
  

Praca zdalna często umożliwia pracownikom dostosowanie godzin pracy do swojego własnego rytmu życia. To pozwala na lepsze zbalansowanie pracy z życiem osobistym, co jest szczególnie ważne dla osób mających rodziny, angażujące pasje lub inne zobowiązania.

• Brak dojazdu
  
  

Praca zdalna eliminuje konieczność codziennego dojazdu do biura, co pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. To także przyczynia się do mniejszego obciążenia środowiska naturalnego, co jest niezwykle ważne dla Pokolenia Z. 

Już w 2015 r. praca blisko domu była marzeniem większości pracowników. Dla blisko 60% Polaków atrakcyjna praca to ta, w której czas na dojazd nie przekraczał 30 minut, dla 21% 15 minut – pokazywały wyniki badania przeprowadzonego przez portal Praca.pl.ⁱ

Dodatkowo brak dojazdu do pracy oznacza oszczędność kosztów związanych z benzyną, paliwem, biletem na komunikację publiczną lub parkingiem, a w dobie inflacji dla wielu pracowników to kluczowy element.

• Komfort własnego środowiska
  
  

Pracownicy mogą dostosować swoje środowisko pracy do własnych preferencji, co wpływa na komfort i produktywność. Dla niektórych jest to kluczowy czynnik motywujący do pracy.

Komfort własnego środowiska w pracy zdalnej ma ogromne znaczenie dla satysfakcji i produktywności pracowników. Daje on pracownikom kontrolę nad swoim miejscem pracy, co może przyczynić się do większego zadowolenia i efektywności. Dla pracodawców ważne jest, aby wspierać swoich pracowników w tworzeniu optymalnego środowiska pracy zdalnej, co przekłada się na korzyści dla obu stron.

• Mniej zakłóceń i lepsza efektywność
  
  

W biurze pracownicy często spotykają się z różnymi zakłóceniami, takimi jak rozmowy współpracowników nieplanowane spotkania czy hałas. Praca zdalna dla wielu z nich oznacza większą koncentrację.

Co do efektywności, warto przypomnieć eksperyment w chińskim Call Center. Został on przeprowadzony przez badaczy z uniwersytetów w Pekinie i Stanford. Badaniu poddano pracowników call center chińskiego biura podróży Ctrip, w którym zatrudnionych jest 16 tysięcy osób. Zaproponowano im wykonywanie pracy w domu przez cztery dni w tygodniu i przychodzenie do biura co piąty dzień przez okres najbliższych dziewięciu miesięcy.

Badanie wykazało, że pracownicy wykonujący telefony w domu rzadziej brali dni wolne oraz robili sobie krótsze przerwy w pracy. Liczba wykonywanych przez nich połączeń na minutę była większa w porównaniu z grupą kontrolną pracującą z biura. Eksperyment nie pokazał różnic we wskaźniku rozmów, których efektem było złożenie przez klienta zamówienia ani różnic w ich jakości (analizie jakościowej, dokonywanej przez zewnętrzny zespół audytorów, poddano 1% rozmów przeprowadzanych w ciągu jednego tygodnia).

W ogólnym rozrachunku pracownicy pracujący w modelu zdalnym okazali się aż o 13% wydajniejsi w porównaniu z pracownikami wykonującymi tą samą pracę w biurze. Podobne badania przeprowadzone przez IBM wskazały, że model pracy zdalnej w organizacji może skutkować wzrostem produktywności pracowników od 15% do nawet 40%.ⁱⁱ 

• Większa autonomia
  
  

Autonomia i praca zdalna to dwa kluczowe elementy, które często łączą się i wzmacniają w nowoczesnym środowisku pracy. Autonomia odnosi się do stopnia, w jakim pracownicy mają swobodę w podejmowaniu decyzji i zarządzaniu swoją pracą. W pracy zdalnej autonomia ma szczególne znaczenie i może wpłynąć na efektywność oraz zadowolenie pracowników. 

Jednak ważne jest, aby podkreślić, że autonomia w pracy zdalnej wymaga odpowiedzialności i samodyscypliny. Pracownicy muszą umieć zarządzać swoim czasem i zadaniami, aby efektywnie wykorzystywać swobodę, jaką daje im praca zdalna. Dla wielu osób autonomia i praca zdalna idą ze sobą w parze, tworząc idealne warunki do osiągania sukcesów zawodowych i zadowolenia z pracy.

• Równowaga między pracą a życiem osobistym
  
  

Równowaga między pracą a życiem osobistym (ang. work-life balance) to kwestia, która stała się jeszcze ważniejsza w erze pracy zdalnej. Praca zdalna oferuje wiele korzyści, ale może również stwarzać wyzwania związane z utrzymaniem tej równowagi.

Warto zatem pamiętać o kilku aspektach, aby zachować tę równowagę:

• określajmy konkretne godziny pracy i trzymaj się ich,

• planujmy i zarządzajmy swoim czasem, aby zapewnić sobie wystarczająco dużo czasu na prywatne życie,

• współpracujmy z pracodawcą, aby wypracować jasne oczekiwania dotyczące godzin pracy i dostępności,

• regularne przerwy w ciągu dnia są kluczowe dla utrzymania równowagi,

• dajmy sobie czas na spędzanie czasu z rodziną i przyjaciółmi,

• włączmy do swojego życia czas na hobby i rozrywkę. 

Czytaj także: Work-life balance i home office – jak zachować równowagę?

RTO, czyli „return to the office” w praktyce

Patrząc na przyczyny oporu pracowników powrotu do biur, odpowiedzmy teraz na pytanie: jak zatem zachęcić (i czy w ogóle jest to możliwe) pracowników do powrotu do biur?

• Hybrydowy model pracy
  
  

Wprowadzenie zdalnej pracy podczas pandemii przyczyniło się do popularyzacji hybrydowego modelu pracy, łączącego pracę w biurze z pracą zdalną. Taki model ma szereg zalet. Po pierwsze, umożliwia pracownikom elastyczne zarządzanie czasem i miejscem pracy, co może przekładać się na zwiększoną produktywność oraz lepszą równowagę między pracą a życiem osobistym.

Wielu pracowników, gdy słyszy o pracy hybrydowej zamiast 100% zdalnej, jest w stanie zgodzić się na taką formę współpracy.

• Zmiana kultury organizacyjnej
  
  

Firmy muszą być gotowe na ewolucję sposobu zarządzania oraz komunikacji. Otwartość na potrzeby pracowników, dialog oraz uwzględnienie ich opinii stają się kluczowe w kształtowaniu nowej rzeczywistości biurowej.

Warto również podkreślić znaczenie zaufania między pracodawcami a pracownikami. Zaufanie to fundament skutecznej współpracy i efektywności. Pracownicy muszą mieć pewność, że ich bezpieczeństwo oraz dobrostan są priorytetem firmy.

HR ma za zadanie zadbać o to, aby wartości i cele firmy były nadal obecne w nowym środowisku pracy. Wspieranie komunikacji między pracownikami, organizowanie wydarzeń integracyjnych oraz dbanie o pozytywny klimat pracy są ważnymi elementami w utrzymaniu kultury. Ponadto, dział HR powinien stworzyć przestrzeń dla pracowników do wyrażania swoich opinii, obaw i sugestii, co przyczyni się do większego zaangażowania pracowników.

• Nowe wyzwania dla zarządzania
  
  

Kierownicy muszą zdobyć umiejętności zarządzania hybrydowym zespołem, który pracuje zarówno w biurze, jak i zdalnie. Konieczne jest stworzenie jasnych procedur i wytycznych, aby zapewnić spójność działań oraz uniknąć nierówności między pracownikami.

Ponadto, zarządzanie wydajnością w nowym środowisku biurowym wymaga podejścia opartego na wynikach, a nie obecności fizycznej. To wyzwanie dla kierowników, którzy muszą dostosować swoje metody oceny i motywacji zespołu. Dział HR musi zapewnić wsparcie w rozwoju kompetencji przywódczych, umożliwiających skuteczne zarządzanie hybrydowym zespołem. Dział HR może organizować szkolenia dotyczące zarządzania w nowej rzeczywistości, w tym umiejętności komunikacyjnych, motywacyjnych oraz budowania zaufania.

• Zarządzanie zmianą
  
  

Powrót do pracy w biurze to zmiana, która wywołuje opór. Warto zatem, jako dział HR, opracować strategie zarządzania zmianą, które pomogą pracownikom przystosować się do nowej rzeczywistości. Te mogą obejmować szkolenia, sesje wsparcia emocjonalnego oraz zachęcanie do aktywnego uczestnictwa w procesie zmiany.

Częstym rozwiązaniem są różnego rodzaju wydarzenia organizowane w biurze: szkolenia, meetingi działowe czy też po prostu wspólne spędzanie czasu po wykonaniu zawodowych obowiązków. To nie tylko forma „ściągnięcia” pracowników do biura, ale również świetna integracja.

Powrót do biura w polskiej firmie: podsumowanie

Powrót do biura to proces pełen wyzwań i perspektyw. Kluczem do sukcesu jest holistyczne podejście, uwzględniające aspekty zdrowotne, organizacyjne oraz indywidualne potrzeby pracowników. Hybrydowy model pracy, zmiana kultury organizacyjnej, nowe wyzwania dla zarządzania oraz ewoluujące oczekiwania pracowników kształtują nową rzeczywistość biurową.

Firmy, które podejdą do tego procesu z elastycznością i otwartością, mogą wykorzystać powrót do biura jako okazję do wzmocnienia współpracy, zwiększenia produktywności i tworzenia bardziej zrównoważonych miejsc pracy. Kluczowe jest nie tylko przystosowanie się do nowych warunków, ale także aktywne kształtowanie przyszłości biura z uwzględnieniem zmieniających się potrzeb i trendów.

Najważniejsze jednak jest zrozumienie i dopasowanie modelu pracy do konkretnego pracownika. Dla niektórych interakcje społeczne w biurze są niezbędne, a praca zdalna może być samotna i izolująca, a dla innych odwrotnie. Dlatego wiele firm wybiera teraz hybrydowy model pracy, który pozwala pracownikom wybierać, czy chcą pracować zdalnie czy w biurze, dostarczając tym samym elastyczność i możliwość dostosowania do indywidualnych preferencji.

______________________

ⁱ https://polskieradio24.pl/42/273/artykul/1539209,dojazd-do-pracy-tylko-30-minut-to-luksus

ⁱⁱ https://www.mamona.co.uk/blog/wady-i-zalety-pracy-zdalnej

Agnieszka Ciećwierz

Współzałożycielka firmy Sigmund Polska. Wspiera firmy w badaniu kompetencji i potencjału pracowników oraz kandydatów do pracy, jak również w opracowywaniu procesów HR-owych – w tym układaniu procesów rekrutacyjnych, indywidualnych planów rozwoju pracowników, wdrażaniu oceny pracowniczej, badaniach satysfakcji i zaangażowania pracowników. Trener biznes i wykładowca. Autorka licznych artykułów i książek, w tym ostatniej pt. „Rekrutacja oparta na kompetencjach. Znajdź i rozwijaj idealnego pracownika”.