Rekrutacja pracowników online – jak się przygotować?

W obliczu popularyzowania się pracy zdalnej i przeniesienia działalności wielu firm w tryb online coraz powszechniejsze stają się również rekrutacje internetowe i rozmowy kwalifikacyjne przez telefon. W przypadku kompletowania zespołów w pełni zdalnych rekrutacje online często są wręcz koniecznością. Jak przeprowadzać nabór zdalny, o jakich elementach wideorozmowy należy pamiętać, czym różni się spotkanie online od tradycyjnej rozmowy kwalifikacyjnej i jak zapobiegać najczęstszym problemom technicznym? Oto co każdy pracodawca i rekruter powinni wiedzieć o e-rekrutacji pracowników.

Rekrutacja pracowników online – na czym polega?

Jak wygląda rekrutacja online? Przede wszystkim warto pamiętać, że współcześnie przeważająca część procesów rekrutacyjnych jest prowadzona przynajmniej częściowo online. Pierwszy etap rekrutacji, polegający na gromadzeniu zgłoszeń od kandydatów – CV, listów motywacyjnych, portfolio, innych dokumentów – odbywa się najczęściej przez internet. Pracownicy HR, rekruterzy, a w mniejszych firmach niekiedy sami pracodawcy, gromadzą te dokumenty, weryfikują je samodzielnie lub przy pomocy oprogramowania, coraz częściej korzystającego ze sztucznej inteligencji, i kontaktują się mailowo bądź telefonicznie z kandydatami. 

Największa zmiana dotyczy kolejnych etapów naboru, w szczególności zaś rozmów o pracę, które jeszcze niedawno niemal zawsze odbywały się twarzą w twarz, w siedzibie firmy lub w innym wyznaczonym miejscu spotkania. O rekrutacji online mówimy obecnie zatem w sytuacji, gdy nie tylko pierwszy, ale i kolejne etapy naboru odbywają się zdalnie, wraz z rozmową kwalifikacyjną online.

• Etapy rekrutacji online

Jak przebiega e-rekrutacja krok po kroku? Typowy proces rekrutacyjny online ma następujące elementy:

• Ogłoszenie o pracę

Najlepiej, jeśli pracodawca umieści ofertę pracy w sprawdzonym, popularnym serwisie rekrutacyjnym. Dobry portal pracy oferuje różne pakiety usług, wyróżniania ogłoszeń, a także korzysta z nowoczesnych narzędzi parujących najlepszych kandydatów z pracodawcą. Portal pracy umożliwia również skuteczny employer branding, co jest szczególnie ważne w przypadku pozyskiwania talentów online. 

Sprawdź także: Employer Branding na Praca.pl

• Gromadzenie CV i innych dokumentów aplikacyjnych

W ogłoszeniu powinna znaleźć się informacja na temat tego, jak kandydat może zgłosić swoją kandydaturę i gdzie wysłać dokumenty aplikacyjne (na jaki adres e-mail). W przypadku portalu rekrutacyjnego aplikowanie zwykle odbywa się jednym przyciskiem, a kandydaci mogą załączyć bezpośrednio do zgłoszenia swoje CV i inne dokumenty. Na tym etapie wiele firm korzysta z oprogramowania ATS służącego do zarządzania rekrutacjami oraz wstępnej selekcji CV, jeśli jest ich bardzo wiele. Wyniki tej analizy są weryfikowane przez pracowników HR odpowiedzialnych za proces rekrutacyjny. Ci podejmują decyzję, którzy kandydaci zostaną zaproszeni do kolejnego etapu, jakim może być rozmowa rekrutacyjna online, sprawdzian umiejętności, psychotest czy wykonanie zadania rekrutacyjnego.

• Test online

Kandydat może zostać poproszony o wykonanie testu wiedzy lub zadania problemowego na platformie internetowej.  Kandydat uzyskuje dostęp do testu rekrutacyjnego online i na wywiązanie się z polecenia ma określony czas – liczony np. od momentu zalogowania się w systemie. Taki system sprawdza się od lat na Zachodzie na przykład w branży IT czy finansowej i staje się coraz popularniejszy również w naszym kraju.

• Rozmowa kwalifikacyjna przez telefon lub internet

Prawie w każdym przypadku etapy procesu rekrutacji zakładają przeprowadzenie bezpośredniej rozmowy rekrutera / pracodawcy z kandydatem. W przypadku rekrutacji pracowników online będzie to rozmowa audio (telefoniczna, za pośrednictwem komunikatora) lub wideo. Wielu uważa, że rozmowa kwalifikacyjna jest kluczowym etapem naboru pracowników. Z perspektywy pracodawcy należy pamiętać, że przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej powinni nie tylko kandydaci, ale i rekruterzy przeprowadzający wywiad. W dalszej części artykułu wyjaśnimy, jak to zrobić.

Rekrutacja online – kiedy ją przeprowadzić?

Rekrutacje w całości online warto przeprowadzić, gdy:

• poszukujemy pracownika do zespołu zdalnego, 
• firma ma kilka filii i poszukuje pracowników z różnych lokalizacji, 
• zakres terytorialny rekrutacji jest bardzo szeroki, firma chce znaleźć najlepszych kandydatów na rynku bez względu na ich miejsce zamieszkania (i zaoferować mieszkanie służbowe lub możliwość pracy zdalnej), 
• kandydatów na oferowane stanowisko jest bardzo dużo,
• firma jest pod presją czasu i chce szybko kogoś zatrudnić (rekrutacja w pełni online, bez konieczności umawiania spotkania w siedzibie firmy, jest zwykle szybsza).

Z drugiej strony warto zastanowić się, czy rekrutacja online jest dla nas odpowiednia, jeśli nasza firma:

• zatrudnia kandydatów lokalnie – rozmowę kwalifikacyjna czy teksty w firmie łatwo zorganizować, bo kandydaci są na miejscu,
• kluczowe dla pracy są umiejętności interpersonalne i bezpośredni kontakt z klientem – spotkanie twarzą w twarz da więcej informacji na temat tych umiejętności,
• rekrutujemy na stanowisko związane z wysoką presją i stresem – wówczas warto przeprowadzić rozmowę i testy bezpośrednio, 
• rekrutacja standardowa, ze spotkaniem z rekruterem na żywo, wynika ze specyfiki stanowiska lub dziedziny zawodowej (np. gdy poszukiwany jest model, aktor, recepcjonistka, nauczyciel w szkole, trener, pracownik fizyczny itp.).

Czytaj także: Rekrutacja online a rekrutacja standardowa

Rozmowa online z kandydatami do pracy

• Narzędzia rekrutacyjne do rozmowy z kandydatem

Jeśli w planach mamy jedynie rozmowę telefoniczną z kandydatem, wówczas narzędziem, jakiego potrzebujemy, jest po prostu telefon i numer do kandydata. Pamiętajmy, że rozmowa telefoniczna może odbywać się w trybie audio lub wideo. Jeśli chcemy, by była to rozmowa wideo, należy wcześniej uprzedzić o tym kandydata! Zamiast dzwonić na nr telefonu, możemy wykorzystać również popularną aplikację do połączeń audio bądź wideo, taką jak np. Messenger, FaceTime, Discord, WhatsApp.

Firmy, które często przeprowadzają lub zamierzają przeprowadzać e-rekrutacje częściej wykorzystują do tego celu laptop / komputer stacjonarny, czasami również monitor czy rzutnik ustawione w salce konferencyjnej lub gabinecie, dla wygody prowadzenia takiej rozmowy. Obecnie dostępnych jest mnóstwo aplikacji internetowych dedykowanych spotkaniom wideo przez internet. Do najpopularniejszych należą Microsoft Teams, Zoom, Skype, Google Meet.

• Internetowa rozmowa kwalifikacyjna – pytania i odpowiedzi

Niezależnie od sposobu przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie merytoryczne. To szczególnie ważne w czasie rozmowy audio – kiedy na jego korzyść nie działają inne elementy, jak np. uśmiech, profesjonalny strój itp. Każda rozmowa składa się z kilku stałych elementów:

• wstęp – przedstawienie się, opowiedzenie kilku słów na swój temat (ten etap ma również na celu zmniejszenie stresu u kandydata). Co ważne, rozpocząć rozmowę powinien rekruter: to on zadaje pytania i wyznacza kurs całej rozmowy;
• część rozmowy na temat kandydata – dotycząca jego umiejętności, doświadczenia, oczekiwań na stanowisku; tutaj może też nastąpić weryfikacja wiedzy starającego się o pracę, pytania o znajomość firmy, rozmowa w języku obcym itp.;
• część rozmowy dotycząca stanowiska pracy – niekiedy ma postać informacyjną, innym razem rekruter po prostu pyta kandydata, co ten chciałby wiedzieć;
• negocjacje dotyczące warunków zatrudnienia – oczekiwania finansowe, wymiar czasu pracy, tryb pracy, dodatki do wynagrodzenia, jeśli te kwestie nie zostały poruszone wcześniej;
• zakończenie – podsumowanie, ustalenie formy kontaktu, pożegnanie.

W przypadku rekrutacji przez internet, kiedy weryfikacja umiejętności nastąpiła wcześniej, np. po zdaniu testu wiedzy, wykonaniu zadania online, sama rozmowa kwalifikacyjna ma przede wszystkim na celu sprawdzenie motywacji kandydata, poznanie wartości, jakimi się kieruje czy jego cech osobowości.

W trakcie rozmowy rekruter może zdać kandydatowi takie pytania jak:

• Kim pan / pani jest? Proszę opowiedzieć nam o sobie kilka słów.
• Jak pan / pani trafił / trafiła na nasze ogłoszenie?
• Dlaczego chce pan / pani pracować w naszej firmie?
• Czy zna pan/pani naszą firmę? Co pan / pani o niej wie? Czy jest pan / pani klientem naszej firmy?
• Czy pracował pan / pani już wcześniej zdalnie? (Jeśli stanowisko dotyczy pracy w tej formie).

Jako rekruter czy pracodawca przygotuj się także na to, że rozmówca zada Ci różne pytania na temat stanowiska pracy. Powinieneś wiedzieć dokładnie, za co będzie odpowiedzialny nowy pracownik, jakie będą jego obowiązki, wymiar czasu pracy i inne warunki zatrudnienia, a także ile osób będzie liczyć jego zespół. Rekruter, którzy przeprowadza nieraz wiele rozmów dziennie na różne stanowiska, powinien zawsze być przygotowany i zachęcać kandydatów do zadawania pytań.

• Gdzie przeprowadzić rozmowę online?

Jeśli czeka nas rozmowa wideo, wybór właściwego miejsca do jej przeprowadzenia jest bardzo ważny. Rekruter może przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne w firmie np. w salce konferencyjnej, w gabinecie. Obecnie jednak wielu pracowników HR pracuje zdalnie, z własnego domu. Jak przygotować się do rozmowy rekrutacyjnej z domu? Na naszą korzyść będzie działać miejsce:

• odizolowane od innych pomieszczeń, np. takich, w których przebywa reszta pracowników firmy,
• jasno oświetlone,
• o jednolitym, nierozpraszającym tle,
• czyste, uporządkowane (zawalone biurko, kubki po kawie, zmięte chusteczki – z pewnością nie będą wyglądać profesjonalnie).

Nie oznacza to, że koniecznie trzeba prowadzić rozmowę na tle białej ściany. Osobiste przedmioty, zdjęcia czy półki z książkami / dokumentami albo kwiaty w tle są jak najbardziej OK. Pamiętajmy jednak, by nie przesadzać z gadżetami wokół nas. Zbyt wiele przedmiotów będzie odwracać uwagę od twarzy oraz tego, co mówimy.

Obecnie wiele aplikacji wideo posiada opcję rozmycia tła. Jeśli z jakiegoś powodu nasze otoczenie wydaje się nie do końca pasować do rozmowy, wystarczy je ukryć.

• Rozmowa o pracę online – zadbaj o ciszę

Nie każdy ma możliwość skorzystania z wygłuszonego pomieszczenia na czas rozmowy kwalifikacyjnej. Jeśli prowadzimy ją z domu, warto poprosić domowników o ciszę oraz – jeśli to możliwe – zamknąć drzwi. Nie włączajmy nastrojowej muzyki, zamknijmy okno, szczególnie wychodzące na ulicę. Szumy, szelesty i rozmowy w tle mogą nas rozpraszać oraz utrudniać rozmowę.

Przed rozmową należy upewnić się też, że nasz mikrofon jest w pełni sprawny. Podobnie jak słuchawki. Szczególnie ważne jest to, by sprzęt nie powodował trzasków i nie przerywał dźwięku. W ramach przygotowania do rekrutacji online należy wykonać wcześniejsze testy sprzętu – to absolutna podstawa.

• Rozmowa kwalifikacyjna – ubiór, postawa

Podczas wideorozmowy starajmy się zachowywać i wyglądać tak jak podczas rekrutacji w siedzibie firmy, czyli w pełni profesjonalnie. 

Nie do pomyślenia jest, by podczas spotkania rekrutacyjnego rekruter „rozłożył się" wygodnie na kanapie albo niemal leżał na fotelu. A zatem, nawet jeśli rozmawiamy z domu i mamy do dyspozycji miękką sofę w salonie, a nie biurko, usiądźmy prosto i ustawmy kamerkę (monitor) tak, by nasza twarz znalazła się w centralnym miejscu ekranu. Warto wcześniej sprawdzić, jak się prezentujemy i co będzie widoczne. Chodzi również o to, by w czasie rozmowy możliwe było utrzymywanie kontaktu wzrokowego z kandydatem – w przypadku spotkania online, chodzi o to, by patrzeć w kamerkę i dobrze widzieć kandydata. 

Ruchami głowy, mimiką dawajmy znać, że słuchamy odpowiedzi na pytania. Nie pozwalajmy sobie na rozbiegany wzrok, który sugeruje znudzenie, rozproszenie uwagi. Nie bawmy się też jakimś niepotrzebnym przedmiotem.

Czytaj także: Mowa ciała na rozmowie kwalifikacyjnej – rola komunikacji niewerbalnej

Na koniec przypomnienie – nawet jeśli obraz online ukazuje nas wyłącznie od pasa w górę, przed rozmową należy skompletować pełen strój formalny (ewentualnie smart casual, w zależności od branży). Nie chcemy się przecież wstydzić – i przekreślić szanse na etat – w razie konieczności wstania!

• Najczęstsze błędy w rozmowie kwalifikacyjnej przez internet

Co należy do najczęstszych błędów rekrutera w czasie przeprowadzania rozmowy o pracę w formie online? Przede wszystkim brak przygotowania, zarówno warunków rozmowy, jak i dotyczącego samego przedmiotu rozmowy (czyli kandydata i stanowiska pracy). 

Oto najpopularniejsze błędy:

• Rekruter nie sprawdził sprzętu: nie działa kamera, mikrofon, łącze internetowe jest za słabe lub pojawiają się inne problemy techniczne.
• Rekruter nie wie, jak obsługiwać aplikacje / programy do przeprowadzania rozmowy. Nie zna funkcji, nie wie, jak zaprosić kandydata do spotkania, jak włączyć tło, jak wyciszyć dźwięk, jak zakończyć rozmowę itp.
• Rekruter nie wie zbyt wiele o stanowisku pracy i doucza się „na poczekaniu", przez co nie sprawia profesjonalnego wrażenia.
• Rekruter nie zapoznał się wcześniej z CV kandydata i treścią listu motywacyjnego lub z innymi dokumentami aplikacyjnymi i czyta je w czasie spotkania. Jako osoba nieprzygotowana, zadaje zbędne lub niewłaściwe pytania i nie jest w stanie ocenić kandydata.

Rozmowa kwalifikacyjna przez telefon

Rozmowa kwalifikacyjna przez telefon w firmie audio to niezbyt popularna forma wywiadu z kandydatem. Pracodawcy zdecydowanie wolą spotkać się z potencjalnymi pracownikami twarzą w twarz lub przynajmniej w ramach wideorozmowy. Niemniej czasami tego typu rozmowy kwalifikacyjne są wykonywane. O co w ich trakcie powinien pamiętać rekruter?

Rozmowa powinna zostać wcześniej zaplanowana. To ważne, ponieważ jeśli zaskoczymy kandydata, ten może nie mieć czasu na rozmowę albo znajdować się w hałaśliwym, nieodpowiednim miejscu, w drodze itp. Wychodząc z założenia, że „jeśli nie ten kandydat, to inny", zdajemy się na przypadek i możemy stracić szansę na zatrudnienie osoby z największym potencjałem.

Jeśli planujemy dłuższą rozmowę telefoniczną, musimy zadbać o ciche miejsce i uprzedzić inne osoby, by nam nie przeszkadzały. Należy mieć przy sobie CV kandydata, notatnik i inne istotne materiały (np. arkusz z wynikami testu kompetencji). Oczywiście należy także sprawdzić, czy mamy naładowany telefon (w przypadku komórki).

Rozmowę należy rozpocząć od przedstawienia się i podania nazwy firmy. Następnie warto dać szansę potencjalnemu przyszłemu pracownikowi na powiedzenie czegoś o sobie. Na wstępie warto zadać też „standardowe", ale i wiele mówiące o motywacji kandydata pytanie: dlaczego chce pan / pani pracować w naszej firmie? 

Warto trzymać się ustalonego planu rozmowy np.:

• wstęp: przedstawienie, pytanie o motywację;
• Rozmowa o specyfice stanowiska: obowiązki, odpowiedzialność, jak wygląda dzień pracy, jak rozliczana jest praca;
• pytanie o doświadczenie i obowiązki;
• pytanie sprawdzające wiedzę, pytanie problemowe lub behawioralne;
• rozmowa o oczekiwaniach np. trybie pracy, wymiarze czasu pracy, wynagrodzeniu, dodatkach;
• czas na zadawanie pytań przez kandydata;
• podsumowanie rozmowy, informacja o wyniku lub terminie podania wyników.

• Błędy w rekrutacji przez telefon

Tak samo jak do każdej innej, należy przygotować się do rekrutacji telefonicznej. Jeśli tego nie zrobimy, istnieje spora szansa, że w trakcie rozmowy z kandydatem zapomnimy o coś zapytać, ktoś będzie nam przerywał albo nie będziemy reprezentować firmy w sposób profesjonalny. Do największych błędów rekrutera podczas tej rozmowy należy:

• nie przedstawienie się, nie podanie nazwy firmy, 
• brak wyznaczenia wcześniej czasu i miejsca spotkania, 
• przerywanie kandydatowi wpół zdania, nie danie mu czasu na swobodną wypowiedź, kończenie zdań kandydata za niego, niecierpliwość, 
• zbyt długie pauzy w rozmowie, przez co kandydat może mieć wrażenie, że rekruter go nie słucha lub nie jest zainteresowany,
• nie pozostawienie czasu na pytania od kandydata, 
• nie robienie notatek w trakcie rozmowy, 
• skakanie z tematu na temat, 
• brak zwrotów grzecznościowych.

Rekrutacja pracowników online – wady i zalety

Podsumujmy wszystko, co zostało powiedziane do tej pory o rekrutacji online. Jakie są wady i zalety takiego rozwiązania?

• Minusy:

• • Poznanie kandydata jest utrudnione. Rekruter nie widzi, jak dana osoba zachowuje się w stresującej sytuacji społecznej, jak wypada w bezpośrednim kontakcie. Niektórzy argumentują, że kiedy nie ma rzeczywistego kontaktu wzrokowego z rozmówcą, trudno odczytać jego intencje, reakcje i ocenić potencjał.
  • Żeby rekrutacja online przebiegła sprawnie, pracownicy HR muszą zostać dobrze przeszkoleni, co może wymagać czasu i nakładów finansowych. 
  • Istnieje zagrożenie, że rekruterzy nie będą potrafili przygotować się do rekrutacji online np. prowadzonej z home office i przez to nie będą odpowiednio reprezentować firmy (strata wizerunkowa).
  • Taka rekrutacja może być nieodpowiednia przy niektórych typach stanowisk, np. gdy ważny jest bezpośredni kontakt z klientem, gdy rekrutujemy do pracy z dziećmi (wysoka odpowiedzialność) albo do pracy, w której liczy się wygląd fizyczny i sposób zachowania.

• Plusy:

• • Wstępna selekcja kandydatów oraz rozmowa przez internet z potencjalnym pracownikiem to metody pozwalające na poszukiwanie talentów mieszkających w dowolnym miejscu. W efekcie poszerzamy rynek pracy i jako firma możemy dotrzeć do najlepszych specjalistów.
  • Rekrutacja online jest mniej kosztowna np. nie ma konieczności wynajmowania sali konferencyjnej do przeprowadzenia testów i rozmów kwalifikacyjnych. 
  • Rekrutacja przez internet to także oszczędność czasu. Udział w rekrutacji możliwy jest w dowolnym momencie, a rekruter może w sposób elastyczny umawiać się na spotkania przez internet z kandydatami.
  • Rekrutacja online pozwala na zastosowanie nowoczesnych narzędzi selekcji kandydatów, coraz częściej opartych na technologii sztucznej inteligencji. Dzięki temu można zwrócić uwagę na umiejętności i potencjał kandydatów, które rzeczywiście będą korzystne dla firmy, a nie bazować tylko na „pierwszym wrażeniu" i innych subiektywnych odczuciach rekrutera.