Pierwszy kwartał 2020 r. oznaczał dla wielu polskich firm przejście w tryb pracy zdalnej. W wyniku światowej pandemii wirusa SARS-CoV-2 i obostrzeń gospodarczych, które wprowadzono również w naszym kraju, powstała konieczność prowadzenia rekrutacji w sposób całkowicie zdalny. Uzasadnione jest zatem pytanie – czy pracodawca może podpisać z przyjmowanym pracownikiem umowę na odległość?
Czy umowa na odległość musi być podpisana?
Jeśli chodzi o samą kwestię rekrutacja online a rekrutacja standardowa, obostrzenia w związku z koronawirusem dotyczące działalności firm niewiele zmieniły. Od lat nabór prowadzony jest częściowo za pośrednictwem internetu. Największą nowość stanowi to, że zdalnie przeprowadza się obecnie również najczęściej rozmowy kwalifikacyjne, a zatrudnieni masowo wykonują obowiązki nie w biurze, ale w ramach home office.
A to oznacza, że od nowych osób nie wymaga się stawienia w firmie nawet pierwszego dnia pracy. Jak w takim wypadku podpisać umowę?
Pracodawca powinien posiłkować się prawem pracy oraz Kodeksem cywilnym. Przede wszystkim nie jest zwolniony z prowadzenia dokumentacji dotyczącej przebiegu zatrudnienia.
Zgodnie z art. 29.2. Kodeksu pracy:
Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.
Z kolei zgodnie z Kodeksem cywilnym, by umowa miała moc prawną, musi zostać opatrzona własnoręcznym podpisem każdej ze stron. Zazwyczaj oznacza to sporządzenie dwóch jednakowych kopii dokumentu na papierze i złożenie odręcznego podpisu. Ustawodawca przewidział jednak analogiczną procedurę na odległość. Jak wygląda?
Jak podpisać umowę z pracownikiem na odległość?
Jasnych wytycznych dostarcza art. 78.1. Kodeksu cywilnego: Elektroniczna forma czynności prawnej:
§ 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Podpisanie umowy o pracę zdalnie wymaga od stron posiadania odpowiedniego oprogramowania do odczytania dokumentu oraz podpisu kwalifikowanego.
Nie każdy kandydat jest jednak posiadaczem podpisu elektronicznego. Dlatego warto pamiętać, że dokument można podpisać również za pomocą rządowego Profilu Zaufanego.
Prostych instrukcji dostarcza Serwis Rzeczypospolitej Polskiej. Wystarczy wgrać dokument z dysku do tzw. podpisywarki (to zakładka: Podpisz dokument elektronicznie), udostępnionej na stronach gov.pl i obywatel.gov.pl. Trzeba kliknąć przycisk Podpisz, a następnie Podpisz podpisem zaufanym. W kolejnym kroku posiadacz Profilu Zaufanego musi podać hasło, które zostanie wysłane na jego numer telefonu. Pozostaje jeszcze wybranie opcji Autoryzuj i podpisz dokument. Plik w formacie .xml należy od razu pobrać z Profilu na dysk swojego komputera oraz przesłać do pracodawcy. To już wszystko – umowa uzyskała moc prawną.
