Background screening w rekrutacji – na czym to polega

Background screening, znany również jako weryfikacja przeszłości kandydatów, jest jednym z elementów procesu rekrutacji stosowanego szczególnie w przypadku obsadzania wyższych stanowisk i naboru w branżach wymagających wysokiego stopnia zaufania. Celem background screening jest potwierdzenie prawdziwości informacji przedstawionych przez kandydatów oraz zapewnienie, że osoby zatrudnione nie będą stanowiły ryzyka dla organizacji. Jak przeprowadzić proces weryfikacji, co jest dozwolone, a co nie oraz jakie znaczenie ma background screening w kontekście prawnym i etycznym?

Przypadki, w których background screening jest szczególnie ważny

Weryfikacja przeszłości jest szczególnie istotna w branżach, w których pracownicy mają dostęp do wrażliwych informacji, finansów, lub pracują z grupami wymagającymi szczególnej ochrony, jak dzieci czy osoby starsze. Firmy z sektorów takich jak finanse, ochrona zdrowia, edukacja czy usługi prawne powinny szczególnie dbać o skrupulatne przeprowadzenie tego procesu.

Sama spotkałam się z tym rodzajem weryfikacji kandydata dwa razy. W obu przypadkach była to rekrutacja do sektora bezpieczeństwa, gdzie weryfikacja przeszłości kandydata rzeczywiście była bardzo ważna i wiązała się bezpośrednio z bezpieczeństwem naszego Państwa.

Często też słyszę o background screeningu przy rekrutacjach na kluczowe stanowiska finansowe w organizacjach. W pozostałych przypadkach pracodawcy skupiają się raczej na podstawowej weryfikacji.

Dlaczego przeprowadzamy background screening w rekrutacji?

Background screening umożliwia pracodawcom lepsze zrozumienie historii zawodowej, edukacyjnej oraz osobistej potencjalnych pracowników. W szczególności w przypadku stanowisk wymagających wysokiego stopnia odpowiedzialności (wyższa kadra zarządzająca, pracownik działu finansowego itp.) dokładna weryfikacja może zapobiec wielu problemom, takim jak nadużycia finansowe czy nieetyczne zachowania. Ponadto, zgodnie z danymi z badań, koszt nieudanej rekrutacji może sięgać równowartości rocznego wynagrodzenia danej osoby, dlatego efektywna weryfikacja jest po prostu korzystna ekonomicznie dla organizacji.

Czytaj także: Rekrutacja vs. pokolenie Z: czy to się może (nie) udać?

Co może obejmować background screening?

Proces weryfikacji przeszłości kandydatów może obejmować różne aspekty, takie jak:

• sprawdzenie danych osobowych i historycznych:

  • potwierdzenie tożsamości, weryfikacja historii adresowej;

• sprawdzenie historii zatrudnienia:

  • potwierdzenie stanowisk, dat zatrudnienia, i odpowiedzialności na poprzednich stanowiskach;

• weryfikacja wykształcenia:

  • sprawdzenie dyplomów, certyfikatów i innych kwalifikacji;

• sprawdzenie przeszłości karnej:

  • weryfikacja ewentualnych wpisów w rejestrze karnym, co jest szczególnie istotne w branżach regulowanych (branże regulowane to sektory gospodarki, które ze względu na swoje znaczenie dla społeczeństwa lub ryzyko związane z prowadzoną działalnością podlegają szczególnemu nadzorowi i regulacjom ze strony państwa. Regulacje te mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa, sprawiedliwości, stabilności rynkowej i ochrony konsumenta. Przykłady takich branż to sektor finansowy, ochrona zdrowia, energetyka, itp.);

• weryfikacja historii kredytowej:

  • szczególnie dla stanowisk, które mają dostęp do znacznych środków finansowych;

Aspekty prawne i etyczne

Przy przeprowadzaniu background checku ważne jest, aby przestrzegać lokalnych przepisów o ochronie danych osobowych, takich jak RODO w Unii Europejskiej. Według Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO) przetwarzanie danych osobowych, w tym przeprowadzanie weryfikacji background screening, wymaga legalnej podstawy. Jedną z legalnych podstaw przetwarzania danych osobowych jest zgoda osoby, której dane dotyczą.

Pracodawcy muszą pamiętać o kilku kluczowych zasadach:

• informowanie kandydata:

  • osoba poddawana weryfikacji musi być poinformowana o procesie i wyrazić na niego zgodę;

• ograniczenie do istotnych danych:

  • można zbierać tylko te dane, które są bezpośrednio związane z danym stanowiskiem;

• transparentność:

  • kandydat do pracy powinien mieć możliwość dostępu do zgromadzonych na jego temat danych i prawo do ich sprostowania.

Jak przeprowadzić proces weryfikacji?

Weryfikację najlepiej przeprowadzić za pomocą specjalistycznych firm, które posiadają odpowiednie doświadczenie i narzędzia do sprawdzania przeszłości kandydatów. Ważne jest, aby proces był standardowy dla wszystkich kandydatów, aby uniknąć zarzutów o dyskryminację.

Wyzwania i najlepsze praktyki

Sporym wyzwaniem w procesie background screeningu jest zachowanie równowagi między potrzebą bezpieczeństwa a prywatnością kandydata. Pracodawcy powinni zatem jasno określić, które elementy są kluczowe dla danej roli i ograniczać weryfikację do tych aspektów. Dobrą praktyką jest również regularne przeglądanie procedur weryfikacji w kontekście zmieniających się przepisów i najlepszych praktyk branżowych.

Jak wybrać firmę do przeprowadzania weryfikacji?

Decydując się na współpracę z zewnętrznym dostawcą usług background screeningu, warto zwrócić uwagę na kilka kwestii:

• doświadczenie i reputacja:

  • wybór firmy z ugruntowaną pozycją na rynku oraz pozytywnymi referencjami może zapewnić wyższą jakość usług;
• zgodność z prawem:
  • firma powinna gwarantować przestrzeganie lokalnych i międzynarodowych przepisów o ochronie danych osobowych;

• sposoby i metody zbierania danych:

  • istotne jest, aby metody były etyczne i transparentne zarówno dla pracodawcy, jak i kandydata;
• zakres usług:
  • dobrze jest wybrać dostawcę, który oferuje kompleksowe usługi weryfikacyjne, dostosowane do potrzeb danego stanowiska i branży.

Wyzwania etyczne i praktyczne background check

Przeprowadzanie background screeningu wiąże się z wieloma wyzwaniami. Należą do nich m.in.:

• ochrona prywatności:

  • ważne jest, aby zbierać tylko te dane, które są niezbędne do oceny kwalifikacji kandydata do konkretnego stanowiska.

• ryzyko dyskryminacji:

  • pracodawcy muszą zadbać, aby proces weryfikacji był przeprowadzany jednolicie dla wszystkich kandydatów, aby uniknąć potencjalnych zarzutów dyskryminacji.

• przetwarzanie informacji negatywnych:

  • pracodawcy powinni mieć jasno określone procedury postępowania z informacjami, które mogą negatywnie wpłynąć na decyzję o zatrudnieniu, w tym możliwość odpowiedzi kandydata na takie informacje.

Korzyści background screeningu w trakcie rekrutacji

Oprócz zwiększenia bezpieczeństwa i redukcji ryzyka, skuteczny pre-employment screening może przynieść wiele dodatkowych korzyści, w tym:

• wzrost zaufania wśród obecnych pracowników:

  • wiedza, że firma dokładnie weryfikuje nowo zatrudniane osoby, może zwiększyć zaufanie wśród obecnego zespołu;

• poprawa jakości zatrudnienia:

  • dzięki dokładnej weryfikacji firma może lepiej dopasować kandydatów do specyfiki stanowisk, co zwiększa efektywność i produktywność pracy;

• redukcja kosztów związanych z rotacją pracowników:

  • skuteczny background check już na etapie rekrutacji zmniejsza ryzyko szybkiego odejścia nowo zatrudnionych osób, co obniża koszty związane z ponownym rekrutowaniem i szkoleniem nowych pracowników.

Podsumowując, background screening jest nie tylko obowiązkiem, ale i elementem budującym profesjonalny wizerunek firmy jako odpowiedzialnego pracodawcy – szczególnie w wyżej wspomnianych sektorach. Pomimo wyzwań związanych z jego realizacją, korzyści wynikające z dokładnej weryfikacji kandydatów znacząco przewyższają potencjalne trudności. Prawidłowo przeprowadzony proces weryfikacji przeszłości jest zatem inwestycją w bezpieczeństwo i stabilność firmy.

Agnieszka Ciećwierz

Współzałożycielka firmy Sigmund Polska. Wspiera firmy w badaniu kompetencji i potencjału pracowników oraz kandydatów do pracy, jak również w opracowywaniu procesów HR-owych – w tym układaniu procesów rekrutacyjnych, indywidualnych planów rozwoju pracowników, wdrażaniu oceny pracowniczej, badaniach satysfakcji i zaangażowania pracowników. Trener biznes i wykładowca. Autorka licznych artykułów i książek, w tym ostatniej pt. „Rekrutacja oparta na kompetencjach. Znajdź i rozwijaj idealnego pracownika”.